Milli Kütüphane Başkanlığı Bağış ve Mübadele Fazlası Kitapları Değerlendirme Yönergesi
(Bakanlık Makamının 24.11.2011 tarihli ve 238146 sayılı onayı ile yürürlüğe girmiştir)
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 – (1) Bu Yönergenin amacı, Milli Kütüphane Başkanlığında bulunan mükerrer kitapların, kütüphaneler arası işbirliği esasları çerçevesinde, ülkemizdeki kütüphanelerin koleksiyonlarını geliştirmesine katkıda bulunmak üzere, talep eden Kurumlara verilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu Yönerge, Milli Kütüphane Başkanlığındaki mükerrer kitapların belirlenmesine ve talep eden Kurumlara verilmesine ilişkin hükümleri kapsar.
Dayanak
MADDE 3 – (1) Bu Yönerge, 4848 sayılı Kültür ve Turizm Bakanlığı Teşkilatı ve Görevleri Hakkında Kanunun 15’inci maddesi ile 5632 sayılı Milli Kütüphane Kuruluşu Hakkında Kanunun 4’üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 - (1) Bu Yönergede geçen;
a) Bağış fazlası: Milli Kütüphane Başkanlığına bağış olarak gönderilen kitaplardan Milli Kütüphane koleksiyonunda halihazırda mevcut olduğu tespit edilen kitapları,
b) Başkanlık: Milli Kütüphane Başkanlığını,
c) Kitap: Nadir olmayan basma kitapları,
ç) Kurum: Bünyesinde kütüphane bulunduran veya kütüphane kurmayı amaçlayan kurum ve kuruluşları,
d) Mübadele fazlası: Milli Kütüphane Başkanlığı tarafından yurt dışındaki kütüphanelerle mübadele yapmak amacıyla satın alınmış veya Bakanlık tarafından yayınlanmış olup mübadele için seçilmiş kitaplardan, beş yıldan daha uzun süredir yurt dışındaki kütüphaneler tarafından talep edilmediği için mübadele yapılamamış olan kitapları
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Taleplerin İncelenmesi, Değerlendirilmesi ve Teslimat İşlemleri
Talep başvuruları ve aranan kıstaslar
MADDE 5–(1) Bu hizmetten sadece bünyesinde Kütüphane bulunan Kurumlar yararlanabilir.
(2) Bağış veya mübadele fazlası kitapları edinmek isteyen Kurum, amiri veya harcama yetkilisi tarafından imzalanmış resmi yazı ile Milli Kütüphane Başkanlığına başvurmalıdır. Başvuru, elden veya posta yoluyla iletilebilir. Faks veya e-posta ile yapılan başvurular değerlendirilmez.
(3) Talep başvurusunu içeren resmi yazı aşağıdaki kıstasları taşımalıdır:
a) ‘Kurumumuzdaki Kütüphanenin koleksiyonunu geliştirmek ve okuyucularımızın hizmetine sunmak üzere’ ifadesi yer almalıdır,
b) Başkanlık tarafından seçilecek kitapların tercih edilen teslim biçimi (elden veya kargo yoluyla) belirtilmelidir,
c) Kargo yolu tercih edildiği takdirde, kargo bedelinin Kurum tarafından ödeneceği taahhüdü bulunmalıdır,
ç) Bu işlemler sırasında, gerektiğinde iletişim kurulmak üzere Kurum tarafından belirlenecek yetkili bir kişinin iletişim bilgileri belirtilmelidir,
d) Kitaplar Kurum tarafından teslim alındıktan sonra, Başkanlık tarafından her kitap için 4 (dört) nüsha olarak düzenlenmiş olan taşınır işlem fişlerinin Kurumca doldurularak, bir nüshası Kurumda kalmak üzere üç nüshasının Başkanlığa gönderileceği taahhüdü yer almalıdır.
(4) Kurumlar, talep başvurularında, kütüphanelerindeki koleksiyonun ve hedef kitlelerinin niteliğini detaylı olarak belirterek belirli bir konudaki kitapların gönderilmesi talebinde bulunabilir. Bu durumda Başkanlık, mümkün olduğunca, bağış veya mübadele fazlası kitaplar içerisinden seçerek Kurumun talep ettiği konudaki kitapları gönderir.
Talep başvurularının incelenmesi ve değerlendirilmesi
MADDE 6- (1) Başkanlığa gönderilen talep başvuruları, değerlendirilmek üzere Aksesyon Şube Müdürlüğüne yönlendirilir.
(2) Aksesyon Şube Müdürlüğü, talep başvurusu üzerinde bu Yönergenin 5’inci maddesinde belirlenen kıstaslar açısından ön incelemeyi yapar. Varsa, eksik kıstasların tamamlanması hususunda talep başvurusunda bulunan Kurum ile yazılı veya sözlü iletişime geçerek ‘eksik kıstasların tamamlanması gerektiğini, aksi takdirde talebin karşılanamayacağını’ bildirir.
(3) Talep başvurularının değerlendirilmesinde, okul ve üniversite gibi eğitim kurumları ile gönderilecek kitapları kamunun faydalanmasına daha çok sunabilecek kurum ve kuruluşların taleplerine öncelik tanınır.
Gönderilecek kitapların ve sayılarının belirlenmesi
MADDE 7- (1) Aksesyon Şube Müdürlüğü, bünyesinde bulunan bağış fazlası kitaplar ile Dış İlişkiler ve Kültürel Faaliyetler Şube Müdürlüğü tarafından mübadele fazlası olarak belirlenen ve Aksesyon Şube Müdürlüğüne devredilen kitapları tarayarak, eğer belirtilmişse talep başvurusunda belirtilen konudaki kitaplar arasından seçim yapar.
(2)Mübadele fazlası kitapların seçilmesi, Dış İlişkiler ve Kültürel Faaliyetler Şube Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilir. Bir kitabın mübadele fazlası olarak seçilebilmesi için, ileride mübadele amacıyla kullanılmak amacıyla yeterli sayıda nüshanın bırakılması esastır. Tek nüshası kalan bir kitap mübadele fazlası olarak kullanılamaz.
(3) Bir kuruma, aynı yıl içerisinde sadece bir kere kitap verilebilir. Farklı yıllarda da olsa, aynı kuruma üç kereden fazla kitap verilemez.
(4) Bir kuruma, bir kerede en az 50 adet kitap verilir. Verilecek kitapların sayısı, Başkanlık Makamının yazılı onayı ile artırılabilir.
(5) Çok ciltli kitaplar, takım halinde tek kitap olarak kabul edilir, ciltlerin her biri ayrı bir kitap olarak değerlendirilmez.
Kontrol ve teslimat işlemleri
Madde 8- (1) Kuruma gönderilmek üzere seçilen kitaplarla ilgili olarak başkanlıktaki yetkili personel tarafından aşağıdaki işlemler gerçekleştirilir:
a) Verilecek kitapların seçimini yapan personel tarafından, seçilen kitapların Milli Kütüphane Veri Tabanından alınan kısa bibliyografik kimliklerinden oluşan bir listesi hazırlanır,
b) Seçimi yapan ve listeyi hazırlayan personel tarafından, listenin sonuna, ‘Seçilen ve bu listede yer alan kitapların Milli Kütüphane koleksiyonunda bulunup bulunmadığı tarafımızca titizlikle kontrol edilmiş olup bu kitapların mükerrer olduğu tespit edilmiştir.’ ibaresi yazılarak imza altına alınır,
c) Liste, ilgili talep başvuru yazısı ile birlikte Başkanlık Makamının onayına sunulur,
ç) Başkanlık Makamının onayı ile son halini alan listede yer alan her kitap için dörder nüsha taşınır işlem fişi hazırlanır,
d) Seçilen kitaplar, taşıma sırasında zarar görmeyecek biçimde paketlenir,
e) Talep edilen kuruma telefon, fax, e-posta veya resmi yazı ile kitapların hazırlandığı bildirilir,
f) Talepte bulunan kurum kargo ile gönderilme şeklini tercih etmişse, kitaplar, gönderi ücreti Kurum tarafından ödenmek üzere kargoya teslim edilir. Talepte bulunan kurum elden teslim şeklini tercih etmişse, kitaplar, Kurumca Milli Kütüphaneye gönderilen görevliye imza karşılığı elden teslim edilir,
g) Kargo ile gönderilen veya elden teslim edilen kitaplara ait taşınır işlem fişleri bir üst yazı ile Kuruma gönderilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Kurumların hak ve sorumlulukları
MADDE 9 - (1) Bağış veya mübadele fazlası olarak belirlenen ve kargo yoluyla gönderilen veya elden teslim edilen kitaplarla ilgili idari, hukuki ve mali tüm hak ve sorumluluklar Kuruma aittir.
(2) Kurumlar, kitapların kaybolması, çalınması veya taşıma sırasında fiziksel olarak zarar görmesi gibi durumlarda Başkanlığa karşı herhangi bir hak ve/veya talep ileri süremezler.
(3) Kurumların, gönderilen kitapları beğenmeme veya diğer nedenlerle iade hakkı yoktur.
(4) Bağış veya mübadele fazlası kitaplar için talep başvurusunda bulunan Kurum, bu Yönerge hükümlerine uymayı kabul etmiş sayılır.
Yürürlük
MADDE 10 - (1) Bu Yönerge, Kültür ve Turizm Bakanı tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 11 - (1) Bu Yönerge hükümlerini Kültür ve Turizm Bakanı yürütür.