Ayniyat Talimatnamesi
Yürürlük Tarihi: 1 Haziran 1939
Not: Resmi Gazetede yayımlanmamıştır.
BİRİNCİ KISIM : AYNİYAT MUHASEBESİNİN KONUSU VE GÖREVLERİ
Ayniyat Saymanının Görevleri ve saymanların tarifi:
Madde 1 - 1050 sayılı Genel Muhasebe Kanunun 99'uncu maddesini değiştiren 2586 numaralı Kanunda yazılı kara, deniz, hava ve jandarma savunma kuvvetlerine ait donatım, savaş malzemesi, giyim eşyası, yakacak ve yiyecek ve askeri fabrika ve kuruluşlar hariç olmak üzere diğer bütün Devlet daire ve kuruluşları ile (Döner sermaye ile idare edilenler de dahil) bunlara bağlı çeşitli kuruluşların yapım ve üretimleri ve bu daireler ve kuruluşlarda bulunan kullanılmaya, harcama ve tüketime ait bütün eşya ve gereçlerle her çeşit demirbaş eşyanın (döşeme dahil) girip, çeşitli nedenlerle çıkması, bozulmak ve çürümekten doğacak kayıpları, fire ve emsalinden meydana gelecek azalmaları ve ambar artımlarını kayıt ve takip etmek ve bunların hesaplarını vermek Ayniyat Saymanlarının asli görevlerindendir.
Ayniyat saymanı olarak Sayıştay 'a zamanlarına ait hesabı vermekle görevli olanlar iki kısımdır:
1 - Kadrolarında memuriyet unvanları doğrudan doğruya Ayniyat Saymanı olarak gösterilenler,
2 - 2514 sayılı Sayıştay Kanununun 34 'üncü maddesi gereğince bağlı oldukları Bakanlık ve Valiliklerce tespit ve Sayıştay 'a bildirilecek olanlardır.
Ayniyat Mutemetleri:
Bunların dışında kalıp işlemlerinin önemsizliğinden ötürü hesaplarını sorumlu saymana vermesi gereken mutemetleri ve bağlı bulundukları saymanlıkları da Bakanlık veya Valilikler tayin ve tespit ederler. Merkezdeki (Bakanlıktaki) ayniyat saymanı kendi idare zamanına ait hesabından başka ona bağlı diğer saymanlıkların hesaplarını merkeze getirterek Sayıştay'a göndereceği gibi, Genel Muhasebe Kanununun 105 'inci maddesi gereğince Bakanlık ve Valiliğin ayniyat hesabını kesin olarak yapmakla da görevlidirler.
Ayniyat hesabının kapsadığı işler:
Madde 2 - Ayniyat hesabı yukarıda bahsedilen maddeler itibariyle üç kısma ayrılmıştır:
A - Demirbaş eşya ve döşeme hesabı,
B - Kullanmaya ve tüketime ait eşya ve gereçler ve ambar mallarının muhasebesi,
C - Fabrika ve yapım yerleri (atölyeler)
İKİNCİ KISIM
BİRİNCİ BÖLÜM : DEMİRBAŞ EŞYA HESAP İŞLERİ (DÖŞEME DAHİL)
Demirbaş eşyanın neler olduğu:
Madde 3 - Demirbaş eşya bu yönetmeliğin 60 'ıncı maddesinde tarif edilmiş ve bunların çeşitleri (I) numaralı cetvelde gösterilmiştir.
Demirbaş eşyanın numaralanması:
Madde 4 - Her daire ve kuruluşta bulunan demirbaş eşyadan çatal, bıçak, kaşık, tabak, kase, fenni ve tıbbi aletler ve takımlar ile bunlara benzer damga vurulmasına ve etiket konulmasına (kullanışlarının özelliğinden ötürü) imkan olmayan gereçler hariç olmak üzere bütün eşyanın üzerine kaybolmayacak ve bozulmayacak şekilde birer numara konur. Bu numaraların bütün Devlet daireleri için (olanaklar içinde) bir tipte olması temin edilecektir.
Fiyatı belli olmayan demirbaş eşyanın değerlerinin ne suretle tespit edileceği:
Fiyatı bilinmeyen veya bağış suretiyle Devlete mal edilen eşya ve gereçlere, ayniyat saymanı da dahil olarak, ilgili idarece üç kişiden az olmamak üzere seçilecek bir komisyon tarafından değer biçilir.
Bulunulan yerde fiyatı ve değerinin belirtilmesi mümkün olmayan eşya ve diğer gereçlerin belirtilmesi mümkün olan özellikleri yazılıp değerleri merkezden sorulur ve alınacak cevap kayda esas olur.
Tarihi ve sanat değeri olan eşyanın değerlerinin ne suretle tespit olunacağı:
Madde 5 - Tarihi ve sanat değeri olan her cins eşya, kitap ve benzerleri ile değerinin belirlenmesinde uzman kişiye ihtiyaç gösteren diğer eşya için bu komisyonlara yeteri kadar uzman da eklenir.
Demirbaş eşyanın ne suretle kayıt edileceği:
Madde 6 - Her daire ve kuruluşta örneği ekli (I) numaralı demirbaş eşya esas defteri tutulacaktır. Bu deftere örneğinde görüleceği gibi eşya ve gereçler, özellik ve uygulama esaslarına göre cins, çeşit, boyut ve ağırlıkları gibi özellikleri, sayıları ve alış fiyatları veya sonradan biçilen değerleriyle örneğinin altındaki açıklamaya göre kayıt edilir.
Taşıma ücretinin eklenmesi ile mal oluş değerinin ne şekilde saptanacağı:
Eşya başka bir yerden gönderilmiş veya getirtilmiş olursa taşıma için yapılmış bütün harcamaların alınış fiyatına eklenmesi suretiyle elde edilen yeni kıymet o eşyanın değeri olarak kayıt edilir. Buna olanak bulunmadığı veya bu şeklin uygulanmasında ilgili dairelerce fayda görülmediği takdirde eşyanın satın alınış fiyatına, taşıma ve diğer harcamalara karşılık olmak üzere % 5 eklenerek tutarın değer hanesine yazılması suretiyle de işlem yapılabilir. (Olanak bulunmaması veya gerçek taşıma ücretinin eklenmesi suretiyle işlem yapılmasında fayda görülmediğinin takdiri ilgili daireye ait olduğu için bunların ayrıca belgelenmesine gerek yoktur.)
Kayda esas faturalardır:
Kayda esas faturalardır. Bu faturalar, satıcılarca biri asıl, diğeri kopya olmak ve ikincisi (kopyadır) yazısını üzerinde bulundurmak ve bu ikinci kopyaya pul yapıştırılmamak üzere iki kopya olarak düzenlenecek, malın teslim alınışında ayniyat saymanı, pullu olan birinci kopyayı ödeme belgeleri arasına koyacak ve ikinci kopyasını da para saymanına merkezde Bakanlık veya Genel Müdürlük Saymanlık Müdürlüğüne ödeme belgeleri içinde verilen fatura aslına uygun olduğunu onaylatacak ve bu fatura kopyası ayniyat saymanlığında gerekli belge olarak saklanacaktır. Şayet satın alma, mutemet beyannamesiyle silinmesi kabul edilen 25 liraya kadar olan mallar için olmuşsa beyanname kopyası ayniyat saymanlığına verilir.
Satın alınan eşyanın özel durumlarına göre nitelikleri faturada tamamen kayıtlı değilse ayniyat saymanı veya mutemedi, kendi kaydına esas tutulacak bu faturalardaki eşyanın niteliklerine ait noksanları tamamlar ve satıcısına imza ettirir.
Faturaların para saymanına derhal tasdik ettirilmesi:
Para saymanları bir aylık harcama belgelerini ertesi ayın haftasında merkeze göndermek zorunluluğunda olduklarından geçmiş aylara ait ödeme faturalarının onayı gibi bir teklif karşısında kalmamaları için ödeme belgelerini verilişi anında bu belgelere ekli asıl faturaların ikinci kopyaları da saymanlara verilecek ve hemen onaylatılarak ayniyat saymanı veya mutemetlerince geri alınacaktır.
Demirbaş eşyanın giriş belgeleri:
Madde 7 - Esas defterine kaydedilecek demirbaş eşyanın giriş belgeleri ilk sayım ve tespitte bu işle görevli komisyon tarafından düzenlenerek ayrı ayrı yazılmış listelerdir.
Demirbaş eşyanın satışı veya yok edilmesi:
Madde 8 - Bir Bakanlık veya il idaresinin çeşitli şubelerinin birinden diğerine ve daire amirlerinin izniyle bütçeleri ayrı iki daireden birine verilecek veya çok kullanma sebebiyle tamir kabul etmeyecek bir şekilde yıpranmış ve eskimiş olması yüzünden satılacak veya yok edilecek demirbaş eşya (döşeme dahil), (numune: 2) kaydını silme yazısına dayanılarak esas defterindeki kendilerine ait sütunlara (bölünmelere) kaydedilecek ve kayıttan silme sebebi, satılmış ise satış fiyatı, kayıtları üzerine işaret edilecektir.
Demirbaş eşyanın ne suretle satılacağı:
Satış, eşyanın maliyeye teslimi suretiyle maliye tarafından yapılır. Maliyenin saymanlık teşkilatı bulunmayan yerlerde bu teslime lüzum olmadığı gibi, eşyanın değeri, gönderme masrafına değmeyecek hallerde, artırma, eksiltme ve ihale komisyonları tarafından yapılır.
Demirbaş eşyanın ne suretle yok edileceği:
Yok etme durumlarında bu komisyona para saymanı yerine ayniyat saymanı katılır.
Telkin, satma veya devir işlemleri:
Değeri, maliye bakanlığınca belirlenecek tutara kadar olan eşya ve levazım terkin, satma veya bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri ikinci derecede ita amirlerinin, değeri belirlenen tutardan yukarı olanların terkin, satma veya bir daireden diğer bir daireye devir işlemleri ise ilgili bakanın onayı ile yapılır.
İki daire arasında eşya alınıp verildiğinde kaydın ne olacağı:
Bir daireden diğer daireye verilecek eşya için eşyayı alan dairenin kaydına esas, gönderen dairenin vereceği onaylı kayıt sureti, eşyayı veren dairenin çıkış belgesi de, alan dairenin vereceği tesellüm makbuzu (alındı alıtı.)dır.
Amortisman payının ne suretle gösterileceği ve demirbaş eşyanın değerlerinde onarım sebebiyle artış veya eksilişin ne suretle kayıt edileceği:
Madde 9 - Özel hükümlere göre amortisman payı göstermekle yükümlü bulunan daireler ve kuruluşlar ayrı olmak üzere demirbaş eşyanın çok kullanılma veya diğer sebeplerle aşınması gibi hallerde değerlerinden aşınma payı (amortisman) vesaire adı ile düşme yapılmayacağı gibi sabit ve döner sermayeli kuruluşlar hesap yönetmeliğinde açıklandığı gibi ayrıca amortisman hesabı açacak daireler ve kuruluşlarda eşyanın hesaplanan amortisman payları para saymanlığınca özel hesabına kayıt edilmekle yetinilerek bunlar için de ayniyat kayıtları üzerinde amortismana ait hiç bir işlem yapılmaz.
Ancak adı geçen eşyanın değerlerini artırma veya indirme ve niteliklerini değiştirecek surette yapılacak onarımlardan ötürü değerlerinde meydana gelecek artma ve eksilme, esas defterinin ilgili bölümüne geçirilecektir. Değerlerin artma ve eksilme niteliği 4 üncü maddede yazılı kurullarca yapılır.
Değeri tespit ettirilen eşyanın belgeleri:
Değeri tespit ettirilecek olan eşyaların nitelik ve değerlerinin değişmesinden sonra buna ait tutanak esas belge olarak saklanır .
Demirbaş eşyanın kaybına veya kırılıp bozulmasına sebebiyet verenler:
Madde 10 - Demirbaş eşya ve gereçlerin herhangi birinin dikkatsizlikten ötürü kaybolmasına veya kırılıp bozulmasına sebep olanlar ve kovuşturma ihmali bulunan saymanlar 832 sayılı Sayıştay Kanununun 45 'inci maddesinin 3' üncü paragrafınca bunları ödemeye zorunludurlar.
Ayniyatın ne suretle ödetileceği:
Ayniyatın ödetilmesi eşit nitelik ve şartlar için de olmak üzere aynen, ödeme olanağı olmayan hallerde teslim alındığı tarih ile ödeneceği tarih arasındaki en yüksek fiyata göre parası ödenmek suretiyle olur. İki tarih arasındaki en yüksek fiyatın tespiti mahalli (yöresel) Ticaret Odaları veya Belediye Kurulları tarafından tespit ettirilir.
Değeri tespit edilebilmiş olan tarihi ve sanat değeri taşıyan eşyanın ne suretle ödetileceği:
Tarihi ve sanat değeri olanların ödettirilmesine esas, kayıtlı tahmini değerleridir. Ödenen para usulen gelire alınır ve alındı saklanır.
Kaza sonucu kaybolan eşyanın belgesi:
Kaza sonucu kaybolma veya kırılma durumu bir tutanakla tespit edilip mahalli amiri itaya onaylatılır.
Kayıttan düşme işinin ne zaman yapılabileceği:
Bu belgeler Bakanlığa gönderilerek (uygundur, onaylandı) yazısı alındıktan sonra, düzenlenecek (Numune: 3) tutanağa dayanılarak kayıttan silme işlemi yapılır.
Kaza sonucu kırılan eşya kırıkları hakkında ne işlem yapılacağı:
Kaza sonucu kırılan demirbaş eşyanın kırıkları değerli iseler 8 'inci madde uyarınca satışa çıkarılır. Satışından yarar sağlanmayacak kırık eşya yok edilir.
Sene başında yapılacak sayım sonunda noksan çıkacak eşya hakkında ne işlem yapılacağı:
Madde 11 - Her sene başında bir komisyon tarafından demirbaş eşya ve döşeme sayılarak kayıtları ile karşılaştırılır. Şayet kayıtlara nazaran noksan eşya çıkarsa noksan görülenlerin cins ve değeri düzenlenme şekli aşağıda açıklanacak tutanağa bağlı kapsamlı bir çizelgeye yazılarak Sayıştay 'a verilecek senelik çizelgeye eklenir ve Sayıştay 'ca alınıp duyurulacak karara göre kayıtları silinir.
Sayımdan sonra yapılacak işlem ile sayım tutanakları ve yılı içinde alınan eşyanın cinsini ve sayısını gösteren çizelge ve bunlara ait belgelerin toplanıp Bakanlığa gönderilmesi işi:
Madde 12 - Sayım işleminin tamamlanmasından sonra mevcut eşyanın kayıtlara uygunluğunu belirten ve düzenleme şekli ayrıca bildirilecek olan (numune:4) bir tutanak yapılacaktır. bu tutanağa bağlı ayrıntılı bir çizelgeye (numune:5) esas defterinden alınarak geçen yıldan aktarılan ve yılı içinde alınan eşyanın cins ve adedi ile değerleri yazılacak, bütün gerekli belgeler ve sayım tutanakları ile birlikte mutemetlerden saymanlara ve saymanlarca da kendi çizelgeleriyle birleştirilerek (numune:6) bir deftere yazılıp buradan çıkarılacak (numune:7) özet ile beraber bu çizelge ve belgeler Sayıştay 'a verilmek üzere Bakanlıktaki sorumlu ayniyat saymanına gönderilecektir.
Bakanlığa bağlı yerlerden gelen cetveller üzerine Bakanlıkta yapılacak işlem:
Merkezdeki (Bakanlıktaki) ayniyat saymanı ikişer örnek olarak kendisine gönderilen bu cetvellerden birer örneğini ilgili belgeleriyle birlikte Sayıştay 'a gönderecek ve belgesiz olan diğer çizelgeleri bağlı bulunduğu Bakanlık veya ilin kesin hesabına kaynak teşkil etmek üzere yanında alıkoyacaktır.
İllerden alınacak cetveller üzerinde yapılacak işlem:
Madde 13 - Bakanlık veya ilin ayniyat işlerine bakan ayniyat saymanları tarafından da bu cetvellerin kapsadığı eşyalar bir deftere (numune:7) toplanıp yazılarak o Bakanlık veya ilin bütün daire ve kuruluşlarında yıl sonunda mevcut demirbaş eşya ve döşemenin cins ve değerleri gerçekleştirilecek ve o Bakanlık veya ilin kesin ayniyat hesabı olmak üzere bu defterden iki kopya (numune:6) çıkararak Genel Muhasebe Kanunun 105 'inci maddesi uyarınca birini Büyük Millet Meclisine ve diğerini de Sayıştay 'a vereceklerdir.
Demirbaş eşya hesaplarını yapan saymanlar hakkında:
Demirbaş eşya muhasebesini yapmakla yükümlü olan bütün saymanlar bu yönetmeliğin özel bölümünde yazılı usul ve esaslar çerçevesinde olmak üzere Sayıştay'a idare hesabını vermekle yükümlüdürler.
Tarihi ve sanat değeri olan eşyanın kayıt şekli:
Madde 14 - Her bakanlık veya il idaresi bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihte kendi idaresi altında bulunan kütüphane ve müzelerde bulunan kitap ve eşyalardan tarihi ve sanat değeri bulunup değeri bilinenlerle bilinmeyenleri birbirinden ayırarak, kıymeti bilinmeyenleri açık bir fikir verecek şekilde özellik ve niteliklerini gösteren (numune: 8, 9, 10) ayrı bir esas defterinde, değeri bilinenleri de mevcut değerleri üzerinden diğer (numune: 11, 12 ve 13) defterlerde toplar ve hesabını verir.
Demirbaş eşyayı gösteren bir listenin eşyanın bulunduğu yerlere asılması hakkında:
Madde 15 - Her bakanlık veya genel idareye bağlı merkez ve taşra daire ve kuruluşlarının çeşitli odalarında ve bölümlerinde bulunan demirbaş eşya ve döşemenin bir listesi (numune: 14) yapılarak oda veya bölümün uygun bir yerinde asılı olarak bulundurulur.
İKİNCİ BÖLÜM : EMANETLER AYNİYATI
Madde 16 - Bu bölüm adliye icra daireleriyle polis, jandarma ve benzeri daireler tarafından kişilerden eğreti olarak alınan eşyaların ayniyat hesabını kapsadığı ve okulları ilgilendirmediği için 16 'ncı madde alınmamıştır.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM : KULLANMAYA VE TÜKETMEYE AİT EŞYA VE GEREÇ AMBARLARI HESABI
Tüketim maddeleri nelerdir:
Madde 17 - Kullanma ve tüketime ait eşya ve gereç:
1 - İkinci kısmın birinci bölümüyle dördüncü kısımda tarif edilen demirbaş eşya ve döşeme dışında kalan inşaat ve yapıma mahsus her cins malzeme ile bunlara ait ilkel ve yapılmış maddeler,
Yenilen, içilen, giyilen, kullanılmak suretiyle yıpranan ve tükenen eşya:
2 - Hastane, okul ve bunlara benzer kuruluşlarda yenilen, içilen, giyilen ve kullanılmak suretiyle yıpranan ve tükenen madde ve eşyalarla tıbba, veterinerliğe ve kimyaya ait ecza ve ilaçlar, burslu, yatılı ve fakir öğrencilere okullar tarafından verilen ders kitapları.
Basılı kağıt, kırtasiye, yakacak ve aydınlatma maddeleri:
3 - Bütün Devlet daire ve kuruluşlarında kullanılan ve tüketilen basılı kağıt, kırtasiye, yakacak ve aydınlatma maddelerinden ibarettir.
Kullanılacak ve tüketilecek maddelerin sınıflandırılması:
Kullanılacak ve tüketilecek maddeler iki kısma ayrılmış ve bunlar için ayrı ayrı esaslar kabul edilmiştir.
Doğrudan doğruya tüketilen maddeler:
A - Yiyecek ve yakacak, tıbbi ve veteriner eczası gibi doğrudan doğruya tüketilen maddeler.
Zaman geçmesiyle değerden düşen eşya:
B - Elbise ve diğer gereçler gibi zaman geçmesiyle kullanmak yüzünden eskimek veya yıpranmak suretiyle değerden düşen eşya (Bunların başlıcaları 2 numaralı cetvelde gösterilmiştir.)
Kullanılacak ve tüketilecek maddelerin muhasebesinin kimler tarafından yapılacağı:
Madde 18 - 17 'nci maddede adı geçen kullanılma ve tüketilmeye ait eşya ve gereç muhasebesi demirbaş eşya ve döşeme hesabında olduğu gibi her dairenin tayin veya göstereceği saymanları tarafından yapılır ve ayni esaslar içinde yürütülür.
Ambar esas defteri ve bunun şekli ve işleniş şekli:
Madde 19 - Yukarıda anlatılan ayniyatın kayıt ve tespiti için (numune: 16) bir esas ambar defteri tutulacaktır.
Bu defterde, örneğinde de görüleceği gibi her cins eşya için karşılıklı iki sayfa ayrılmıştır. Bu sayfalardan birisi giriş, diğeri ise çıkış içindir.
Ayni nitelikte bulunan eşya ve gereçlerin yazım işlemi:
Ayni nitelikte bulunan eşya, değerleri değişse bile ayni sayfaya giriş kaydedilir ve aynı değer üzerinden çıkarılır.
Depolarda kalite itibariyle yapılmasına lüzum görülecek sınıflamalar:
Depolarda kaliteye göre yapılmasına gerek görülecek bazı sınıflamalar, depo yönetmelikleriyle tespit edilir.
Ambar teşkilatı olan ve olmayan yerlerle merkezdeki kırtasiye, yakacak ve benzeri eşyaya yapılacak işlem:
Madde 20 - Ambar teşkilatı olmayan yerlerde tüketim maddeleri (kırtasiye, yakacak vb. eşya) ayniyat hesaplarına sokulmaz. Bunların dışarıdan satın alınması halinde ambar makbuzları kullanılmayarak para saymanlığınca yalnız teslim alma belgesiyle yetinerek gereken belgeler hazırlanır. Ambar teşkilatı olan yerlerde tüketim eşyasının çıkışı, sene sonlarında yapılacak sayım ile tespit ve buna göre çıkış kayıtları yapılır.
Okul ve hastanelerdeki tüketim maddelerine yapılacak işlem:
Okul, hastane ve benzeri kurumlar gibi toptan tüketim maddeleri alan ve ambarı bulunan kurumlar harcayacağı ve tüketeceği mallar için özel yönetmelikleri varsa bu yönetmeliklerine göre işlem yaparlar.
Ambar defteri üzerinde yıl sonunda yapılacak işlem:
Ambar defterinin giriş ve çıkış sayfaları yıl sonunda toplanarak çıkışa nazaran giriş fazlası ambar mevcudu demek olacağından yapılacak sayım sonucu bu miktar aynen çıktığı takdirde defterin çıkış toplamının altına (gelecek yıla aktarılacak mevcut) notu yazılarak giriş ve çıkış toplamları birbirine eşit hale getirilir.
Sayım sonunda fazla veya eksik çıkarsa:
Sayım sonunda fazla çıktığı takdirde fazla çıkan miktar ambar fazlası adı ile ayrıca giriş toplamına eklenir, noksan çıktığı takdirde ise noksan çıkan miktar sorumlu memur tarafından bu yönetmelik hükümleri uyarınca ödenmek üzere, devredilecek mevcuttan önce, ayrı bir kalemde (tartı ve sayımda çıkan noksan adıyla) çıkış kaydedilir.
Sayım tutanakları ve bu tutanakların ne suretle doldurulacağı:
Müfredatlı sayım tutanakları (numune: 17) gelecek yıla devredilecek miktarın kesin belgeleridir. Bu tutanakların (kayıtlı görülen miktar) sütunu sayıma başlamadan önce sayım kurulu tarafından kayıtların tetkiki ve toplamlarının tespitinden sonra doldurularak sayım işlemi yapılır.
Eşyanın kaybından veya alındığı işin dışında tüketiminden dolayı meydana gelecek sorumluluk:
Madde 21 - Yukarıda sözü geçen eşyanın yok edilmesinden veya kaybolmasından veyahut kullanılmak üzere alındığı işin dışında kullanılma ve tüketilmesinden doğacak sorumluluk, bu görevi yapmakla yükümlü olan memura aittir.
Yıl sonunda ambar çizelgelerinin ne suretle işlenip gönderileceği:
Madde 22 - Yıl sonunda var olan eşyanın cins ve miktarları yukarıdaki madde gereğince tespit edildikten sonra ambarı bulunan kurumlardaki ayniyat memurları tarafından iki kopya (numune: 18) çizelge düzenlenerek mutemetler tarafından bağlı bulundukları sorumlu saymana gönderilecek ve sorumlu saymanlar da mutemetlerden aldıkları bu cetvelleri, merkez için düzenlenecek çizelgeyle birlikte özet kaydına (numune: 20) birisini gerekli belgeleri ile, diğerini belgesiz olarak merkezdeki sorumlu ayniyat saymanına göndereceklerdir.
Merkezdeki ayniyat saymanının yapacağı iş:
Merkezdeki ayniyat saymanı çizelgelerden bir kopyasını gerekli bütün belgeleriyle Sayıştay'a gönderecek, diğerini kesin hesaba esas olmak üzere kendisinde alıkoyacaktır.
Tüketim maddelerinin kesin hesabı:
Madde 23 - 22 inci maddede yazılı saymanlardan merkeze gönderilen çizelgeler, merkeze ait çizelge ile birleştirildikten sonra kesin hesap düzenlenmek üzere (numune: 19) deftere kaydolunur ve bu defterden çıkarılacak (numune: 20) tüketim maddelerinin kesin hesabı olur.
ÜÇÜNCÜ KISIM : AYNİYAT KESİN HESABI
Ayniyat kesin hesabının nelerden oluşacağı:
Madde 24 - Ayniyat kesin hesabı:
1 - Cins ve isimleri itibariyle yılbaşından devreden ayniyatı,
2 - Senesi içinde alınan ayniyatı,
3 - Senesi içinde harcanan ayniyatı,
4 - Mali yıl sonundaki varolanı bildirmek üzere düzenlenecek (numune: 20) çizelgeden ibarettir.
Özel yönetmeliği olan kuruluşların ayniyat hesapları:
Madde 25 - Özel yönetmeliği olan kuruluşların ayniyat hesapları, özel yönetmeliğine, özel yönetmeliğinde açıklık olmayan hallerde bu yönetmelik hükümlerine göre yürütülür ve idare hesabı verilir.
Kırtasiyeden başka merkezden gönderilen eşyanın kaydı:
Merkez levazım dairelerinden illere gönderilecek eşya (kırtasiye hariç) tüketim niteliğinde olmadığından ve iller hesaplarına esasen girmiş olacağından bu işlemin esas defterlerinde gönderilenler olarak kaydedilmesi ve sene sonunda tüketilenden ayrı olarak gösterilmesi lazımdır.
Yevmiye defteri tutma zorunluluğu:
Madde 26 - Ambar defteri tutma" zorunluluğunda olan her kurum (numune: 21) bir yevmiye defteri de tutacaktır.
Muayene komisyonu:
Madde 27 - Her kurumca, şartnamesi içinde alınarak ambara girecek maddelerin muayenesini yapmak üzere üç kişiden meydana gelen bir muayene komisyonu teşkil edilir.
Analiz konusu olan işler:
Ancak analiz konusu olan maddeler için resmi kimliği olan uzmanın vereceği rapor geçerlidir.
Resmi uzman olmadığı zaman:
Resmi sıfatı olan bir mütehassıs yoksa, serbest birisi bu işi yapar. Bu komisyonlar ve uzmanlar, muayene komisyonları hakkındaki hükümlerin uygulanmasıyla yükümlüdürler.
Müteahhitler tarafından ambara teslim edilmek istenen eşya, gereç ve benzerlerinin önceden muayenesi ve geçici makbuz verilmesi:
Müteahhitler tarafından ambara teslim edilmek istenilen her cins eşya ve yiyeceğin önceden muayenesi ile ondan sonra kesin kabul işleminin yapılması gerektiğinden ambar memurluğunca (numune: 22) bir bildirim düzenlenerek muayene komisyonuna veya uzmana gönderilir ve kesin kabulü sonunda ayniyat teslim alma alındısı ile değiştirilmek üzere müteahhide (numune: 23) bir adet geçici alındı verilir.
Geçici alındının geri alınması ve asıl ayniyat alındısının verilmesi:
Madde 28 - Önceki madde gereğince bir bildirim ile muayene yapması istenen komisyon veya uzmanca bu konudaki örnek şartname hükümlerine uygun olup olmadığı noktasından analiz ve muayene olunarak uygun görüldüğü takdirde bildirimin altı tasdik edilir ve bu halde ambar memurluğunca evvelce müteahhide verilen geçici alındı geri alınarak düzenlenecek (numune: 24) ayniyat alındısının birinci kopyası muayene raporuna eklenerek verilir ve ikinci kopyası da giriş belgesi olmak üzere ayniyat saymanlığına verilir.
Geçici alındının kaybedildiği iddia edildiğinde:
Geçici alındının kaybolduğu iddia edildiğinde, durum asıl alındı dip koçanının arkasına yazılarak müteahhide imza ettirilir ve dip koçanı ambar defterinin giriş belgesi olarak sayılmak üzere ambarca saklanır. Eşya ve gerecin muayenesinde kabule değer olmadığı sonucuna varılırsa (numune: 32) bir geri çevirme raporu yapılır.
Muayene işlemi sonucu:
Madde 29 - Muayene işleri ve sonuçları artırma ve eksiltme kanunu, mukavele ve şartname hükümlerine göre yapılır.
Yevmiye defterinin kayıt ve kullanma usulü ve bu defterden esas defterine aktarma şekli:
Madde 30 - Ayniyat muhasebesinde tutulacağı 26 'ncı maddede bildirilen defterlerden yevmiye defteri, her gün satın ve teslim alınan eşya ile kullanılan ve tüketilen eşyanın cins ve çeşidi aranılmayarak sıra ile alt alta giriş ve çıkışın kayda, esas defterine, ambar defterine paralel olmak ve ancak eşyanın değerlerini de kapsamak üzere eşya cinsi üzerine sıralandığından her günkü giriş ve çıkışın, eşya cinsi itibariyle yevmiye defterinden aktarılarak ilgili sayfalarda keza giriş ve çıkış kaydını takibe ait olup her iki defterin bir diğerinin tamamlayıcısı olmak dolayısıyla bunların kayıt ve kullanılmasında çok dikkatli olmak gerekir.
Tüketim maddelerinin maliyet değeri:
Madde 31 - Ambar ve esas defterine kaydedilecek eşyanın kıymeti, o şeyin maliyet değeridir. Ancak, eşya başka bir yerden gönderilmiş veya getirilmiş ise taşıma ve diğer harcamalara karşılık olmak üzere, satın alma fiyatına, taşıma ve diğer masraflara karşılık bu yönetmeliğin 6 'ncı maddesinin ikinci fıkrasında açıklandığı gibi belli miktar eklenir ve tutarı o eşyanın değeri olarak deftere kaydedilir.
Her gün birer miktar çıkarılıp tüketilen maddelerin her ay sonunda ortalama fiyatla kaydının gerekeceği:
Madde 32 - Esas defterinin giriş sahifesindeki kıymet sütunları yukarıdaki madde gereğince doldurulacaksa da her gün birer miktar çıkan ve tüketilen maddeler değerlerinin aynı madde hükmüne göre kayıt ve tespitine olanak bulunmadığından defterin çıkış tablosunda kayıtlı eşyanın değerleri her ay sonunda bulunacak ortalama fiyat üzerine kuruşlandırılarak elde edilecek toplam bir kalemde değer sütununa yazılacaktır.
Ortalama fiyatın ne suretle bulunacağı:
Örneğin: Bir ay içinde beher kilosu 20, 18 ve 15 kuruştan 500, 1000 ve 800 kilo pirinç alınarak ambara giriş yapılsa ve bu pirinçlerden ayni ayın çeşitli günlerinde 1700 kilosu tüketilse, tüketilen pirincin beher kilosunun ortalama fiyatını bulmak için evvela pirincin miktarı ile verilen para miktarı
20 x 500= 10000
18 x 1000= 18000
15 x 800= 12000
___ _____
2300 40000
bulunduktan sonra verilen para miktarı alınan mal miktarına bölünerek 4000 / 2300 = 17 Kuruş 391 Santim bir kilosunun mal oluş fiyatı bulunur.
Bu miktar tüketilen pirinç miktarıyla çarpılarak:
17391 X 1700 = 295 Lira 65 Kuruş bir kalemde değer sütununa kaydolunur.
Ambardaki eşyadan noksan çıkanların ödenmesi ve bunların kayıt şekli:
Ambar eşyasından noksan olanların ödenmesi, 10 'uncu madde hükmüne göre, ya aynen veya para olarak yapılacağı gibi, her iki halde de noksan çıkan miktar, çıkış kaydedilir. Noksan, bir ay içinde aynen teslim edildiği takdirde, alınan miktar ayrıca çıkış kıymeti üzerinden giriş kaydedilir. Bir ay içinde teslim edilmediği takdirde evvelce çıkış kaydedilmiş miktarın değeri 6 ' ıncı madde hükmüne göre ayniyat saymanı tarafından para saymanlığınca usulen borca aldırılır.
Kayba, ödemeye ve borca almaya ait belgeler:
Kayba ait kaybolma ve ödeme tutanakları ve para saymanının borç kaydını bildiren belgesi giriş ve çıkışın gerekli belgeleri olur.
Her gün ihtiyaca göre ambardan çıkarılacak eşyanın ne suretle çıkacağı ve bunların nasıl kontrol edileceği:
Madde 33 - Her gün, ihtiyaca göre kurumun ilgili memurları tarafından düzenlenecek tabela veya ayniyat istek yazısı (numune: 25) daire amiri veya müdürü tarafından imza edilmiş olduğu halde ayniyat mutemedi veya saymanına verilir. Mutemet veya saymanlıkça adı geçen belgeler incelenerek ambardan çıkması gereken yiyecek ve eşyanın mevcut isteğe ve hastalara göre gerekli olan miktara uyup uymadığı, bunlar miada tabi ise miad müddetinin geçip geçmediği, kısacası adı geçen kurumca kabul edilmiş olan esaslara uyup uymadığı anlaşıldıktan sonra bu istek yazısının altı imza edilerek ambara verilir veya bu yazının içeriği doğrudan yerine getirilir.
Ambar çıkış belgesi yapılması ve bunun kullanılış şekli:
Buna dayanılarak ambar memurluğunca (numune: 26) bir ambar çıkış belgesi düzenlenir. Bu belge dip koçanıyla beraber iki kısımdan ibaret olup, eşyayı alan memur tarafından altı imza edilmek üzere açıklaması ve alınan eşyanın cins ve miktarıyla istek yazısının tarih ve numaralarını kapsayacak şekilde düzenlenmiştir.
Eşya ambardan çıktıktan sonra yapılacak işlem:
Eşya ambardan çıkarıldıktan sonra birinci kısmı istek yazısı veya tabelada ekli olduğu halde ayniyat saymanlığına verilecek ve oraca buna dayanılarak yevmiye ve esas defterlerinde eşyanın çıkış kaydı yürütülerek dip koçanı ambar kaydına esas olacaktır.
Ambar mevcutlarının ne zaman sayılacağı:
Madde 34 - Ambar mevcutları sene sonu sayımlarından başka, ayrıca, senede bir defa, daire amirlerince lüzum görülecek zamanda sayılarak mevcut yiyecek, eşya ve diğerleri ambar defteri ile karşılaştırıldıktan sonra defterin altı gerekli açıklama yazılmak suretiyle kontrolü yapan komisyon tarafından imza edilecektir.
Yıl sonunda mevcut eşyanın tespitine ait çizelgenin düzenlenmesi ve bunun gönderilme şekli:
Madde 35 - Yıl sonunda mevcut eşyanın cins miktar ve değer itibariyle giren, çıkan ve tüketileni ve kalanlarını bildirir bir çizelge düzenlenerek kurumun bağlı olduğu ayniyat saymanlıklarına ve bunlar tarafından da birleştirilerek bağlı bulundukları bakanlıklar veya il idarelerine gönderilecektir.
Sayım tutanaklarının da bu cetvele bağlanması:
Sene sonundaki mevcudu bildirmek üzere düzenlenecek sayım tutanakları da bu çizelgeye eklenecektir.
Ertesi seneye aktarılacak kalanlar hakkında yapılacak işlem:
Sene sonunda ambar mevcudunu bildirmek için düzenlenecek çizelgede yazılı kalanlar, yeni yıl için açılacak deftere, geçen yıldan aktarılan mevcut adı ile ve yine cins, çeşit ve değer itibariyle aktarılarak eski defter kapatılacaktır.
Eski defterin tekrar kullanılabileceği:
Eski defter bir yıl için daha kullanılmaya elverişli (yeterli) olduğu takdirde eski kayıtlar kapatılmakla beraber bu defter, yine kullanılmaya devam edilir.
Çürüyen veya fire veren eşya hakkında yapılacak işlem ve buna ait belgeler:
Madde 36 - Sayım sonunda ambara giren maddelerin çürümek veya fire vermekten doğacak noksanları usulen çıkış kaydolunur. Çürüme veya bozulma sebebiyle çıkış kaydı gereken maddeler hakkında usulen bir tutanak düzenlenerek bu tutanak çürüme veya bozulma yüzünden çıkış kaydı gereken maddelerin çıkış belgesi olur.
Fire oranlarının ne suretle tespit edileceği:
Fire oranlarının mahallince meydana getirilecek yetkili ve uzman bir kurul eliyle tespit olunması ve merkezden izin istenmesinden sonra alınacak cevaba göre fire olarak kabulü emredilen miktarın çıkış kaydı gerekir.
Firenin çıkış kaydına ait belgeler:
Bu takdirde çıkışa ait belge merkezden alınan izin kağıdıdır.
Evvelce izni alınan fire oranı için yeniden izin istemeye gerek olmadığı:
Herhangi bir maddenin fire miktarı için merkezden önceden izin alınmış ise ayni cins maddenin gelecek yıllardaki fire hesabı evvelce alınan izne dayanılarak yapılı
Sayım sonunda fazla çıkan gereçler hakkında yapılacak işlem:
Sayım sonunda çeşitli nedenlerle fazla miktar tespit olunursa, fazla çıkan miktar, düzenlenecek bir tutanakla giriş kaydolunur. Fazla çıkan miktarın giriş kaydı için merkezden izin almaya gerek olmayıp sadece 36 ' ıncı madde gereğince kurulacak uzman kurulunun tutanağı ile yetinir. Giriş kaydı için bu tutanak belge kabul edilir.
Üretim işine yaramak üzere beslenen ve yetiştirilen canlı hayvanlar ve bunların yavruları hakkında yapılacak işlem:
Madde 37 - Üretimiyle beraber tüketimi bulunan kurumlarda, üretim işine yaramak üzere beslenen ve yetiştirilen canlı hayvanlar ve damızlıklar usulüyle demirbaş eşya muhasebesine girer. Bunların yavrularına doğduğu tarihten itibaren kendilerinden faydalanılacak zamana kadar her sene başında uzman kurullar tarafından biçilecek değerler esas olur ve değerler, değerlendirme tutanaklarına dayanarak kayda geçirilir.
Tıbbi ve veterinerlik deneyimlerinde veya bazı maddelerin elde edilmesi için kullanılan hayvanlar:
Kobay gibi tıbbi ve veterinerlik deneylerinde veya bazı maddelerin hazırlanmasında kullanılıp bu maksatlara ulaşıldıktan sonra yok edilen hayvanlar tüketim maddeleri gibi kayda tabi tutulurlar
Aynı maksatla kullanılacak diğer hayvanlar:
Ancak dana, beygir, eşek ve benzeri hayvanlar demirbaş eşya kaydına tabi tutulup bunlardan yok edilmiş olanların çıkış kayıtları da yazılı değeriyle demirbaş kaydı üzerine yapılır. Bu kabil hayvanlardan ders ve uygulama için satın alınıp aynı günde operasyonlarla yok edilenlerin tüketim maddeleri gibi kaydı yapılır Bunların cesetlerinden elde edilen bir bedel mevcut olduğu takdirde bu bedel ayrıca gelir kaydedilir
Üretim ayniyat defteri ve hayvanlardan, bağ, bahçe veya fidanlıklardan elde edilen maddeler ve bu maddelerin kurum ihtiyacına verilmesi şekli:
Hayvanlardan elde edilenlerle, bağ, bahçe ve fidanlıklardan elde edilen ürünler için saymanlıkça (numune: 27) ayrıca bir de üretim ayniyat defteri tutulacaktır. Bunların gerek ambar, gerek saymanlıkta ayniyat defterlerine usulüne göre giriş kayıtları ile beraber o okul veya kurumun ihtiyacına sarf edilmek üzere ayrılacak ürünler için mahalli rayice göre komisyonca bir fiyat takdir olunarak kurumun ödeneğinden para saymanlığınca hesabına geçirildikten sonra o fiyata göre çıkış ve giriş kayıtları kuruşlandırılır.
Üretimin dışarıya satışı halinde yapılacak işlem:
Ambara giren, adı geçen ürünlerin dışarı satılması kararlaştırıldığında, usulüne göre özel kurulu tarafından müteahhidiyle yapılacak mukavele veya yapılacak pazarlık dairesinde müteahhide ihale olunur. Bu suretle mukaveleye bağlanan veya pazarlık suretiyle satılmış bulunan ürünlerin fiyatları mukavelenameye veya pazarlık yoluyla ihale olunduğuna göre kurulun bu konuda alacağı karara dayanarak tespit ettirilerek giriş ve çıkış kayıtları kuruşlandırılır
Toprak ürünlerinin olgunlaşmadan evvel satılması halinde yapılacak işlem:
Toprak ürünlerinden olgunlaşmadan evvel satılan ürünlerin parası, adı geçen üretim defterinde bir taraftan girdi ve diğer taraftan satış suretiyle çıkış kaydolunarak yalnız miktar hanesi boş bırakılır.
Üretim defterinin çıkan sahifesi iki kolona ayrılmış olup biri iç ürünlere, diğeri dışarıya satılan ürünlere aittir. Bunlar ayrı ayrı sütunlara yazılır.
Haklarında özel hüküm olan üretimin tabi olacağı işlem:
Parasız verilmesi veya yetkili makamların takdir edecekleri fiyat üzerinden satılması gereken yapım veya üretim, rayiç fiyatlarıyla değerlendirmek kaydından ayrı olup bunlar özel hükümlere tabidir.
DÖRDÜNCÜ KISIM : FABRİKA VE YAPIM YERLERİ HESAP İŞLERİ
Fabrika ve yapım yerleri:
Madde 38 - Fabrika ve yapım yerlerinde kullanılan ayniyat, başlıca iki kısımdan ibaret olup birinci kısmını tezgah, makine, kazan, ocak, kalıp, örnek, ölçü ve benzeri her türlü büyük ve küçük araç ve gereçler ve ikinci kısmını da yeni yapılan veya değiştirilen, onarılan eşya ve gereçlerin yapım ve onarımı için harcanan ve kullanılan ham madde teşkil eder.
Üretim aracı:
Madde 39 - Demirbaş eşyadan sayılan birinci kısım ayniyat, bu yönetmeliğin birinci bölümünde açıklanan usule göre kayıt ve tespit olunacaktır. İkinci kısmı teşkil eden esas ecza ve ham maddenin yapılmış hale getirilmesi ve çıkışına kadar takip olunacak kayıt usulü aşağıdaki maddelerde açıklanmıştır.
Fabrika ve yapım yerlerince dışardan veya diğer bir yerden alınan gereç ve ham maddeler:
Madde 40 - Fabrika ve yapım yerlerince kullanmak ve tüketmek üzere dışarıdan satın alınan veyahut diğer bir fabrika veya yapım yerinden alınan gereçler ve ham madde, usulünce muayene edilerek fabrika veya kurumun ambarınca teslim alınarak maliyet fiyatı üzerinden yapılmamış (kullanılmamış) eşya ambar defterine giriş kaydolunur. Bu kayıttan sonra iki kopya olarak düzenlenecek (numune: 24) alındının bir örneği teslim edene verilir ve diğeri ayniyat saymanlığına verilerek dip koçanı ambar defteri için gerekli belge olur.
Yukarıdaki madde gereğince alınacak gereçler hakkında ayniyat saymanlığınca yapılacak işlem:
Madde 41 - Ayniyat saymanlığınca bu ayniyat alındısının içeriği incelendikten sonra, genellikle ayniyatın cinsi gözetilmeyip 32 'inci maddede aç ıklandığı şekilde sırasıyla giriş ve çıkış kaydına ait olmak üzere tutulacak yevmiye defterinin girişine ait kolonuna miktarı yazılmakla beraber eşya çeşidi üzerine düzenlenmiş olan (numune: 16) esas defterine de bu yevmiye defterinden aktarılarak geçirilir.
Fabrika ve yapım yerlerince hammadde ambarlarından ne suretle malzeme alınacağı:
Madde 42 - Hammadde ambar mevcudundan fabrika veya yapım yerleri veya atölyelere verilecek gereç ve hammadde için önceden atölye şefi tarafından eşyanın cins ve miktarını bildirir bir istek yazısı düzenlenerek fabrikanın sorumlu müdürüne onaylattırıldıktan sonra bu istek yazısı ayniyat saymanına verilecektir.
Atölyelerin ham madde ambarından istediği malzeme hakkında saymanlıkça yapılacak işlem:
Saymanlıkça içindekiler incelenerek verilmesi gerektiği anlaşıldıktan sonra altındaki saymana ait açıklama imza edilerek ambara verilecek ve ambar memurluğunca buna dayanarak eşya ve gereci isteyen atölye şefi tarafından (numune: 28) düzenlenerek üç kopya alındı karşılığında eşya çıkarılacaktır.
Ambar memurluğunca yapılacak işlem:
Madde 43 - Ambar memurluğunca geçen maddede bildirilen asıl iki alındıdan biri eşyanın çıkışını bildirir açıklama yazılıp kendi tarafından da imza edildikten sonra istek yazısı da eklenerek ayniyat saymanlığına verilecek ve diğer kopya da çıkış belgesi olarak ambarda saklanacaktır.
Ayniyat saymanlığının yapacağı iş:
Ayniyat saymanlığı ambar memuru tarafından ve gelecek maddelerde açıklanacağı gibi diğer atölye memurlarından bu suretle gelecek alındıları atölyeler itibariyle arka arkaya saklayacak ve bu alındılar üzerine ayniyat saymanlığı bundan sonraki madde açıklandığı şekilde kayıt yürütecektir.
Genel ambardan atölyelere verilecek eşya:
Madde 44 - Genel ambardan atölyelere verilen eşya ve levazım iki maksatla verileceği için bunlar ayniyat saymanlığınca ayrı ayrı kayıt usulüne tabidir.
1 - Atölyelere, atölye ihtiyacı için verilen eşya ve gereçler
2 - Atölyelere yapım için verilen bütün ham maddelerle diğer gereçler.
Atölye ihtiyacı için verilen eşyanın kayıt şekli:
Birinci kısmı teşkil eden gereçler ambar defterinin çıkış tablosundaki kesin çıkış ve toplam kolonlarına yazılır.
Yapım işlerinde kullanılmak üzere verilen eşyanın kayıt şekli:
İkinci kısmı teşkil eden ve yapım işinde kullanılan gereçler ise atölyeye verildiği zaman atölyece henüz sarf edilmemiş olacağı cihetle, ambar defterinin çıkış tablosundaki atölyelere verilen levazım ve toplam sütunlarına kayıt ve atölyelerde yapım son bulduğu zaman atölyelere verilen gereçler sütunundan çıkarılarak kesin çıkış sütununa alınacak ve esasen toplamda dahil olduğu için toplam hanesine ayrıca bir şey yazılmayacaktır. Geçici sütundaki rakamlar çıkışla beraber aktarmaya dahil edilir.
Atölyelerce yapılacak işlem:
Madde 45 - Gerek doğrudan doğruya ham madde ambarından ve gerekse diğer bir atölyeden ham veya yarı işlenmiş bir durumda eşya alacak olan bütün atölyeler, bu eşya için 42 'inci maddede bildirilen alındıyı düzenleyecekler ve bu belgelerin dip kısımları eşyayı alan atölyenin giriş için, diğer kopyalarından biri de veren ambar veya atölye için çıkış belgesi olacak ve her atölye aldığı ve verdiği eşyayı, yapımlarında yapılan masraflarla ve asıl kıymetleriyle ilgilendirilmeksizin yalnız miktar üzerinden tutacağı ambar defterine geçirecektir. Bu kadar ki, atölyelerin bir diğerinden isteyip alacakları eşya eğer yarı yapılmış hale gelmiş ise, bu takdirde, istek yazısında o şeyin değişmiş özelliğine göre miktar veya adedi gösterilecek ve gerek alındı ve gerekse atölye ambar defteri kayıtlarında (numune: 29) eşyanın bulunduğu durum ve miktarı gösterilecektir.
Atölyeler arasında alıp verilen alındıların ayniyat saymanlığına verilmesi gerekeceği:
Alındı kağıtlarının eşyayı alan ve veren ambar veya atölye memurları tarafından müştereken imzalı kopyaları eşyanın çıkışının ardından düzenli olarak ayniyat saymanlığına verilecek ve ayniyat saymanı bunları atölyeler itibariyle ayrı ayrı ayırıp saklayacaktır.
Eşyanın yapılmış hale gelmesi ve bunların yapılmış eşya ambarına teslim şekli:
Madde 46 - Yapım işi tamamlanıp kurumun düşündüğü maksatla kullanılacak veya satışa çıkarılacak hale gelmiş olan eşya, yapılmış eşya ambarına tesliminde 44 'üncü maddede açıklandığı şekilde esas ambar defterinin kesin çıkış sütununa kayıt ve yapılmış eşya ambarınca da teslim alınarak özel defterine girdi kaydedilir.
Yapılmış eşyanın alınış şekli ve ayniyat saymanlığınca yapılacak işlem:
Bu alınış şekli 42 'inci maddede açıklandığı şekilde yapılır. Yalnız, fazla olarak ayniyat saymanlığı, yapılmış eşya ambarından kendisine verilecek olan iki kopya alındıya dayanarak yapılmış eşya ambarına teslim edilen eşyaya sarf edilmiş olan ham maddeler miktar ve isimlerini, ham madde esas ambar defterinin atölyelere verilen eşya sütunundan düşen ve kesin çıkış sütununa naklen hakiki çıkış olarak yapılmış eşya esas ambar defteri olmak üzere tutacağı (numune: 30) deftere, gelecek maddede açıklanan şekilde giriş kaydedilir.
Yapılmış eşya ambarına sokulan eşyanın maliyet fiyatının tespit şekli, maliyet değerini tespit edecek komisyon:
Madde 47 - Yapılmış eşya ambarına sokulan eşya cins ve nitelikleri itibariyle yapılmış eşya ambar defterine giriş yazılmakla beraber, bu eşya üzerine harcanan ham maddelerin (zayiat da dahil) miktar ve değerleri de gösterilecek ve sütun başlıklarında da işaret edildiği üzere sonra gelen sütunlardan işletme masrafı sütununa bir aylık işçi ücreti, çalıştırıcı güç tüketimi, aydınlanma ve diğerleri için bir ay içinde meydana gelen para saymanlığınca tespit edilecek toplama nazaran fabrika veya atölye müdürünün başkanlığı altında kurulacak özel bir komisyon tarafından eşyanın cinslerine göre dağıtılacak miktardan her birine düşen kısım yazılacaktır. Bu iki sütun toplamı da mal oluş fiyatını gösteren toplam sütununa geçirilecektir.
Maliyette nelerin göz önünde tutulacağı:
Komisyon maliyet fiyatının tespitinde aşağıdaki hususları göz önüne alacaktır:
A - Yukarıda da söylendiği gibi bir ay içinde çalışan geçici işçiler, usta ve işçi ücret ve yevmiyeleri ile tüketilen çalıştırıcı güç ve aydınlatma maddeleri ve buna benzer diğer maddelerin paraları,
B - Memur ve daimi işçilerin maaş ve ücretleriyle kira, çeşitli işler, ısıtma ve sigorta gibi daimi ve müşterek giderler,
C - Makine alet ve takımları ile diğer demirbaş eşyanın aşınma (amortisman) payları,
D - Yukarıdaki giderlere ayrıca bir şey eklenmesi gerekiyorsa bu miktar.
Komisyonca maliyet pusulası düzenlenecektir:
Madde 48 - Komisyon yukarı maddelerdeki esaslar içinde her cins eşya için 47 nci maddedeki açıklamaya göre tespit edeceği hisseleri iki kopya maliyet pusulasında gösterip onayladıktan sonra ambara verecektir.
Maliyetin tespitinden sonra ambarca ve saymanlıkça yapılacak işlem:
Ambarca bu pusulalarda gösterilen hisseler (paylar), ilgili sütuna kayıt ve eklendikten sonra ikinci kopyası ambarca kaydının yapıldığı yazılıp onaylandıktan sonra ayniyat saymanlığına verilecek ve ayniyat saymanlığınca da gereken işlem yapılacaktır.
Her fabrikada ve yapım yerlerinde bir ayniyat saymanı ve küçük atölyelerde mutemet bulunur:
Madde 49 - Her fabrika ve yapım yerinde bir ayniyat saymanı bulunur. Ayniyat saymanı olmayan küçük atölyelerde bulunacak mutemetler bu atölyelerin hesaplarını, bağlanacakları ayniyat saymanına verirler. Bu ayniyat saymanı, yönetimi kendisine verilen işler için idare hesabiyle cetvellerini usulen merkeze gönderir.
Fabrika ve yapım yerleri ayniyat saymanlarının yapacakları çizelgeler:
Madde 50 - Fabrika ve yapım yerleri ayniyat saymanları her mali yıl sonunda, aşağıdaki çizelgeleri bağlı oldukları bakanlıklara veya genel idarelere (valiliklere) gönderirler.
Fabrikaya giren gereçler için bir adet ham madde ambar çizelgesi:
1 - Fabrikaya giren ve diğer atölyelerden yapılmış eşya ambarına gelen eşya ve ham maddenin cins, çeşit ve miktar ve değeri itibariyle bir adet ham madde ambar cetveli,
Yapılmış eşya ambarına giren çıkan ve ertesi seneye devreden yapılmış maddeler için yapılmış eşya ambar çizelgesi:
2 - Yapılmış eşya ambarına giren, çıkan ve ertesi seneye devreden yapılmış maddelerin yine cins, çeşit ve miktarıyla maliyet fiyatı üzerinden değerlerin bildiren yapılmış eşya ambar çizelgesi. (Bu çizelgeler özel defterlerine benzer sütunları kapsar.)
Fabrikalar idare hesaplarıyla kesin hesaba kaynak olan çizelgelerin hazırlanıp düzenlenmesi:
Madde 51 - Fabrikalar idare hesaplarıyla kesin hesaba kaynak olan çizelgeler demirbaş eşya ve döşeme hesaplarına ait olan 11 'inci maddedeki hükümlere uyularak düzenlenip verilir.
BEŞİNCİ KISIM : GENEL HÜKÜMLER (İDARE HESAPLARININ VERİLİŞ ŞEKLİ)
Bazı müesseseler özel durumlarına göre bu yönetmeliğe kayıtlar eklenmesini gerekli görürlerse bunu hazineye bildireceklerdir:
Madde 52 - Yukarıda çeşitli kısım ve bölümler içinde açıklanan ayniyat muhasebe işleri her daire ve kurumun ihtiyacı düşünülerek her tarafta uygulanabilecek şekilde düzenlenmiştir. Yalnız, fabrika veya yapım yerleri gibi bazı kurumlarca özel durumları gereği; farklı olarak daha bazı kayıtlar eklemek veya özel usuller uygulanmasına gerek görüldüğü takdirde bu yönetmeliğin çıkışın takiben bu kurumlar kendi özel durumlarına göre eklenmesi gereken kayıt ve gerekli belgeler hakkında birer açıklama yazarak hazineye göndereceklerdir.
Merkezdeki ayniyat sorumlu saymanı bağlı olduğu idarenin ayniyat kesin hesabını yapacağı gibi merkezdeki eşyanın idare hesabını da verecektir:
Madde 53 - Merkezdeki sorumlu ayniyat saymanı ayni daireye bağlı diğer bütün saymanların gönderecekleri çizelgeleri bir araya toplayarak o dairenin kesin hesabını düzenlemekle görevli olduğu gibi merkezdeki eşya için de Sayıştay'a ayrıca idare hesabı vermeye ve taşra idare hesaplarını da yine Sayıştay'a göndermeye zorunludur.
Ayniyat sorumlu saymanının bir icmal (özet) defteri tutması gerekeceği:
Madde 54 - Merkezdeki ayniyat saymanı, bağlı bulunduğu bakanlık veya il idaresinin kesin hesabını hazırlamak için muhtelif saymanlardan alacağı çizelgeleri kayıt ve birleştirmeye ait olmak üzere (numune: 19) bir defter tutar.
Mutemetlerin hesabı, bağlı bulundukları ayniyat saymanınca tetkik edilecek, saymanlık hesabına sokulması için bir defter tutulacaktır:
Madde 55 - Her mutemet tarafından bağlı olduğu ayniyat saymanına sene sonlarında gönderilecek olan belgeler bu saymanlar tarafından birer birer incelenip çizelgelerle karşılaştırılıp uygunluğu anlaşıldıktan ve varsa noksanları tamamlattırıldıktan sonra belgeler kabul ve çizelgelere göre saymanlık hesabına alınmak üzere (numune: 20) deftere yazılır.
Saymanlarca özetlerin ne suretle çıkarılacağı ve nasıl gönderileceği:
Madde 56 - 54 üncü maddede yazılı deftere her sayman kendi hesabıyla beraber, birleştirilmesi kendisine bırakılmış bulunan mutemetler hesabını da kayıt ve defterin toplamını bağladıktan sonra bu toplamlardan (numune: 31) iki adet ayniyat icmali çıkaracak ve belli toplam ile beraber bu toplamı meydana getiren esas çizelgeler ve kesin belgeler belli süre içinde merkezdeki ayniyat saymanlığı yoluyla Sayıştay'a verilmek üzere merkeze gönderecektir.
Merkezdeki ayniyat saymanı, çizelgelerden bir örneği ile kesin belgeleri Sayıştay'a verecek, diğer çizelgeyi kesin hesaba esas olmak üzere kendi yanında alıkoyacaktır.
Yevmiye defteri hakkında:
Madde 57 - Yevmiye defteri tutmağa zorunlu olan her mutemet bu defteri kopyalı olarak yazacak ve bir kopyasını senelik çizelgeler ve kesin belgeleriyle birlikte bağlı olduğu saymana gönderecektir.
Ayniyat saymanlığı kuruluşu olan bütün kurumların idare hesapları merkezdeki sorumlu saymanca Sayıştay'a verilir:
Madde 59 - Ayniyat saymanlığı kuruluşu olan bütün kurumlar, sene sonlarında zamanlarına ait idare hesaplarını, merkezdeki sorumlu sayman vasıtasıyla Sayıştay'a vereceklerdir.
Buna benzer kuruluşu olan fabrika, yapım yerleri ve diğer kurumlar muhasebelerince tutulan kayıtlardan yevmiye defteri, örneği bağlı ve arkasında da tarif ve açıklandığı üzere, kopyalı olarak kullanılacağından sene sonlarında bu defterin kopya edilmiş suretleri (örnekleri) tasdikli olduğu halde özel bölümlerinde yazılan girdi, çıktı ve aktarılanları, kesin belgeleriyle düzenlenecek cetvelin bağlanması ile hesabı verilir.
Demirbaş eşyanın tarifi:
Madde 60 - Demirbaş eşya ve döşeme, belli bir süreye bağlı olmaksızın uzun zaman korunan ve kullanılan eşya olup çeşitleri bağlı (l) numaralı çizelgede gösterilmiştir.
Bu çizelgeye dahil eşya, bütçe formülünde demirbaş eşya ve döşemeden başka tertiplerle ilgili olsa dahi ayniyat yönetmeliği bakımından demirbaş ve döşeme kabul edilecektir. (l) numaralık çizelgeye dahil olmayan ve fakat ayni nitelikte olan eşya ve benzerleri dahi demirbaş kayıtlarına sokulacak ve buna ait muhasebeye tabi tutulacaktır.
Durumlarının belirtilmesinde şüphelenilen (kararsızlık gösterilen) eşya ve gereçler:
Durumlarının belirtilmesinde kararsızlık gösterilen eşya ve gereçler ilgili Bakanlıktan sorularak durumları tayin ve tespit olunur.
Tüketilecek maddelerin tarifi:
Gerek (l) numaralı çizelgenin ve gerekse yukarıdaki tarifin dışında kalıp doğrudan doğruya tüketme ve kullanma sonucu belli bir süre sonra kullanılamayacak bir hale gelen eşya ve gereçler dahi tüketim maddelerinden olup bunların başlıcaları (2) numaralı cetvelde gösterilmiştir.
Yönetmeliğin yürürlüğe giriş tarihi:
Madde 61 - Bu yönetmelik 01/06/1939 tarihinden geçerlidir. Bu tarihte eski yönetmeliğin hükmü ortadan kalkacak ve yapılacak sayımlara dayanarak gerekli kayıtlar bu yönetmelik esasları içinde kurulup takip edilecektir.
Muhasebat Genel Müdürlüğünün 3 no.lu "Parasal Sınırlar, Süreler ve Oranlar" Tebliği için tılayınız.
Muhasebat Genel Müdürlüğünün 11 no.lu "Eşya ve Levazımın Terkin, Satma ve Devir İşlemleri" Tebliği için tıklayınız.