Genelge 1993-10 (Kütüphanelerden Teknik Çalışma Raporu İstenmesi)
İliniz dahilindeki halk ve çocuk kütüphanelerinin teknik işlemlerinin daha sağlıklı ve düzenli bir şekilde yürütülmesi bakımından yapılan çalışmalara yeniden işlerlik kazandırılması zorunlu görülmüştür.
Kitap, süreli yayın ve benzeri materyalin kütüphaneye girişinden okuyucu hizmetine sunuluncaya kadar yapılan çalışmalara teknik işler denilmektedir.
Ancak, bazı kütüphanelerimizde ilgi (c) genelge ile hazırlanması istenilen Teknik Çalışma Raporları’nın istenilen bilgileri kapsamadığı, genelge esaslarına yeterince uyulmadığı tespit edilmiştir.
Aslında Kütüphane Müdürleri, “Halk ve Çocuk Kütüphaneleri Görev ve Çalışma Yönetmeliği’nin 4. maddesinde de belirtildiği gibi, genel yönetim işleri yanında bulundukları ilin sınırları içindeki halk ve çocuk kütüphanelerinin teknik işlemlerini yürütmek ve koordine etmekle görevlidirler.
Bu kapsam içerisinde, Kültür Müdürü ve İl Halk Kütüphanesi Müdürünün koordinesinde, iliniz dahilinde bulunan halk ve çocuk kütüphanelerinin teknik işlemlerinin istenilen doğrultuda yürütülmesi gerekmektedir.
Kullanıcının, çeşitli materyalden kısa sürede yararlanabilmesi ve böylece kütüphanelerimizin daha iyi hizmet veren birimler haline getirilmesi için, teknik işlemlerin zamanında yapılması hizmetin verimini artıracaktır.
Bu amaçla; Teknik Çalışma Raporları’nın üç ayda bir Bakanlığımıza gönderilmesi konusundaki ilgi (c) genelge yürürlükten kaldırılmıştır.
Bundan böyle, Teknik Çalışma Raporları’nın yerinde tespit edilerek, düzenli bir şekilde, zamanında ve ekte verilen örneğe göre hazırlanarak yılda iki (2) kez (15 Ocak-15 Temmuz) Bakanlığımıza gönderilmesi gerekli görülmüştür.
Söz konusu raporların üç (3) nüsha hazırlanarak 1 nüshasının Bakanlığımıza gönderilmesi, 1 nüshasının Kültür Müdürlüğü’nde bırakılması ve 1 nüshasının da ilgili kütüphaneye gönderilmesi,
Bu raporlara, teknik konuların dışında başka etkinliklere ait bilgilerin eklenmemesi,
Bundan sonra aylık faaliyet raporları ile ilgi (a) ve (b) genelge doğrultusunda istenilen “Kütüphanelerin Yıllık Çalışma Raporları ve Yıllık İş Programları”nın Bakanlığımıza gönderilmemesi,
gerekmektedir.
Bilgilerinizi ve gereğini önemli rica ederim.
BAKAN ADINA
Prof. Dr. Tülin SAĞLAMTUNÇ
Genel Müdür V.
EK: 1 Teknik Çalışma Raporu örneği (1 sayfa)
………………………………………………..İL/İLÇE/BUCAK/KÖY HALK VE ÇOCUK KÜTÜPHANESİNİN……………..……..DÖNEM TEKNİK ÇALIŞMA RAPORUDUR.
I.DEMİRBAŞ KAYIT İŞLEMLERİ:
Dönem içerisinde kütüphaneye sağlanan (satınalma, bağış, resmi kurum) kitapların adeti ve demirbaş defterine kayıt işlemlerinin yapılması konusundaki çalışmaların belirtilmesi.
II.KATALOGLAMA VE TASNİF İŞLEMLERİ:
Dönem içerisinde kataloglama ve tasnif konusunda yapılan çalışmaların (kataloglama ve tasnif yapılan kitap adeti) belirtilmesi.
III.HAZIRLIK İŞLEMLERİ:
Kütüphaneye giren kitapların belirli sayfalarına kütüphane mühür veya kaşesinin basılması, ödünç verilecek kitaplara cep, kitap fişi, muhtıra, iade tarihini belirten formların yapıştırılması konusunda yapılan çalışmaların belirtilmesi.
Cilde gönderilecek kitaplar tespit edilerek listelerinin hazırlanması, ciltten gelen kitapların sırtlarına kitap adı ve yer numarasının yazılması konusunda yapılan çalışmalar hakkında bilgi verilmesi
IV.KÜTÜPHANE KATALOGLARI:
Dönem içerisinde hazırlanan kitap fişlerinin kitap adı, yazar, konu ve shelf list fişlerinin katalog kutularına alfabetik olarak yerleştirilmesi ve kayıttan silinen kitapların fişlerinin katalogdan çıkartılması konusunda yapılan işlemlerin belirtilmesi.
V.KİTAPLARIN YERLEŞTİRİLMESİ:
Teknik işlemleri tamamlanan kitapların en kısa sürede açık raf sisteminde konularına göre yerleştirilmesi konusunda yapılan çalışmaların belirtilmesi.
VI.SÜRELİ YAYINLAR:
Süreli yayınların günlük, haftalık, aylık ve yıllık izleme fişine kaydedilmesi ve süreli yayın raflarında bulundurulması; zamanında gelmeyen süreli yayınların geciktirilmeksizin adreslerinden istenmesi konusunda yapılan çalışmalar hakkında bilgi verilmesi.
VII.DERLEME İŞLERİ:
İlinizde yayınlanan eserler ve gazetelerin muntazam bir şekilde toplanması ve Derleme Müdürlüğüne gönderilmesi konusundaki yapılan çalışmaların belirtilmesi.