Kültür ve Turizm Bakanlığı Milli Folklör Araştırma Dairesi Başkanlığı Başkanlığı Folklör Arşivi Belge Kabul, Kayıt ve Yararlanma Yönergesi

(Bu mevzuat sayfaları Kültür ve Turizm Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından derlenmekte ve güncellenmektedir.)

-BİRİNCİ BÖLÜM-

l. AMAÇ :

Madde 1. Bu yönerge Milli Folklor Araştırma Dairesi Başkanlığı Folklor Arşivine Dairesi Daire araştırmaları, bağış ve satın almalarla kazandırılan belgelere yapılacak işlemlerin ve arşivden yararlanmada uygulanacak kuralların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır

2 KAPSAM :

Madde 2. Bu yönerge Kültür ve Turizm Bakanlığı Milli Folklor Araştırma Dairesi Merkez ve Taşra Folklor Arşivlerinde aynen tatbik edilecektir.

3. TANIMLAR :

Madde 3. a) Folklor Arşivi, : Folklorik derleme, araştırma, değerlendirme vb. malzemelerin sistematik bir düzen içinde saklandığı, korunduğu, bilim alemine aktarılmak üzere hizmete sunulduğu yerdir.
b) Belgeler : Folklorik bilgilerin yer aldığı her türlü yazılı belge, nadir eser, fotoğraf (negatif-pozitif), bant, slayt, belgesel film, mikrofilm, etnografik eşya, nota vb. türde malzemeler.
c) Belge Alım Fişi : Arşive girecek belge ile ilgili gerekli bilgilerin yazıldığı arşiv yetkilisi ile belgeyi veren kişi tarafından birlikte doldurulduğu fiş
d) Arşiv Demirbaş Defteri : Arşive giren belgelerin Ayniyat Talimatnamesi uyarınca kaybolmalarını engellemek amacıyla kaydedildiği defter.

e) Bilgi Kartı : Bir belgenin fiziki yapısı ve içeriği ile ilgili bilgilerin dökümünün yapıldığı matbu kart.

f) Yaklaşım Fişi : Başvuruda bulunan araştırmacının istediği bilgiyi çeşitli yaklaşımlarla kolayca bulmasını sağlayan anahtar fiş.

g) Arşiv Müracaat Ve Değerlendirme Fişi : Başvuruda bulunan araştırmacı ile arşiv yetkilisinin birlikte doldurdukları, yararlanılan belge, yararlanma amacı, konusu v.b. bilgilerin yer aldığı fiş.

4 ESASLAR :

Madde 4. Değerlendirme Komisyonu : Milli Folklor Araştırma Dairesi Folklor Arşivi için satın alınacak, bağış ya da araştırma sonucu girecek bilgi ve belgelerin bilimsel nitelikli olup olmadığına karar vermek üzere merkezde ilgili Daire Başkan Yardımcısı'nın Başkanlığında birimin bağlı olduğu Şube Müdürü, konu ile ilgili uzman personel ve arşiv yetkilisinden, taşrada Kültür Müdürü'nün başkanlığında konu ile ilgili uzman personel ve arşiv yetkilisinden meydana gelir.

Komisyona gerektiğinde merkezde Daire Başkanlığınca, taşrada Kültür Müdürlüğünce uygun görülen bir uzman ya da uzmanlar katılabilir.

Komisyon değerlendirme kıstasları çerçevesinde değerlendirilmesini yaparak karar verir.

DEĞERLENDİRME ÖLÇÜTLERİ :
Madde 5. A- Yazılı Belge Ve Yazma Nadir Eserler:
a. Folklorla ilgili bilgiler yer almalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.

b. Bilgilerin derleme yeri, kaynak kişi künyesi, derleyici künyesi, derleme tarihi olmalı, uydurma olmamalıdır. Bilimsel değeri bulunmalıdır.

B- Fotoğraf ve Slaytlar :

a. Folklorik görüntüler belgelenmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara alabilmelidir.

b. Görüntüler teknik bakımdan net, anlaşılır, basıma uygun olmalıdır.

e. Görüntüleri açıklayacak çekim çizelgesi, yazılı doküman vb bilgileri de ekli olarak verilmelidir. Bu bilgilerde çekim yeri, tarihi, çekimi yapan, çekimin konusu yer almalıdır.

C- Bantlar :

a. Folklorla ilgili bilgiler kaydedilmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara alabilmelidir.

b. Derleme yeri, kaynak kişi künyesi, derleyici künyesi, derleme tarihi ya bantda kaydedilmiş olmalı ya da bir yazılı dokümanda yer almalıdır '

c. Bandın kaydedildiği; kayıt cihazı, kanalı, kayıt hızı, toplam kayıt (A-B yüzünde ayrı ayrı) metrajı, başında ve sonunda anonsunun yapılmış olması, pille ya da elektrikle kayıt yapılıp yapılmadığının belirtilmesi gereklidir.

d. Kayıt net ve anlaşılır olmalı, bant kopuk ve eklemeli olmamalıdır.

D- Belgesel Filmler :

a. Folklorla ilgili durağan olmayan konular belgelenmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara alabilmelidir.

b. Görüntüler teknik bakımdan net, anlaşılır, basıma uygun olmalı.

c.Filmin çekimini yapan, çekim yeri, tarihi, konusu, pozitif kopya olup olmadığı, kamera markası, filmin markası belirtilmelidir.

E- Plaklar :
a. Folklorla ilgili konuda, kümeleme kılavuzuna göre değerlendirilebilecek nitelikte olmalıdır.

b. Ses anlaşılabilir olmalıdır. Kırık, çatlak olmamalıdır.

c. Deviri, içindeki bilginin ait oldu~u yer, tarih, plağın cinsi, söyleyen ile ilgili bilgileri plakla birlikte verilmiş olmalıdır.

F- Mikrofilm :

a. Folklor konulu, kümeleme kılavuzuna göre değerlendirilebilir nitelikte olmalıdır.

b. Filmi alınan kitap, yazan, alfabesi, filmin markası, çekim ya­pan, çekimin yapıldığı yer Ve tarihi, hakkında bilgi verilmiş olmalıdır.

c. Film net, okunabilir nitelikte olmalıdır.

G- Etnografik Eşya :

a. Etnografik nitelikli belge olması, kümeleme kılavuzuna göre de ğerlendirilebilmesi gerekmektedir.

b. Etnografik eşyanın yapımcısı, ait olduğu yer Ve tarihi, kulla­nılan hammadde, araç-gereç Ve özellikleri v.b. bilgiler verilmelidir.

H- Nota :

Türk Halk Musikisi Repertuar Kurulu Yönergesi doğrultusunda ilgili kurul tarafından değerlendirme yapılacaktır.

DEGERLENDİRMEDE GÖZÖNÜNDE BULUNDURULACAK HUSUSLAR:
Madde 6. a. Arşive Satın alınacak belgeler için yürürlükte olan “Kültür Ve Turizm Bakanlığı folklor Ürünlerini Derleme Ve Değerlendirme Yönetmeliği”nde yer alan değerlendirme ölçü ve ölçütleri geçerlidir.

b. Değerlendirme ölçütlerinden yalnızca birinin eksik olması belgenin arşive girmemesi için bir ölçü olamaz.

-İKİNCİ BÖLÜM-

5. KAYDETME :
Madde 7. Değerlendirme Komisyonu'nca belgenin arşive girmesi uygun görüldüğü taktirde, arşive giriş işlemleri aşağıdaki biçimde yapılacaktır.
a. Daire araştırmalarından elde edilen belgeler arşive girebilecek hale getirilmiş olarak en geç 15 gün içerisinde arşive verilecek­tir. Bu belgeler Değerlendirme Komisyonu'na girmeyecektir. Ancak merkezde Daire Başkanı'nın, taşrada Kültür Müdürü'nün ihtiyaç duyması halinde bu belgeler de Değerlendirme Komisyonu'nun süzgecinden geçebilecektir.

b. Satın alma, bağış, araştırma Sonucu arşive girmesi istenen belgeler bir dilekçe ile Daire (Bakanlık) "Gelen Evrak Kayıt Defteri”ne kaydedilir. Buradan “giriş tarih ve sayılı”sı alır.

c. Arşiv yetkilisi belgeyi getiren kişi ile, kurum ise üst yazıdaki bilgilerle iki kopya “Belge Alım Fişi” doldurur. Fiş'in bir kopyasını ilgiliye verir.

ç. Satın alma yoluyla giren belgenin “Satın alma komisyonu tutanağı” (ödenen miktar) “Ayniyat tesellüm makbuzunun tarih ve sayısı” belge alım fişinin düşünceler hanesine yazılır.

d. "Belge Alım Fişleri" belgeyi getiren kişi ya da gönderen kurum adına göre alfabetik olarak dizilir.

e. Bu basamağa kadar elde edilen bilgilerle belge, demirbaş kayıt defterine de kaydedilir.
f. Bir kişi birden fazla aynı tür belge getirmiş ise (bant, slayt, fotoğraf, plak, etnografik eşya vb.) bu belgelere tek arşiv demirbaş kayıt defteri numarası verilir. Bilgileri birbirinden farklı, (belgenin adı, türü, yapım yeri, derleme yeri, derleyicisi vb.) aynı tür, birden fazla belge getirilmiş ise her birine ayrı demirbaş kayıt defteri numarası verilir.

g. Farklı türdeki belgeler için farklı demirbaş kayıt defterleri kullanılır. Bir kişi farklı türde belge getirdi ise her bir belge ait olduğu demirbaş kayıt defterine kaydedilir.

h. Demirbaş kayıtları tamamlanan belgeler için türlerine göre müsvedde bilgi kartları, doldurulur. Bilgi kartının ilk aşamada belgelik yer no, belgenin adı, teknik bilgileri, kayıt defterin no'su, giriş tarih, sayısı vb. bilgilerin yer aldığı kısım arşiv yetkilisi tarafından doldurulur. İkinci aşamada arşiv araştırma gurubu ya da şubelerde görev yapan araştırmacılar tarafından kümeleme no, kaynak kişi derlemenin ait olduğu yöre, derleyici vb. bilgilerin yer aldığı “bilgi döküm çizelgesi” doldurulur.
ı. Müsvedde bilgi kartı doldurulduktan sonra kontrol edilir, daktilo ile basılı kartlara aktarılır. Müsvedde bilgi kartları “belge adı”na göre alfabetik sıraya dizilir.

i. Daktilo edilen basılı kartların bilgi döküm çizelgesi bölümünden 5 adet yaklaşım fişi çıkarılır. Yaklaşım fişlerine sırasıyla belgelik yer no, kümeleme no, parça adı, derlemenin ait olduğu yöre, derleyici adı yazılır.

j. Beş yaklaşım fişinin her birinin altları ayrı ayrı kırmızı kalemle çizilir. Herbiri kendi içinde katalog kutularında alfabetik sıraya konur.

k. Bütün işlemler sonucu:
Belge Alım Fişleri; belgeyi verenin soyadından alfabetiğe sokularak klasörlere takılır.

Müsvedde Bilgi Kartları; belge adı'ndan alfabetiğe sokularak klasörlere takılır.

Basılı Bilgi Kartlar; belge türlerinin her biri ayrı ayrı olmak üzere arşiv yer numarasına göre kartoteks dolaplarında sıraya konur.

Yaklaşım Fişleri; Her bir belge türü ayrı fiş kutularında arşiv yer numaralarına, kümeleme numaralarına, kümeleme adlarına ve derleme yerlerine, derleyici soyadına göre sıraya konur.

1. Kaydetme işlemleri ile ilgili detaylı bilgi için 25/6/1979 tarih ve MİFAD-02/380. 5/800 sayılı onayları kullanılan “Belgelik İşleyiş Kılavuzu”na başvurulacaktır.

-ÜÇÜNCÜ BÖLÜM-

6. ARŞİV GÖREV VE SORUMLULUKLARI :
Madde 8. A- Giriş İşlemleri ile İlgili :

a. Arşive gelen belgenin giriş tarih ve sayısı almasını, belgeyi getirenle birlikte “Belge Alım Fişi”nin doldurulmasını sağlamak.

b.. Belgeyi türüne göre ilgili arşiv demirbaş defterine kaydetmek.

c. Belge ile ilgili müsvedde bilgi kartlarını doldurmak, araştırmacılarında “bilgi döküm çizelgesi” adı verilen kısımlarını doldurmasını sağlamak.

d. Asıl bilgi kartları ve yaklaşım fişlerinin daktilo edilerek dizinlere sokmak kutu ve kartoteks dolaplarına koymak.

B- Yararlanma İşlemleri ile İlgili :

a. Arşive başvuran kişilerin “Arşiv Müracaat ve Değerlendirme Fişi”ni doldurmak, ilgili (Şube Müdürü, Başkan Yardımcısına Daire Başkanı’na taşrada Kültür Müdürü’ne onaylatmak.

b. Başvuran kişiye yararlanma konusunda bilgi vermek, istenilen belgeleri kısa zamanda hizmete sunmak.

c. Yararlanan kişinin belgeleri tahrip etmemesini sağlamak, gerektiğinde uyarmak, aksine hareket edenleri bağlı bulunulan birim amirine bildirmek.

d. Daire araştırmalarında elde edilen bantlar, yazılı belgeler, ile ilgi kartları ve yaklaşım fişleri çıkarılmayan belgeleri yararlanmaya sunmamak.

e. Kamu kuruluşlarının zorunlu istekleri sonucu dışarıya verilen belgelerle ilgili tutanakları yapmak, merkezde Daire Başkanı’na. taşrada Kültür Müdürü’ne bu tutanakları onaylatmak. Bu belgelerin zamanında arşive teslimini sağlamak

C- Diğerleri :

a. Demirbaş defterini düzenli olarak tutmak.

b. Arşivin emniyetini, yangın ve sabotaja karşı korumak.

c. Arşivin düzenli ve temiz tutulmasını, belgelerin bulunduğu kısımlarda sigara içilmemesini, yüksek sesle konuşulmamasını sağlamak.

d. Arşiv belgelerinin uygun koşullarda muhafaza etmek.

-DÖRDÜNCÜ BÖLÜM-

7. YARARLANMA :
Madde 9. A- Yararlanacak Kişiler :

a. Folklora ilgili; Fakülte Akademi, Yüksekokul bölümlerinin öğretim üyeleri ve öğrencileri,

b. MİFAD yönetici, başuzman, uzman ve araştırmacıları,

c. Bilimsel Folklor Araştırması yapan kişi ve kuruluşların personeli,

d. (İlk ve Orta dereceli okul öğrencileri arşivden yararlanamaz.)

B- Yararlanma Koşulları :

a. Yararlanacak kişi arşive başvurduğunda ilk olarak “Arşiv Müracaat Ve Değerlendirme Fişi”ni dolduracaktır.

b. Arşiv yetkilisi ilgili birim amirinin, merkezde ilgili Daire Başkan Yardımcısının paraflarını aldıktan sonra, taşrada Kültür Müdürü’nü merkezde Daire Başkanının onayını alır.

c. Yararlanacak kişi istediği bilgiyi içeren belgeyi görebilmek için yaklaşım fişlerini tarayarak, belgelerin arşiv yer numaralarını tespit edecektir.

ç. Arşiv memuru bu yer numaraları verilen belgeleri bulup yararlanacak kişinin hizmetine sunacaktır.

d. Arşiv belgelerinden arşiv okuma salonunda yararlanılabilir, dışarıya çıkarılamaz.

e. Arşiv belgeleri kamu kuruluşlarının zorunlu istekleri dışında dışarıya verilemez. verilen kuruluşlarca kaybedildiği takdirde Ayniyat Talimatnamesi’nin hükümleri uygulanır. İkinci kez arşivden yararlanmalarına izin verilmez.

f. Arşivden yararlanılan bir belgenin tamamı aynen ya da ufak değişiklikler yapılarak kişi adına arşiv kaynak gösterilerek dahi yayınlanamaz.

Arşivdeki çeşitli belgelerden bilgi alındığında (bütünleri olmamak koşuluyla) Arşiv Müracaat ve Değerlendirme Fişi’nde olmamak koşuluyla) imzalayarak beyan ettiği gibi arşivi kaynak göstererek yayın yapılabilir.

g. Belgeler yararlanacak kişilere verilirken ve alınırken kontrol edilecektir. Belgeleri tahrip edenler ile ili birim amirine bildirilerek, gerekli yasal işlemler yapılacaktır. Bu kişilerin tekrar arşivden yararlanmalarına izin verilmeyecektir.

h. Teknik araç-gereç kullanımını gerektirecek yararlanmalarda belgenin incelenmesi için gerekli araç-gereç, teknik eleman ya da arşivde bu iş için görevlendirilmiş eleman tarafından hazırlanacak, gerektiğinde kullanılacaktır.

ı. Bilgi kartları ve yaklaşım fişleri çıkarılmamış belgeler hizmete sunulmayacaktır.

i. Arşivde görevliler, yararlanan kişiler ve Daire personeli kesinlikle sigara içmeyecekler, yüksek sesle konuşmayacaklardır.

j. Daire araştırmacıları tarafından yapılan saha araştırma bantları, yazılı belgeleri Ve notaları (T.R.T. hariç) dış hizmete sunulmaz. Halk oyunları bantları ve TRT’den aktarılmış müzik bantları hizmete sunulur.

-BEŞİNCİ BÖLÜM-

8. YÜRÜRLÜK :

Bu yönerge onay tarihinde yürürlüğe girer.

9. YÜRÜTME :

Bu yönergenin yürütülmesinden merkezde Milli Folklor Araştırma Dairesi Başkanlığı taşra’da Kültür Müdürlükleri sorumludur.