657 SAYILI DEVLET MEMURLARI KANUNA TABİ OLARAK YAPILAN ÖDEMELER İLE

6245 SAYILI HARCIRAH KANUNUNA TABİ OLARAK YAPILAN ÖDEMELER

I- Harcama birimlerinde görevli personelin aylık, vekalet aylığı, zam ve tazminatlar,  mevzuatında belirtilen diğer sosyal yardımlar (doğum, ölüm,  aile yardımı v.b.) fazla çalışma, ödül ve ikramiye, sözleşmeli personel ücretleri, sözleşmeli geçici personel ücretleri,  yurt içi ve yurt dışı geçici ve daimi görev yollukları, personele ilişkin tedavi giderlerine ilişkin giderlerin ödenebilmesi için giderin çeşidine göre  “Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde” belirtilen kanıtlayıcı belgeler ödeme emrine bağlanır. Gerçekleştirme görevlisi tarafından ödeme emri ve eki belgeler, gerekli mevzuat kontrolüne tabi tutulduktan sonra harcama yetkilisine sunulur, harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgeleri imzalanarak zimmetle Muhasebeye gönderilir.

SÜREÇ AKIŞ SEMASI

4734 SAYILI KANUNUN 18. MADDESİNE GÖRE YAPILACAK

MAL VE HİZMET ALIMLARI İÇİN

I-İHTİYACIN ORTAYA ÇIKMASI

Birimlerince ihtiyaç duyulan mal veya hizmet alımına ilişkin talep, ihtiyaç bildirim formu  (4734 sayılı K.İ.K.’da belirtilen süreler esas alınarak bu süreler başlamadan 20 gün önce) ilgili Birim Amirlerinin teklifi üzerine düzenlenerek ilgili harcama yetkilisine iletilir. Harcama biriminden harcama onayı alınır. Yılı bütçesinde ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.

II-TEKNİK ŞARTNAMENİN HAZIRLANMASI

Alımı yapılacak mal ve hizmet ile ilgili işin özelliğini, nitelikleri ve nicelikleri ayrıntı ve şartları ile kriterlerini gösteren teknik şartname ilgili birim tarafından hazırlanır veya 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 48. maddesine göre hazırlattırılarak ihale dokümanına dahil edilir.

III-YAKLAŞIK MALİYET

Harcama biriminde ilgili personel tarafından ayrıntılı miktar ve fiyat araştırması yapılmak suretiyle  (KDV hariç) yaklaşık maliyet tespit edilerek dayanakları ile hesap cetvelinde gösterilir.

IV-İHALE USULÜNÜN TESPİTİ

Alımı yapılacak mal ve hizmetin özelliği ve türüne göre 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 18.  maddesine göre ihale usulü tespit edilir.

V-İHALE DÖKÜMANININ HAZIRLANMASI

Harcama birimi tarafından mevzuatta belirlenen; idari şartname, sözleşme tasarısı, yaptırılacak işin projesi,  teknik şartname,  standart formlar ile gerekli diğer belge ve bilgiler..vs  bulunan ihale dokümanı hazırlanır.    

VI-İHALE ONAYININ ALINMASI

İhalesi yapılacak işe ait olarak düzenlenen yaklaşık maliyet cetveli ile ihale dokümanları ihale onay belgesine eklenerek ihale yetkilisinin onayına sunulur. Bu onayı müteakip Kamu İhale Kurumu’ndan ihale kayıt numarası alınır.

VII- İHALE İLANI VE İHALE KOMİSYONUNUN KURULMASI 

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 13. maddesinde belirtilen sürelere uyulmak şartıyla ihale konusu iş için ilan verilir. İhale yetkilisi tarafından, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 6.maddesine göre ihale komisyonu kurulur. İhale komisyonu üyelerine, ilan veya daveti izleyen üç gün içinde gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla, ihale işlem dosyasının birer örneği verilir. 

VIII- İHALENİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ

İhale günü aday veya isteklilerin verdiği teklifler mevzuatına uygun olarak değerlendirilerek, ihale komisyonunca düzenlenen gerekçeli karar alınır ve ihale yetkilisinin onayına sunulur. İhale yetkilisinin ihale kararını onaylaması üzerine ihale üzerine kalan isteklinin, ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı Kamu İhale Kurumu’ndan teyit ettirilerek ihale kararına eklenir.

IX-ÖN MALİ KONTROL

1. İhale ilanından önce; ihale dosyası ( İdari Şartname, Teknik Şartname (Yapım işlerinde proje dahil),  Sözleşme Tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgiler (standart formlar, birim fiyat tarifleri vs.) ön mali kontrol amacıyla müdürlüğe gönderilir.

2. İhaleyi yapan Harcama birimi tarafından 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 42.maddesine göre sözleşme imzalanmadan ve idare taahhüt altına girmeden önce, Ön Mali Kontrol İşlem Yönergesinin 11.maddesinde belirtilen parasal limitleri geçen taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları ile bunlara ilişkin bilgi ve belgeler iki nüsha işlem dosyası olarak (Ön Mali Kontrol İşlem Yönergesinde belirtilen süreler göz önüne alınarak) Strateji Geliştirme Müdürlüğüne gönderilir.

3. Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının en geç on işgünü içindeön mali kontrolü yapılır. Yapılan kontrol sonucunda uygun görülenler işlem dosyası ve uygun görüş yazısı ile birlikte; uygun görülmeyenler ise işlem dosyası ile birlikte nedenlerinin açıkça belirtildiği görüş yazısı düzenlenerek  ilgili harcama birimine zimmetle gönderilir.

4.  Ön Mali Kontrol amacıyla müdürlüğe gönderilen belgeler ( ihale dosyası, ihale dokümanı ve diğer bilgi ve belgeler...vs)  birim yetkililerince imzalı olarak düzenlenen iki nüsha  dizin pusulasıyla gönderilir. Dizin pusulasında belgelerin adları, sayfa sayıları, asıl/tasdikli/fotokopi vb. oldukları gösterilir. Müdürlük dizin pusulası ve ekindeki bilgi ve belgelerin dizin pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığını kontrol eder. Dizin pusulasına uygun hazırlanan belgeler imza ile teslim alınır. Dizin pusulasının bir nüshası belgeyi gönderen birimde diğer nüshası müdürlükte saklanır.

X-İhtiyaca uygun olarak mal veya hizmet alımından sonra muayene ve kabul komisyonlarınca kabul işlemi yapılır. Mal alımlarında kabul işleminin ardından Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisince Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen “Taşınır İşlem Fişi ve Muayene ve Kabul Belgesi” ile hizmet alımlarında Hakediş Raporu da düzenlenerek eklenir.

XI- Gerçekleştirme görevlisi tarafından düzenlenen ödeme emri belgesi ve eki belgeler harcama yetkilisince imzalanmadan önce dizin pusulasıyla Strateji Geliştirme Müdürlüğüne ön mali kontrol için gönderilir. Yapılan inceleme sonrası mevzuata uygun olan ödeme emri ve eki belgeleri üzerine  “Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür” şerhi düşülerek imzalanan evraklar ödenmek üzere ilgili harcama birimine, düzeltilmesi gereken hususlar var ise düzeltilmesi için gerekçeli bir yazı ile birlikte ilgili harcama birimine zimmetle gönderilir. Harcama birimi de uygun görülen ödeme evraklarını zimmetle muhasebe birimine gönderir.  

                                    4734 SAYILI KANUNUN 18 İNCİ MADDESİNE GÖRE YAPILACAK

YAPIM, ONARIM VE DANIŞMANLIK İŞLEMLERİ

I-İHTİYACIN ORTAYA ÇIKMASI

Genel Müdürlüğümüzün ve/veya harcama birimlerinin yatırım programına ekli cetvellerinde yer alan projelerine ilişkin talepleri harcama yetkilisine bildirilir. Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.

II-TEKNİK ŞARTNAMENİN HAZIRLANMASI

Yapım, onarım veya danışmanlık hizmeti ile ilgili işin özelliğini, ayrıntı ve şartları ile kriterleri gösteren teknik şartname ilgili birim tarafından hazırlanır veya  4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 48. maddesine göre hazırlattırılarak ihale  dokümanına dahil edilir.

III-YAKLAŞIK MALİYET

Harcama biriminde ilgili personel tarafından ayrıntılı miktar ve fiyat araştırması yapılmak suretiyle  (KDV hariç) yaklaşık maliyet tespit edilerek dayanakları ile hesap cetvelinde gösterilir.

IV-İHALE USULÜNÜN TESPİTİ

Yapım veya onarım işinin özelliğine göre 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 18.  maddesine göre ihale usulü tespit edilir.

V-İHALE DOKÜMANININ HAZIRLANMASI

Harcama birimi tarafından idari şartname, sözleşme tasarısı, yaptırılacak işin projesi,  teknik şartname,  standart formlar ile gerekli diğer belge ve bilgiler bulunan ihale dokümanı hazırlanır.     

VI-İHALE ONAYININ ALINMASI

İhalesi yapılacak işe ait olarak düzenlenen yaklaşık maliyet cetveli, ihale dokümanları onay belgesine eklenerek ihale yetkilisinin onayına sunulur. Bu onayı müteakip Kamu İhale Kurumu’ndan ihale kayıt numarası alınır.

VII- İHALE İLANI VE İHALE KOMİSYONUNUN KURULMASI 

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 13. maddesinde belirtilen sürelere uyulmak şartıyla ihale konusu iş için ilan verilir. İhale yetkilisi tarafından, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 6.maddesine göre ihale komisyonu kurulur. İhale komisyonu üyelerine, ilan veya daveti izleyen üç gün içinde gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla, ihale işlem dosyasının birer örneği verilir. 

VIII- İHALENİN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ

İhale günü aday veya isteklilerin verdiği teklifler mevzuatına uygun olarak değerlendirilerek, ihale komisyonunca düzenlenen gerekçeli karar alınır ve ihale yetkilisinin onayına sunulur. İhale yetkilisinin ihale kararını onaylaması üzerine ihale üzerine kalan isteklinin, ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı Kamu İhale Kurumu’ndan teyit ettirilerek ihale kararına eklenir.

IX-ÖN MALİ KONTROL

1. İhale ilanından önce; ihale dosyası ( İdari Şartname, Teknik Şartname (Yapım işlerinde proje dahil),  Sözleşme Tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgiler (standart formlar, birim fiyat tarifleri vs.) ön mali kontrol amacıyla müdürlüğe gönderilir.

2-Harcama birimince 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 42.maddesine göre sözleşme imzalanmadan ve idare taahhüt altına girmeden önce, Ön Mali Kontrol İşlem Yönergesinin 11.maddesinde belirtilen parasal limitleri geçen,  taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları ile bunlara ilişkin bilgi ve belgeler iki nüsha işlem dosyası olarak (Ön Mali Kontrol İşlem Yönergesinde belirtilen süreler göz önüne alınarak) Strateji Geliştirme Müdürlüğüne gönderilir.

3-Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının en geç on işgünü içinde ön mali kontrolü yapılır. Yapılan kontrol sonucunda uygun görülenler işlem dosyası ve uygun görüş yazısı ile birlikte; uygun görülmeyenler ise işlem dosyası ile birlikte nedenlerinin açıkça belirtildiği görüş yazısı düzenlenerek işlem dosyasıyla birlikte ilgili harcama birimine zimmetle gönderilir.

4- Ön Mali Kontrol amacıyla ihale dosyası, ihale dokümanı ve diğer bilgi ve belgeler, birim yetkililerince imzalı olarak düzenlenerek iki nüsha dizi pusulasıyla gönderilir. Dizin pusulasında belgelerin adları, sayfa sayıları, asıl/tasdikli/fotokopi vb. oldukları gösterilir. Müdürlük dizin pusulası ve ekindeki bilgi ve belgelerin dizin pusulasında belirtilen şekilde olup olmadığını kontrol eder. Dizin pusulasına uygun hazırlanan belgeler  imza ile teslim alınır. Dizin pusulasının bir nüshası belgeyi gönderen birimde diğer nüshası müdürlükte saklanır.

X- Yetkili makam tarafından, Yapım İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliği (4. madde) gereğince en az üç kişi ve tek sayıdan oluşan komisyon kurulur. Komisyon üyelerinin teknik personel olması gerekir. Yüklenici tarafından, taahhüt edilen işin sözleşme ve eklerine uygun olarak tamamlanmasını müteakip, yazılı başvuruda bulunulur. Komisyon tarafından geçici kabul tutanağı ve ara ödeme için hakediş raporu düzenlenir. Danışmanlık İşleri Muayene ve Kabul Yönetmeliğine göre gerekli işlem yapılır.

XI- Gerçekleştirme görevlisi tarafından düzenlenen ödeme emri belgesi ve eki belgeler harcama yetkilisince imzalanmadan önce ve dizi pusulasıyla Strateji Geliştirme Müdürlüğüne ön mali kontrol için gönderilir. Ön mali kontrolü yapılıp incelenen ödeme emri ve eki belgeleri üzerine  “Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür” şehri düşülerek,  ödenmek üzere ilgili harcama birimine zimmetle gönderilir. Düzeltilmesi gereken hususlar var ise düzeltilmesi için gerekçeli bir yazı ile birlikte harcama birimine zimmetle iade edilir. Uygun görülen ödeme evrakları harcama birimi tarafından zimmetle muhasebe birimine gönderilir.

Birimlerce ihtiyaç duyulan, mal ve hizmet alımları için ilgili birim amirince (Genel Müdür ve Genel Müdür Yardımcılarına ait ihtiyaç bildirim formu ilgili harcama yetkilisi tarafından doldurulup imzalanır) İhtiyaç Bildirim Formu (en az 20 gün önce) doldurularak bağlı bulundukları Harcama Yetkilisine bildirecekler ve harcama yetkilisi tarafından ihtiyaç onayı alınacaktır. (İhtiyaç belgelerinde; alınacak hizmet veya malın cinsi, niceliği, niteliği, teknik özelliği (marka, model ve firma belirtilmeden) açıkça ve detaylı belirtilecek, (kumaş alımlarında ise gerek görülürse numune istenecek, yapım işlerinde hazırlanan proje, resim veya teknik resim ve keşif özeti ile birlikte gerekiyorsa teknik ve idari şartnameleri hazırlanarak eklenecektir.)

Harcama Yetkilisince onaylanan ihtiyaç bildirim formu ve ekleri önce taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine talep edilen malın ambarda mevcut olup olmadığına bakılması amacıyla gönderilir. Ambarda mevcut olmadığı anlaşılırsa Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisince  “Mevcut Değildir” kaydı alınacaktır. Harcama biriminde, piyasa araştırması yapmak üzere, onay belgesi düzenlenerek görevliler belirlenecektir. Görevliler Yaklaşık Maliyet tespiti yapmak için piyasa fiyat araştırması yaparak teklif alacaktır.  Bu tekliflere göre, “Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı” hazırlanarak imza altına alınacaktır. En avantajlı fiyatı veren firmadan temin edilen mal ve hizmetlerin faturası ilgili birimce alınır ve “Muayene ve Kontrol Komisyonunca” hizmetin kabulü yapılarak malzemeler taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine teslim edilir. Talepte bulunan birimler malzemelerini taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinden teslim alır.

Mal ve hizmet alımlarından sonra muayene ve kabul komisyonlarınca kabul işlemleri yapılır. Mal alımlarında kabul işleminin ardından “Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisince” Taşınır Mal Yönetmeliğinde belirtilen “Taşınır İşlem Fişi” düzenlenir.

Ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri ve eki belgeler üzerinde mevzuata uygunluk ve belgelerin tamam olup olmadığı hususları ile daha önceki işlemlerin (süreç kontrolü) kontrolünü de kapsayacak şekilde mali kontrol yapacaklar, uygun görülen ödeme emri belgesi üzerine “Kontrol Edilmiş ve Uygun Görülmüştür” şehrini düşerek imzalayacaklardır.

İlgili Harcama Birimince bütçe ödenekleri dikkate alınarak hazırlanan ödeme emri belgesi, gerçekleştirme görevlilerinin mali kontrol sürecinden geçtikten sonra, gerçekleştirme görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak zimmetle ödenmek üzere ilgili muhasebe birimine gönderilir. (Yalnız 22/d maddesi dışındaki alımlar ön mali kontrol amacıyla Strateji Geliştirme Müdürlüğüne gönderildikten sonra ödenmek üzere Muhasebe Birimine gönderilecektir. Strateji Geliştirme Müdürlüğünce ödeme emri ve eki belgelerde düzeltilmesi gereken hususlar var ise söz konusu evraklar düzeltilmesi için gerekçeli bir yazı ile birlikte zimmetle ilgili harcama birimine gönderilir. )

DİĞER İŞLEMLERİN SÜRECİ

Harcama birimlerinde Kamu İhale Mevzuatına tabi olmayan bir giderin yapılabilmesi için Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 4’ncü maddesinde sayılan harcama talimatı (Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Hakkında Genel Tebliği 2007/1 eki) hazırlanır ve Harcama Yetkilisince imzalanır.

Muhasebe işlem fişi düzenlenmesi gereken hallerde bu belge (en az iki nüsha) düzenlenerek gerçekleştirme görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından imzalanarak zimmetle muhasebe birimine gönderir.

Ödeme emri belgesi düzenlenmesi gereken hallerde bu belge (en az üç nüsha)  düzenlenir Ön Mali Kontrol İşlem Yönergesinin 11’ nci maddesinde belirtilen parasal limitleri geçen,  taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları ile bunlara ilişkin bilgi ve belgeler (Ön Mali Kontrol İşlem Yönergesinde belirtilen süreler göz önüne alınarak) Strateji Geliştirme Müdürlüğü Ön Mali Kontrol birimine gönderilir. Müdürlük Ön mali kontrol işlemini yaptıktan sonra ilgili harcama birimine zimmetle teslim eder ve ilgili harcama birimi zimmetle muhasebe birimine gönderir.

Bu işlemler tamamlanmadan hiçbir alım gerçekleştirilmeyecek ve birimler bu konuda gerekli özeni göstereceklerdir. Festivallerde ve turnelerde yapılan harcamalar Harcama Yetkilisi tarafından veya Harcama Yetkilisinin görevlendirdiği personel tarafından gerçekleştirilecektir. Mutemetlere turnelerdeki veya festivallerdeki harcamalar için onay belgesinde belirtilen hususlarda harcama yetkililerince belirlenecek miktar kadar avans veya kredi verilebilecektir. Turne ve Festivallerde:  Mal ve Hizmet Alımlarında ilgili mevzuatlarda belirtilen belgeler ve standart formlar kullanılır. Mevzuatta belirlenen kişiler veya komisyon üyeleri belgeleri onaylar ve/veya imzalar.)

Ön ödemelerde: Ön Mali Kontrol İşlem Yönergesinin 11. Maddesinde belirtilen parasal limitleri geçen miktarlar ön mali kontrole tabi tutulacaktır.