Kültür Bakanlığı Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğü Halk Kültürü Arşiv Belge Kabul, Kayıt Yararlanma Yönetmeliği

(Değişiklik 28.06.2002 - 24799)
Resmi Gazetede Yayımlanma Tarihi : 22 Nisan 2000 Sayısı : 24028

BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar

Amaç
Madde 1- Bu Yönetmelik Kültür ve Turizm Bakanlığı Araştırma ve Eğitim Genel Müdürlüğü merkez ve taşra halk kültürü arşivlerine araştırma, derleme, bağış ve satın alma yoluyla temin ettikleri belgeler ile folklorik malzemelere yapılacak işlemlerin ve arşivden yararlanmada uygulanacak esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Kapsam
Madde 2- Bu Yönetmelik Kültür ve Turizm Bakanlığı Araştırma ve Eğitim Genel Müdürlüğü merkez ve taşra halk kültürü arşivlerinde uygulanır.

Hukukî Dayanak
Madde 3- Bu Yönetmelik, 29 Nisan 2003 tarih ve 25093 sayılı resmi gazetenin 4848 sayılı Kültür ve Turizm Bakanlığının Teşkilât ve Görevleri Hakkında Kanunun 13. maddesinin c bendine göre hazırlanmıştır.

Tanımlar
Madde 4- Bu Yönetmelikte geçen,

Bakanlık: Kültür ve Turizm Bakanlığını,
Bakan: Kültür ve Turizm Bakanını,
Genel Müdürlük: Araştırma ve Eğitim Genel Müdürlüğünü,
Genel Müdür: Araştırma ve Eğitim Genel Müdürünü,
Merkez: Araştırma ve Eğitim Genel Müdürlüğünü,
Taşra: Kültür ve Turizm Bakanlığı Taşra Teşkilatını,
Araştırmacı: Araştırma ve Eğitim Genel Müdürlüğünde ve taşrada görevli folklor araştırmacıları ile halk kültürü konusunda bilimsel çalışmalar yürüten diğer araştırmacıları,
Folklor: Doğumdan ölüme kadar insanların yaşantısında yer alan maddi ve manevi bütün kültür öğelerini bilimsel olarak derleyen, araştıran, değerlendiren ve bunların sistematik bir açıklamasını yaparak insanlığın kültür tarihini ve özellikle halk kültürünün genel gelişme kurallarını inceleyen, kültürler arasındaki benzerlikleri ve farklılıkları belirleyip ortaya koyan, gerektiğinde de bu bilimsel sonuçların halkın yararına olacak biçimde düzenleyip halka aktaran ve hatta birtakım uygulamalarda bulunan bir bilim dalıdır. Halkbilim, bir ülkede yasayan halkın olduğu kadar çeşitli sosyal grupların ortaya koyduğu gelenekleri, inançları, töreleri, müziği, oyunları, anonim veya bireysel sözlü geleneklerden kaynaklanan edebî ürünleri, el sanatlarını, halk hekimliğini, mimariyi ve müzeciliği incelediği gibi bunlarla bağlantılı olarak o topluluğun dinsel, siyasal, sosyolojik ve psikolojik tutum ve davranış biçimlerini araştırarak yazılı ve sözlü kaynaklardan derlenip toplanan bütün malzemeyi kitaplık, belgelik ve müzelerde düzenli bir biçimde sınıflandırarak kamuoyunun hizmetine sunar.
Halk Kültürü: Halkbilim’in çalışma konusu olan, halk kültürü kavramı; Köy ve kent monografileri, halk mimarisi, halk ekonomisi, beslenme kültürü, geleneksek halk sanatları, giyim – kuşam süslenme, halk sağaltıcılığı,(halk hekimliği, halk veterinerliği) halk botaniği, halk takvimi ve meteorolojisi, halk hukuku, geleneksel kurumlar, halk bilgisi ( günlük yaşam), hayatın dönüm noktaları (doğum, çocukluk çağı uygulamaları, sünnet, askerlik, evlenme, ölüm), bayramlar, kutlamalar, özel günler, dinsel büyüsel içerikli inanışlar, halk edebiyatı, halk tiyatrosu, halk müziği ve müzik aletleri, halk oyunları, çocuk oyunları ve oyuncakları, halk eğlenceleri, halk sporları, halk matematiği, halk etimolojisi, gibi maddi ve manevi alandaki kültürel ürünlerin bütününü ifade eder.

Halk Kültürü Arşivi: Halk kültürü ile ilgili derleme, araştırma, değerlendirme ve bu gibi belgelerin sistematik bir düzen içinde saklandığı, korunduğu, bilim alemine aktarılmak üzere hizmete sunulduğu yeri,
Kümeleme: Yığın halinde ve karmaşık olan bilgiler içinden benzer olanlarını, bilgilerin daha anlaşılır olmasının sağlanması bakımından bir başlık altında toplamayı,
Halk Kültürü Arşivi Kümeleme Kılavuzu: Türk folkloru ile ilgili derlenen malzemenin, konularını belirleyerek arşivlenmesinde ve tasniflenmesinde kullanılmak üzere, her konu için Kümeleme Kılavuzunu
Belgeler: Halk kültürüyle ilgili her türlü yazılı belge, nadir eser, fotoğraf (negatif, pozitif), ses bandı, slayt, belgesel film, mikrofilm, etnografik eşya, nota, plâk, belgesel video bant, CD, DVD, MD,disket ve benzeri belgeleri,
Belge Kabul Formu: Arşive girecek belge ile ilgili gerekli bilgilerin yer aldığı formu,
Arşiv Demirbaş Kayıt Defteri: Arşive giren belgelerin kaybolmalarını engellemek amacıyla Ayniyat Talimatnamesi uyarınca kaydedildiği defteri,
Arşiv Başvuru Formu: Arşivden yararlanmak üzere başvuruda bulunan kişi yararlanılacak belge, yararlanma amacı, konusu ve benzeri bilgilerin yer aldığı formu, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Esas Hükümler
Değerlendirme Komisyonları, Değerlendirme Ölçüleri, Kaydetme

Değerlendirme Komisyonları
Madde 5- Değerlendirme komisyonları alt ve üst değerlendirme komisyonları olarak kurulur.
a) Alt değerlendirme komisyonunun oluşumu, görevi ve sorumluluğu
1) Oluşumu: Arşive alınacak belge konusu ile ilgili Şube Müdürünün başkanlığında araştırmaya katılan iki (2) araştırmacıdan oluşur. Araştırmacı belgeleri görüşülürken komisyona katılır, oy kullanamaz.
2) Görevleri: Araştırma ve bağış sonucu elde edilen fotoğraf, slayt, ses bandı, video bant, yazılı belge ve benzeri belgelerin görüntü, netlik, ses düzeni, yazıların okunaklılığı ve teknik özellikleri komisyonca incelenir, arşive girebilecek duruma getirildikten sonra üst değerlendirme komisyonunca değerlendirilmek üzere arşive teslim edilir.Kararlar oy çokluğuyla alınır.
3)Sorumluluğu: Yapılan araştırma sonucu elde edilen belgelerin araştırma bitim tarihinden itibaren 30 iş günü, ses bantlarının ise deşifreleri ile birlikte 60 iş günü içerisinde arşive tesliminden Alt Değerlendirme Komisyon Başkanı sorumludur.
b)Üst değerlendirme komisyonunun oluşumu, görevi ve sorumluluğu
1) Oluşumu:Üst Değerlendirme Komisyonu Arşiv ve Dokümantasyon Şube Müdürlüğünün bağlı olduğu Genel Müdür Yardımcısı veya vekalet eden Genel Müdür Yardımcısı başkanlığında ilgili Daire Başkanı, Arşiv ve Dokümantasyon, Gelenek Görenek ve İnançlar, El Sanatları, Halk Müziği ve Oyunları, Halk Edebiyatı, Türk Dünyası Araştırma Şube Müdürlerinden, oluşur. Folklor araştırmacıları Üst Değerlendirme Komisyonunun yedek üyeleridir. Gerektiğinde yedek üyeler komisyona katılır.
2) Görevleri: Komisyon en az yedi üyenin katılımı ile toplanır ve oy çokluğu ile karar alır. Üst Değerlendirme Komisyonu, 30 günde bir toplanır. Arşive alınacak belgelerle ilgili başvuruları değerlendirir ve belgelerin arşive alınıp alınmamasına karar verir.
3) Sorumluluğu: Arşive girişi teklif edilen tüm belgeler ile arşivde kayıtlı olup, arşivlik özelliklerini yitiren belgelere ilişkin değerlendirmeleri yapmaktan sorumludur

Değerlendirme Ölçüleri
Madde 6- Belge değerlendirmesinde aşağıdaki ölçüler kullanılır;
a) Yazılı belge ve yazma nadir eserlerde;
1) Halk kültürü ile ilgili bilgiler yer almalı, kümeleme kılavuzunda numara verilebilmelidir.
2) Bilgilerin derleme yeri, kaynak kişi künyesi, derleyici künyesi, derleme tarihi olmalı, bilimsel değeri bulunmalıdır.

b) Fotoğraf ve slaytlarda;
1) Halk kültürü ile ilgili görüntüler belgelenmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.
2) Görüntüler teknik bakımdan net, anlaşılır, basıma uygun olmalıdır.
3) Görüntü bilgilerini açıklayacak çekim çizelgesi, ekli olarak verilmelidir. Bu bilgilerde çekim yeri, tarihi, çekimi yapan, çekim konusu yer almalıdır.

c) Makara bandı, kaset, CD, DVD ve disketlerde;
1) Halk kültürü ile ilgili bilgiler kaydedilmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.
2) Derleme yeri, kaynak kişi künyesi, derleyici künyesi, derleme tarihi kaydedilmiş olmalı veya bu bilgiler yazılı olarak verilmelidir.
3) Bandın kaydedildiği kayıt cihazı, kanalı, kayıt hızı, toplam kayıt A-B yüzünde ayrı ayrı metrajı, başında ve sonunda anonsunun yapılmış olması gereklidir.
4) Kayıt net ve anlaşılır olmalı, bant kopuk ve eklemeli olmamalıdır.
5) Ses bantları öncelikle arşiv yer numarası almalı, deşifre edildikten sonra deşifre metinleri ile birlikte teslim edilmelidir.
6) Dijital malzemelerde program, şifre ve bu gibi gerekli teknik bilgiler yazılı olarak verilmelidir.

ç) Belgesel filmlerde
1) Halk Kültürü ile ilgili konular belgelenmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.
2) Görüntüler teknik bakımdan net ve anlaşılır olmalı, sesli görüntülerde ses-görüntü senkronu tutmalıdır.
3) Filmin çekimini yapan, çekim yeri, tarihi, konusu, süresi, mastır bant olup olmadığı ve kameranın teknik özellikleri belirtilmelidir.

d) Belgesel video bantlarda
1) Halk kültürü ile ilgili konular belgelenmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.
2) Görüntüler teknik bakımdan anlaşılır ve net olmalı, ses ve görüntü senkronu tutmalıdır.
3) Jeneriği yapılmış olmalıdır. Jenerikte, konu, belgesel video bant kayıt numarası, hazırlayan, çekimi yapan, çekim yeri, tarihi, konusu, süresi, kamera ve bant ile ilgili teknik bilgiler yer almalıdır.

e) Plâklarda
1) Halk kültürü konulu ve kümeleme kılavuzundan numara alabilecek nitelikte olmalıdır.
2) Ses anlaşılır olmalıdır. Kırık çatlak olmamalıdır.
3) Devri, ait olduğu yer, tarih, plâğın cinsi, söyleyen ile ilgili bilgiler plâkla birlikte verilmiş olmalıdır.

f) Mikrofilmlerde
1) Halk kültürü konulu ve kümeleme kılavuzuna göre değerlendirilebilir nitelikte olmalıdır.
2) Filmi alınan kitabın, yazarı, alfabesi, filmin markası, çekimi yapan, çekimin yapıldığı yer ve tarihi hakkında bilgi verilmiş olmalıdır.
3) Net ve okunabilir olmalıdır.

g) Etnoğrafik eşyalarda
1) Etnoğrafik nitelikli olması, kümeleme kılavuzuna göre değerlendirilebilmesi gerekmektedir.
2) Yapımcısı, ait olduğu yer ve tarihi, kullanılan hammadde, araç-gereç özellikleri ve benzeri tanıtıcı bilgiler verilmelidir.

ğ) Notalarda
Kültür Bakanlığı Türk Halk Müziği Repertuar İnceleme ve Danışma Kurulu Yönetmeliği doğrultusunda ilgili kurul tarafından değerlendirme yapılacaktır.

Kaydetme
Madde 7- Üst Değerlendirme Komisyonunca belgenin arşive girmesi uygun görüldüğü taktirde, arşive giriş işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır:
a) Belge demirbaş kayıtları, Arşiv Üst Değerlendirme Komisyon kararları doğrultusunda, belge kabul formu giriş tarih sayısı esas alınarak yapılır. Toplantı karar tarih sayısı, demirbaş defterinin açıklamalar bölümüne yazılır. Komisyon kararları imha edilemez, muhafaza edilir.
b) Bağış yolu ile gelen belgeler Alt Değerlendirme Komisyonunun raporu ve Üst Değerlendirme Komisyonunun kararı gereğince belge demirbaş kayıt defterine kaydedilir.
c) Genel Müdürlüğümüz bünyesinde oluşturulan kurul ve komisyon kararları ile arşive girecek tüm belgeler Üst Değerlendirme Komisyon kararı doğrultusunda arşive kaydedilir.
ç) Arşivde kayıtlı belgelerin demirbaştan düşümü ve devri Üst Değerlendirme Komisyon kararı doğrultusunda Bakanlık Makamı onayına bağlıdır. Demirbaş düşümü ve belge devri ile ilgili onay tarih ve sayısı demirbaş defterinin açıklamalar bölümüne yazılır, belgelere ait evraklar dosyalanarak muhafaza edilir.
d) Satın alma, bağış ve yarışmalar sonucu arşive giren belgelerle ilgili ayniyat tesellüm makbuzu tarih ve sayısı demirbaş kayıt defterlerinin açıklamalar bölümüne yazılır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çalışma Esasları
Arşiv Görevlisinin Görev Ve Sorumlulukları

Görev ve Sorumluluklar
Madde 8- Arşiv görevlilerinin görev ve sorumlulukları şunlardır;
a) Giriş işlemleriyle ilgili olarak,
1) Arşivle ilgili belge ve malzemeleri teslim almak.
2) Üst Değerlendirme Komisyon kararı sonucu arşive girecek veya çıkacak tüm belge ve malzemeler ile ilgili iş ve işlemleri yapmak, demirbaş defterine ve bilgisayara kaydetmek.
b) Yararlanma işlemleri ile ilgili
1) Arşiv Başvuru Formunun arşive başvuran kişilerle birlikte doldurularak ilgili amirlerce imzalanması işlemlerini takip etmek.
2) Başvuran kişiye yararlanma konusunda bilgi vermek, yer numaraları verilerek istenilen belgeleri bulup kısa zamanda hizmete sunmak,
3) Yararlanan kişinin belgeleri tahrip etmemesini sağlamak, gerektiğinde uyarmak, aksine hareket edenleri birim amirine bildirmek,
4) Arşiv demirbaşına kaydedilmeyen hiç bir belgeyi yararlanmaya sunmamak,
5) Kamu kuruluşları ve halk kültürü sahasında çalışan kişilerin, uygun istekleri halinde arşiv belgelerinin kopyalarını, merkezde Genel Müdür Yardımcısı, taşrada İl Kültür Müdürü’nün onayı ile satışlı / satışsız vermek ve bu belgelerin yayımlandığı yayının, yayın tarihinden itibaren 15 gün içerisinde bir örneğinin arşive teslimini sağlamak, aksi durumlarda amirlerine bilgi vermek.
6) Arşiv belgelerinin asıllarını arşiv dışına çıkarmamak,
c) Demirbaş defterlerini düzenli olarak tutmak,
ç) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirleri almak,
d) Arşiv belgelerini uygun koşullarda muhafaza etmek, bakımlarını yapmak veya yaptırmak,
e) Arşivin yazışma ve dosyalama işleri ve istatistik bilgilerinin düzenli olmasını sağlamak,
f) Arşiv çalışmalarının yasa, tüzük, yönetmelik, genelge ve yazılı emirler gereğince yürütülmesini sağlamak,
g) Belgeleri yararlanacak kişilere verirken ve alırken kontrol etmek,
ğ) Arşivle ilgili diğer iş ve işlemleri yapmak,
h) Kayıttan düşme işlemleri ile ilgili olarak,
1)Üst değerlendirme komisyonu kararı ile arşivlik olma değerini kaybeden belgeler ile ilgili ayniyat yönetmeliğini 8 inci maddesi gereğince işlem yapılmasını sağlamak,

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Yararlanma Esasları

Yararlanma
Madde 9- Yararlanabilecek kişiler ve yararlanma koşulları aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.
a) Yararlanabilecek kişiler
1) Tüm enstitü, fakülte, akademi, yüksek okulların öğretim elemanları, öğrencileri ve halk kültürü ile ilgili diğer araştırmacılardır.
2) Yabancı uyruklu araştırmacıların arşivden yararlanması Dışişleri Bakanlığının araştırma yapabilecekleri konusunda verilen olumlu görüş ve izninden sonra AEGM Genel Müdürünün onayına bağlıdır.
b) Yararlanma Koşulları
1) Yararlanacak kişi arşive başvurduğunda ilk olarak Halk Kültürü Arşiv Başvuru Formunu doldurur. Arşiv görevlisi bu formu, taşrada ilgili birim amirinin, Genel Müdürlükte ilgili Şef, Şube Müdürü ve Daire Başkanının paraflarını aldıktan sonra taşrada Kültür ve Turizm Müdürünün, merkezde ilgili Genel Müdür Yardımcısının onayını alır. Bu işlemlerin tamamlanması sonucu başvuru sahibi arşivden yararlanabilir.
2) Arşiv belgelerinden arşiv salonlarında yararlanılabilir, belgeler arşiv dışına çıkarılamaz.
3) Kamu kuruluşları ve halk kültürü sahasında çalışan bilim adamlarına verilen belgeler zarara uğradığı taktirde konularına uygun olarak aynı belgenin temin edilip arşive verilmesini sağlamak. Aynı belgeden temin edilememesi halinde “12/04/1982 tarih ve 17662 sayılı Resmi Gazete’de” yayımlanan “Kültür Bakanlığı Folklor Ürünlerini Derleme ve Değerlendirme Yönetmeliği” ile 05/05/1994 tarih ve 21925 sayılı “Ayniyat Yönetmeliği”nin ilgili hükümleri uygulanır. Böyle durumlarda bu kuruluş veya şahısların ikinci kez arşivden yararlanmalarına izin verilmez.
4) Arşiv belgelerinin asılları kullanıma verilmez.
5) Slayt, fotoğraf, video bant, CD, disket ve benzeri belgelerin kopyalarından yararlanılır. Ses bantlarının telif oluşturacak kopyası verilmez, deşifresi yapılan bantların deşifreleri yazılı belge olarak hizmete sunulur.
6) Genel Müdürlük ve Taşra araştırmacıları tarafından yapılan saha araştırma bantları, yazılı belgeler ve notalar arşive teslim tarihinden itibaren bir yıllık bekleme süresi sonunda dış hizmete açılır.
7) El yazmaları ve nadir eserler arasında tek veya sanat değeri fazla olan eserler Genel Müdürlük izni ile hizmete sunulur. Bu tip eserlerin mikrofilm, fotokopi ve fotoğraflarını çekmek, özel kullanım talimatına göre yapılır.
8) Arşivde araştırmaya açık üretilen mal ve hizmetlerden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması ücrete tabidir. Arşiv malzemelerinden örnek alınması, yaralanılması ve hükümlülükler hususundaki tüm iş ve işlemlerde Genel Müdürlükçe tespit edilen hükümler uygulanır.
9) Basılmamış arşiv malzeme örnekleri, yayın bütünlüğünde satışa sunulamaz ve üçüncü şahıslar tarafından yayına dönüştürülemez. Taleplerde belge örneklerinin verilmesi oranı Genel Müdürlük takdirindedir.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Taşra Arşivi

Taşra Arşivinin Oluşumu ve İşleyişi
Madde 10- Taşra arşivinin oluşumu ve işleyişi aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir;
a) Oluşumu: Taşra teşkilatında kurulmuş ve kurulacak olan arşivler yapılan araştırmalar, bağış veya satın alma ve benzeri yollardan elde edilen belgelerden oluşur.
b)İşleyişi:
1) Değerlendirme: İlde görevli folklor araştırmacılarının yaptıkları tüm araştırma sonuçlarının asılları Genel Müdürlük Üst Değerlendirme Komisyonunca değerlendirilir. Değerlendirme sonucu söz konusu belgelerin asılları merkez arşivine alınır, birer örnekleri taşra arşivine gönderilir.
2) Kaydetme: Kaydetme ile ilgili olarak bu Yönetmeliğin 7inci maddesi hükmü uygulanır.
3) Çalışma esasları: Çalışma esaslarına ilişkin olarak bu Yönetmeliğin 8 inci maddesi hükmü uygulanır.
4) Yararlanma: Yararlanma esaslarına ilişkin olarak bu Yönetmeliğin 9 uncu maddesi hükmü uygulanır.

ALTINCI BÖLÜM
Yürürlük, Yürütme

Yürürlük
Madde 11- Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme
Madde 12- Bu Yönetmelik Hükümlerini Kültür ve Turizm Bakanı yürütür.