Kültür ve Turizm Bakanlığı Evrak Dosya Yönetmeliği (Ek 1: Kültür ve Turizm Bakanlığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı, Ek 2: Standart Dosya Planı)

(Bu mevzuat sayfaları Kültür ve Turizm Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından derlenmekte ve güncellenmektedir.)

(Bakanlık Makamının 10/02/2004 tarih ve 87 sayılı Onayı ile yürürlüğe girmiştir)

BİRİNCİ BÖLÜM

GENEL HÜKÜMLER
Amaç
Madde 1-Bu Yönetmeliğin amacı Kültür ve Turizm Bakanlığının evrak, dosya ve takip işlemlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesinde uyulacak esasları belirlemektir.

Kapsam
Madde 2-Bu Yönetmelik Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın merkez ve taşra teşkilatında evrak, dosya ve takip işlemleri ile bu işlemleri yürütecek personelin görev, yetki ve sorumluluklarına ait esasları kapsar.

Hukuki Dayanak
Madde 3-Bu Yönetmelik 16/05/1988 tarih ve 19816 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 44. maddesine göre hazırlanmıştır.

Tanımlar
Madde 4-Yönetmelikte geçen deyimlerden

a) Bakanlık : Kültür ve Turizm Bakanlığını,

b) Evrak Şube Müdürlüğü : Bakanlık İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına bağlı Evrak Şube Müdürlüğünü,

c) Evrak :Açık ve gizli yazıları, telgrafları ve resmi işlem uygulanan her türlü belge ve eklerini,

d) Gelen Evrak :Bakanlık teşkilatı ile diğer kuruluş ve kişilerden gelen evrakı,

e) Giden Evrak :Bakanlık teşkilatından çıkan ve diğer kuruluşlar ile kişilere gönderilen evrakı,

f) İç Yazışma : Bakanlık teşkilatını oluşturan birimlerin birbiri ile yaptıkları yazışmaları,

g) Dış Yazışma :Bakanlık teşkilatının diğer teşkilat ve kişilerle yaptıkları yazışmaları,

h) Birim Kodu :Yazışmalarda birimleri birbirinden ayırmaya yarayan rakamları,

ı ) Dosya Konu Kodu :Yazının konusuna göre düzenlenen dosya planında belirlenen numaralarını,

i) Geliş Kayıt Numarası :Dışarıdan gelen evraka İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına bağlı,Evrak Şube Müdürlüğünce, taşra ve yurtdışında ise Evrak-Dosya Bürolarınca verilen numarayı ,

j) Çıkış Kayıt Numarası :Bakanlık merkez,taşra ve yurtdışı birimlerinden çıkan evraka bu birimlerce verilen numarayı,

k) Aidiyet ( İlişkinlik ) Numarası :Giden evrak üzerine yazılan birim kodu,şube kodu,dosya konu kodu ve gömlek kodunu ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
GÖREV YETKİ VE SORUMLULUK

Evrak şube müdürlüğünün görevleri
Madde 5-İdari ve Mali İşler Dairesi Başkanlığına bağlı bulunan Evrak Şube Müdürlüğü Bakanlığa, birimi belirtilmeden gönderilmiş evrakı almak,ilgili birimlerini tespit etmek,kaydetmek,birimlerine teslim etmek ve Bakanlıktan çıkan evrakı elden veya PTT vasıtasıyla adreslerine göndermekle görevlidir.

Şube müdürünün görevleri
Madde 6- Şube müdürünün görevleri aşağıda belirtilmiştir.
a) Şube Müdürü personel arasında görev bölümü yaparak iş verimini ve uzmanlaşmayı artıracak şekilde çalışmaları düzenlemek,
b) Bakanlıktan çıkan yazıları gideceği yerlere elden veya PTT ile gönderilmesini sağlamak,
c) Personelin çalışmalarını kontrol etmek,
d) Uygulamada karşılaşılan zorlukları giderici tedbirleri almak ve sonucundan bağlı olduğu Daire Başkanına bilgi vermek,
e) Gelen ve giden evrakın aylık,yıllık istatistiği veya faaliyet raporunun çıkarılmasını sağlamak,
f) Yıllık sarf edilen pul hesabının çıkarılmasını sağlamak,
g) Şube Müdürlüğünde gelen ve giden evrak için kullanılan zimmet defterinin yıllık tasnifi ile saklanmasını sağlamak,
h) Kanun,tüzük,yönetmelikler ve amirlerce verilen diğer görevleri yapmak ve yaptırmak.

Şef’in görevleri
Madde 7- Şefin görevleri aşağıda belirtilmiştir.
a) Şube Müdürlüğünde çalışan memurların çalışmalarını düzenlemek ve denetlemek,
b) İş verimini ve uzmanlaşmayı artıracak tedbirleri almak,
c) Amirlerce verilecek diğer görevleri yapmak.

Memurların görevleri
Madde 8-Memurların görevleri aşağıda belirtilmiştir.
a) Gelen evrakı kontrol ederek almak,
b) Gelen evraka tarih ve numara vermek,
c) Gelen evrakın birimlere havalelerini ve kayıtlarını yapmak,
d) Bakanlık dışına gönderilen evrakı kontrol ederek almak,
e) Gideceği yerlere göre evrakı tasnif etmek ve ilgililere teslim etmek,
f) Amirlerce verilen diğer görevleri yapmak.

Evrak dağıtıcısının görevleri
Madde 9-Evrak dağıtıcısının görevleri aşağıda belirtilmiştir.

a) Bakanlıktan çıkan evrakı zimmet defterine kaydederek ilgili kurum ve kuruluşlara aynı gün teslim etmek,
b) Amirlerce verilen diğer görevleri yapmak.

Evrak – dosya memurlarının görevleri
Madde 10- Birimlerin evrak dosya memurlarının görevleri aşağıda belirtilmiştir.

a) Evrak Şube Müdürlüğünden gönderilen evrakı, kayıt fişlerinden kontrol ederek almak,fişlerin her sayfasına o günün tarihini yazıp imzalamak, fişlerin bir suretini Evrak Şube Müdürlüğüne geri göndermek, birimde kalan fişlerin asıllarını dosyalamak ve evraka yapılacak işlemlere göre bu fişlerin ilgili sütunlarına tarihi ile birlikte kaydetmek,

b) Gelen evrakın işlemlerini yapmak,

c) Gelen evrak tan gizlilik dereceli olanları birim başkanına veya yetkili kılacağı amire sunmak ve vereceği talimata göre kayıt fişindeki kaydının ilgili sütununa durumu belirtmek,

d) Gelen Evrak, birimden daha önce çıkan bir yazıya cevap olarak gelen yazı ise giden evrak defterinden kaydını bulup ilgi de kayıtlı numara ile uygunluğunu araştırdıktan sonra giden evrak defterindeki çıkış kaydının ilgili sütununa geliş numarasını yazmak,

e) Gelen evrakın havalesini aynı gün çalışma saati sonuna kadar yaptırmak ve ilgili şubelere zimmet defteri ile teslim etmek,

f) Takip edilecek evrakı, tekit ve takip defterinden takip etmek,

g) Çıkan evraka giden evrak defterinden çıkış numarası verildikten sonra , sevk edilecek yazıyı zimmet defteri ile göndermek ve dosyasında kalacak suretini de dosyasına kaldırmak,

h) Birime gelen veya çıkan evrakı, Bakanlık dosya planına göre dosyalamak ve birim arşivinde tasnif etmek.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
EVRAK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNDE GELEN EVRAKA YAPILACAK İŞLEMLER

Gelen evrakın alınması
Madde 11- Bakanlığın taşra teşkilatı ile diğer kuruluş ve kişilerden PTT ile veya elden gelen evrak,Evrak Şube Müdürlüğü memurları tarafından kayıtları incelendikten sonra alınır. Bakanlığa ait olduğu anlaşıldıktan sonra zarfı olanlar açılır ve zarfsız gelenlerle birlikte ekleri,tarihi, sayısı kontrol edilir.Yanlış gelen evrak varsa,yanlışlık zarf açılmadan fark edildiği zaman PTT dağıtıcısına veya evrakı getiren ilgiliye geri verilir. Yanlışlık zarf açıldıktan sonra anlaşılırsa bu yazı bir ek yazı ile ilgili yere gönderilir.

Kişilere hitaben gelen evraktan , konusu yönünden resmi işlem yapılması gerekenler varsa , kişinin evrakı havalesi ile tarih ve parafı alındıktan sonra kayda alınır ve ilgili birime gönderilir.

Evrakın açılması
Madde 12- Bakanlığa ait gizlilik derecesi taşımayan evrakın, zarfı açılır,evrak çıkarılır,zarfın üzerindeki numara ile evrakın üzerindeki numara karşılaştırılır,yazıda ek adeti belirtilmiş ise ekler sayılır,eklerinde ve numaralarında uyuşmazlık bulunan evrakın üzerine alan memurca bu eksiklik belirtilir.

Açılan evrak okunur ve Bakanlık merkez birimlerinin yaptığı hizmetlere göre ayrılır.Bu gelen evraktan öncesi olanlar varsa hangi birime gönderildiği Bakanlıktan çıkan bir yazıya cevap ise hangi birimden çıktığı araştırılarak birim kodları ile giden evrakın çıkış sayısına göre havalesi yapılır.

Birimi belirtilmeden , Bakanlığa gelen çok gizli ,gizli, hizmete özel,kişiye özel zarflara 16. maddeye göre işlem yapılır.
Bakanlığa gelen ve konusu yönünden Bakanlığı ilgilendirmeyen evrak, Evrak Şube Müdürlüğünce ilgili kuruluşa bir yazı ile gönderilir ve durum gönderene de bildirilir.

Gelen evrakın konularına göre ilgili birimleri tespit edilerek ayrıldıktan sonra evrakın ön yüzünün alt kısmına kaşe, vurularak ön yüzünde yer yok ise evrakın arka kısmına geliş tarih ve numarası verilir. Geliş kayıt numarası verilen bu evrakın kaydı, Bilgisayar ortamında Gelen Evrak Kayıt Fişlerine yapılır.

Geliş numaraları birim ayrımı gözetmeksizin 01 den başlayarak yılın başından sonuna kadar birbirini takip eder.

Kurye aracılığı ile gelen evrakın üzerinde çok acele ve acele ibaresi varsa , teslim alınırken zimmet defterine tarihi ve teslim alındığı saat yazılarak alınır. Kaydı yapılarak geliş numarası verildikten sonra ait olduğu birimin evrak bürosu memuruna bekletilmeden gönderilir.

Kitap, dergi, gazete gibi yayınlara numara verilmeden zimmet defterine kaydı yapılarak ilgili birime gönderilir.

Teftiş Kurulu Başkanlığına gelen evrak PTT dağıtıcısı tarafından doğrudan Kurula teslim edilir.Ancak Evrak Şube Müdürlüğünce sehven alınan olursa zarfları açılmadan zimmet defterine kaydedilerek gönderilir.

PTT aracılığı ile gelen koli ihbar belgeleri, yetkili kılınan Bakanlığımız Dağıtıcıları tarafından ilgili posta işletmesinden alınır . Birimleri tespit edilerek kayda alındıktan sonra ilgili birime teslim edilir.

Gelen evrak kayıt fişinin düzenlenmesi
Madde 13- Gelen evrakın kayıt sistemi, bilgisayar ortamında “ Gelen Evrak Kayıt Föyün”e günlük olarak evrak kayıt memurlarınca yapılır.

Gizlilik dereceli evrak, zarfları üzerine vurulan geliş kayıt numarasına göre kaydedilir ve kayıt föyündeki konusu sütununa gizlilik derecesi yazılır.

Gelen evrak kayıt föyü Bilgisayar ortamında iki nüsha çıkartılarak evrakla birlikte birimlere gönderilir.Birimlerin evrak memurları bu föylerin asıllarını evrakla birlikte alır.Bir suretine aldıkları günün tarihini yazar ve imzaladıktan sonra Evrak Şube Müdürlüğüne geri gönderirler.Bu föyler Evrak Şube Müdürlüğünce zimmet defteri yerine geçeceğinden dosyalanarak muhafaza altına alınır.

Gelen evrakın dağıtılması
Madde 14- Evrak Şube Müdürlüğüne gelen evrak, aynı gün görevin bitiş saatinden bir saat önce , bu saatten sonra gelen evrakta aynı günün tarihi ile kaydı yapılarak ertesi gün (Cuma için Pazartesi) göreve başlama saatinden itibaren bir saat içinde ilgili birime gönderilir.

Gizlilik dereceli evraka yapılacak işlemler
Madde 15- Birimi belirtilmeden Bakanlığa gelen gizlilik dereceli evrak, zarfları açılmadan, kayıt işlemleri yapılarak Müsteşarlık Makamına gönderilir. Bu evrak Müsteşarlık Makamınca açılır ve birimi tespit edilerek ilgili birime zimmet defteri ile gönderilir.
Birimce işlemi bitirilen “Çok Gizli” evrak muhafazası için Bakanlık Kozmik Evrak Bürosuna gönderilir. Gerektiğinde Birimle Kozmik-Evrak Bürosu arasında evrak alış-verişi senetle sağlanır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
GELEN EVRAKA BİRİMLERCE YAPILACAK İŞLEMLER

Madde 16- Gelen evrak türleri
a) Cevap verilecek evrak,
b) Makamın talimatına göre cevaplandırılacak evrak,
c) İşlemi olmadığından dosyasına kaldırılacak evrak,
d) Takip edilecek evrak

Madde 17- Evraka yapılacak işlemler
a) Cevap verilecek evrak: Birim Amirince havalesi yapılan evrak ilgililere anında zimmet defteri ile verilir.Evrakın gereğini yapacak memurlar evrakın önemine ve müddetine göre inceleyip cevabın taslağını hazırlarlar. Taslak yazılarda sorulan şeylerden bir kısmının cevapsız bırakılmamasına gereksiz ayrıntılara yer verilmemesine, kısa, anlamlı, olmasına özen gösterilir. Taslak yazılarda ilgili memur dosyasının aidiyet ( İlişkin ) numarasını , yazanın konusunu belirten özetini taslağın sol üst kenarına, varsa eklerini sol kenara ve birden çok örnek çıkarılacak ise adetini yazı üzerine belirtir. Konusu önemli olan yazılarda birim amirinin bu konudaki görüşü alınır.

Taslak yazılar, Başbakanlığın “ Resmi Yazışma Kuralları Yönergesi” gereğince veya bu yönergenin yerini alacak yazılı emirler doğrultusunda hazırlanır.

Ayrıca yazılar daktilo edilirken daktilo memurları ;
Yazıyı hazırlayan memurun taslak üzerindeki isteklerine,yazının uzunluk ve kısalık durumuna göre kağıt kullanmaya,açık bir şekilde belli olan öz ve şekle ait hataları gerekirse ilgiliye sorarak tamamlamaya,boşlukların (marjların ) düzenlenmesine,Türk dili imla kurallarının dışına çıkılmamasına, kullandıkları yazı makinasının teknik hata yapmamasına ,dikkat ederler.

Yazılar genellikle bir asıl, bir suret olarak düzenlenir. Ancak yazı birden çok dosyayı ilgilendiriyorsa veya birden çok yere gönderilecekse gerekli sayıda sureti çıkarılabilir.

Yazının dosyada kalacak suretinin sol alt kenarına yazıyı hazırlayanlardan başlayıp imzalayacak makama kadar, tarih ve amirlerin paraflarının açılmasına özen gösterilir.

b) Makamın talimatına göre cevaplandırılacak evrak: Gelen bir evraka cevap verilirken herhangi bir nedenle tereddütte düşülmesi halinde bu evrak makama sunularak alınacak talimata göre cevaplandırılır.

c) İşlemi olmadığından dosyasına kaldırılacak evrak: Birime gelen bir evrak bilgi için gelmiş ve bir işlem yapılmasına gerek olmadığı anlaşılmışsa, amirlerin uygun görmesiyle dosyasına konulur.Gerektiğinde bu evrak üzerine neden dolayı dosyasına kaldırıldığı yazılır ve imzalanır.Gelen Evrak Kayıt Föyündeki ilgili sütununa “ Dosyasına” sözcüğü ile tarih yazılarak çıkış kaydı kapatılır.

d) Takip edilecek evrak: Gelen bir evraka cevap verebilmek için evrak ile ilgili bilgilerin toplanması ve işin belirli bir süre içinde tamamlanması veya birimden çıkan bir evrakın belirli bir süre içinde cevabının alınması gerekiyorsa bu tür evrak, belirlenecek süreler kadar takibe alınarak 19. maddede belirtilen işlemler yapılır.

Birimlerin evrak-dosya bürolarınca çıkan evraka yapılacak işlemler
Madde 18- Bakanlık birimlerinden çıkan bir evraka, türüne göre evrak dosya bürolarınca aşağıdaki işlemler yapılır.

a) Cevaplı evrak: Birime gelen bir evraka cevap yazılıp imzalanmasından sonra evrak dosya bürosundaki memurlarca Örneği EK –1’de yer alan “Giden Evrak Kayıt Defteri” ne kaydedilir ve çıkış numarası verilir. Bu defterdeki (GN) yazılı bölüme cevap verilen evrakın,geliş kayıt numarası(DN) yazılı bölüme de dosya kodu yazılır.Çıkış numarası verilen bu evrakın gelen evrak kayıt fişindeki kaydı bulunarak(ÇN) yazılı bölüme çıkış numarası yazılır ve evrakın çıkış kaydı kapatılır. Çıkış numarası verilen evrakın sevk edilecek suretine varsa ekleri bağlanır ve zimmet defterine kaydı yapıldıktan sonra evrakla ilgili Şube Müdürlüğüne teslim edilir.

Dosyasında kalacak suretin de dosyasına kaldırılmak üzere ilgili memuruna verilir . Ayrıca, birden fazla dosya ile ilgisi olan yazılar yazı taslağını hazırlayan memurlarca asılları en çok ilgisi olan dosyaya, diğer dosyalara da çıkarılan suretler veya ilgi fişi aynı çıkış numarası ile konulur ve aslının hangi dosyada olduğu belirtilir.

b) Onaylar:Bakanlık Makamına sunulan onaylar Bakanlık Makamınca onaylandıktan sonra giden yazılar gibi tarih ve numara verilerek ayrı bir yazı ile gereğini yapacak birime gönderilir. Başka bir birime gönderilmesi gerekmiyorsa işlemi yaparak dosyasına kaldırılır.

c) Doğrudan çıkan evrak: Birimden işlemi yapılmak üzere yazılan , öncesi olmayan yazılardır. Bu tür yazıların öncesi olmadığından gelen yazılar kayıt fişinden kaydının kapatılması gibi işlemleri olmayıp,sadece bu maddenin (a) fıkrasında belirtilen giden evrak defterine ait işlemler yapılır.Çıkan evraktan gizliliği olanların gizlilik derecesi Birim Amiri veya yetkili kılacağı personel tarafından tespit edilir.

Birimlerin tablo,kitap,dergi,ve broşür gibi kolilerin dağıtımı Genel Evrak Şube Müdürlüğüne uğratmadan doğrudan kendileri yaparlar.

d) Genelgeler: Bakanlık merkez birimlerinden çıkarılacak genelgelere, çıkaran birimce çıkış numarası, Araştırma Planlama ve Koordinasyon Kurulu Başkanlığında tarafından da genelge numarası verilir.

Genelge numaraları yıl başında birden başlar ve yıl sonuna kadar birbirini takip eder.

Birimler genelgeleri imza karşılığı personeline okutur.

Tekit ve takip işlemleri
Madde 19- Yazı taslağını hazırlayan memur, daktilo edilerek kendisine gelen yazı tekit edilecek bir yazı ise “Tekit” sözcüğünün baş harfi (T) damgasını, takip edilecek bir yazı ise “Takip” sözcüğünü ifade eden (TP) harflerini yazının dosyasında kalacak suretine vurur ve paraf edip, imzaya sunar. Yazı imzalandıktan sonra evrak-dosya memuruna gelir .evrak-dosya memuru yazıların üzerinde (T) ve (TP) damgası olanları tarihlerine göre ayırır ve “Tekit ve Takip Defteri” nin o güne ait sayfasında bulunan karelerden birine tekiti yapılacak yazıların dosya kodu ile çıkış numarasını yazdıktan sonra altını çizerek birinci tekit anlamına gelen (1) rakamını yazar.

Cevabı bir süre ertelenen veya takibe alınan yazı ise , dosya kodu ile bu safhada altına bir şey yazılmaz.

Tekit ve Takip Defterinin sayfaları her gün incelenir ve o güne ait sayfada dosya kodu ile numaraları yazılı dosyalardan tekit edilecek yazıların Giden Evrak Defterinden çıkış kaydı bulunur ve bu defterin konusu bölümündeki (GN) geliş numarası yazılı bölümüne bakılarak cevabın gelip gelmediği araştırılır,cevap gelmemişse dosya ilgili memura verilerek ikinci tekidin yapılması sağlanır. Bu yazı Tekit ve Takip Defterinde ikinci kez takibe alınırken üste dosya kodu ile çıkış numarası, altına ikinci tekit anlamına gelen (ll) rakamı yazılır.

Takipli yazılarda ise , evrak-dosya memuru dosyayı yazının gereğini yapacak memura teslim eder ve takip defterindeki önceki kaydının altına “Dosya İlgiliye Verildi” açıklamasını yazar. Yazının işlemi cevap verilme şeklinde olursa,yapılan açıklamanın sağına ( ) işareti konulur ve çıkış numarası, cevap verilmeyip dosyasına konulma şekilde olursa”Dosyasına” sözcüğü ile tarih yazılır.

Birimlerden çıkan evrakın,Evrak Şube Müdürlüğüne teslim edilmesi
Madde 20-Bakanlık merkez birimleri gönderecekleri yazıları zarflanmış ve zarf üzerine adresleri yazılmış olarak zimmet defterine kaydederek Evrak Şube Müdürlüğüne teslim ederler. Teftiş Kurulu ile merkez binaya uzak olan birimler ise , yukarıda belirtilen işlemler yapıldıktan sonra doğrudan PTT’ ye yada dağıtıcısı vasıtasıyla alıcısına ulaştırırlar.

Merkez birimlerin birbiri ile yaptıkları yazışmaları Evrak Şube Müdürlüğüne uğratmadan ilgili birime doğrudan zimmet defteri ile gönderirler.

Giden evraka, Evrak Şube Müdürlüğünde yapılacak işlemler :
Madde 21-Evrak Şube Müdürlüğüne birimlerden gelen tüm yazılar ,şehir içi,şehir dışı,taahhütlü yazılar ve telgraflar olmak üzere ayrılır.Şehir dışına gidecek ve şehir içine dağıtımı elden yapılmayan yazıların zarflarının üzerinde Bakanlık adı,yazının ait olduğu birim,çıkış numarası ile yazının gideceği adres, kontrol edildikten sonra tartılıp ağırlıklarına göre posta pulu yapıştırılır: Taahhütlü yazılar,Taahhütlü Posta Zimmet Defterine, Telgraflar Telgraf Posta Zimmet Defterine kaydedilerek PTT’ ye teslim edilir.

Şehir içinde bulunan Bakanlık, kurum ve kuruluşlara giden yazılar ise görevli evrak dağıtıcıları tarafından zimmet defterine kaydedilerek teslim edilir.
Evrak Şube Müdürlüğünde, evrakın teslim edilmesinde kullanılan zimmet defterleri yıl sonunda tasnif edilerek saklanır.

Evrak kayıt defterleri ile ilgili işlemler
Madde 22- Birimler evrak geliş ve gidiş kayıt numaralarını her takvim yılı başından itibaren “01” numaradan başlatarak, yıl sonunda ait olduğu yıla ilişkin gelen/giden evrak kaydının hangi numarada bittiğine ilişkin deftere/föye birim amirince şerh düşülerek imzalanır.
Tutulan defter/föylerin her sayfası numaralandırılıp mühürlendikten sonra defterin/föyün son sayfasına sayfa sayısıyla ilgili şerh düşülür.

BEŞİNCİ BÖLÜM
BİRİMLERİN DOSYALAMA İŞLEMLERİ

Madde 23- Bakanlık birimlerinde evrakın dosyalama ve arşivleme işlemleri desimal sisteme göre yapılır. Birimler çalışma alanına giren işlerin ana konularını, alt konularını ve dosya konularını tespit edilerek bir dosya planını oluştururlar.Ayrıca birimler işlerinin özelliğine göre dosya planındaki dosya konularını nümerik,alfabetik,konu ve bölgesel sistemlere uygun olarak tasnif ederler.

Dosyaların açılması
Madde 24- Dosya, konu ile ilgili yazı geldiği zaman açılır. Yazı olmadan dosya açılmaz.Açılan her dosya,dosya fihristlerine işlenir ve aynı konuda birden fazla dosya açılması önlenir. Dosyanın hacmi bir dosyaya sığmayacak kadar kabardığında aynı kodları taşıyan birden fazla dosya açılır. Ancak sıraya koymak ve aynı konulardaki dosyaların birliğinin sağlanması için dosyaların üzerine kaçıncı dosya olduğu Romen rakamıyla yazılır. Dosyaların iç bölünmesi gerektiğinde gömlek açılarak birden başlayan ve birbirini izleyen gömlek numarası verilir. Gömlek numaraları dosya kodlarından (-) işareti ile ayrılır.Örneğin 050 kod numaralı dosya kendi içerisinde bölünürse, gömlek açılması zorunluluğu doğar ve üzerine ilişkinlik ile gömlek numarası 050-1 , 050-2 şeklinde yazılır.

Dosyaların klasörlenmesi
Madde 25- Yıl içinde veya yıl sonlarında dosyaların birliğini sağlamak için dosyanın bölünme durumuna bakılarak ana konu kodları, tali konu kodları veya dosya konu kodları altında klasörlerde toplanarak dosyalar bütünleştirilir. Klasör içindeki dosyaların çoğalması halinde aynı dosya kod numarasını taşıyan diğer bir klasöre konulur. Dosyaların arandığında kolayca bulunabilmeleri için de dosya konu kod numarasının altına dosya gömlek numaralarının başladığı ve bittiği numaralar  010     010 şeklinde klasör sırt bandına yazılır.
                           1-15    16-30

Dosya fihristleri
Madde 26- Birimlerin evrak-dosya bürolarında dosya planlarına göre açılan dosyaların işlendiği EK-2 de yer alan “ Nümerik Dosya Fihristi ” ve EK-3 de yer alan “ Alfabetik Dosya Fihristi” düzenlenir ve yeni açılan dosyalar varsa ilave edilir.

Evrakın dosyaya konulması
Madde 27- İşlemi tamamlanan evrak dosyasına girmek üzere evrak-dosya memuruna geldiği zaman , yazı üzerindeki dosya kodları incelenir.Doğru verildiği anlaşıldıktan sonra dosyasına konulur.

Dosyalanacak evrakın büyüklüğü ne olursa olsun sol kenarının ortasından delinir ve dosyasına takılır.Yazılar dosyaya tarih sırasına göre en eski tarih alta gelecek şekilde ve ekler ait olduğu evrakın altına gelecek şekilde takılır.

Evrak hiçbir suretle dosyasından çıkarılmaz,dosyası ile işlem yapılır.Bir evrak birden fazla dosyayı ilgilendirdiği zaman aslı en çok ilgili olduğu dosyaya,diğer ilgili dosyalara da örneği EK-4 de yer alan “Evrak İlgi Fişi” takılır.

Ayrıca, dosyaya konulan evrak,Örneği EK-5’ de yer alan “Dosya Fişi” ne tarih sırasına göre kaydedilir.Bununla dosya içindeki evrakın arandığında kolayca ve süratle bulunması sağlanır.Dosya fişleri her dosyanın içindeki evrakın üstüne gelecek şekilde takılır ve fiş doldukça yenisi takılarak sayfa numarası verilir.

Dosya isteme ve takip işleri
Madde 28-İşlem yapmak, incelemek veya başka bir amaçla birim arşivinden dosya istenildiğinde ,birimlerin evrak-dosya memurlarınca iki suret Örneği EK 6’ da yer alan “Dosya İstek Fişi” düzenlenir.İstek fişinin bir örneği dosyanın alındığı klasör içine , diğeri de dosya takip klasörüne konulur.Takip klasöründe bulunan dosya istek fişleri,dosya memurlarınca her üç günde incelenerek dosyaların yerine konulması sağlanır.Dosyanın teslimi halinde takip klasörüne konulan istek fişi üzerine “Dosya yerine konuldu” açıklaması yazılır.Ayrıca,dosyanın klasördeki yerine konulan sureti de dosyayı alana verilir.

Dosyaların saklanması
Madde 29- Dosya planına göre açılan dosyalar birim arşivlerinde kilitli çelik dolaplarda saklanır. Dosyaların muhafazasından evrak-dosya bürosu yöneticisi sorumludur. Dosyalar yıl sonunda kapatılır, birim arşivinde yıllara ve dosya planındaki kodlara göre tasnif edilir.

Bilgi verme yasağı
Madde 30- Birimlerin evrak ve dosya memurları gizli olmasa bile evrak ve işlemin sonucuna ait bilgi veremezler ve açıklamada bulunamazlar. Bilgi alacak kişiler, bilgileri Birim Başkanı veya yetki verdiği görevliden alırlar. Bu kurallara aykırı davranan memurlar hakkında kanuni işlem yapılır.

Yürürlükten kaldırma
Madde 31- Bakanlık Makamının 04/12/1989 gün ve 1227 sayılı onayı ile yürürlüğe giren Mülga Kültür Bakanlığı Evrak ve Dosya Yönetmeliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yürürlük
Madde 32- Bu Yönetmelik Bakanlık Makamınca onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.

Yürütme
Madde 32- Bu Yönetmelik hükümlerini Kültür ve Turizm Bakanı yürütür.

Ek 1: Kültürve Turizm Bakanlığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı.

Ek 2: Standart Dosya Planı