Devlet Harcama Belgeleri (Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği (Sıra No:2))

GİRİŞ

1050 sayılı Muhasebei Umumiye Kanunu hükümlerine göre, bütçeden yapılacak harcamalara ait kanıtlayıcı belgelerin asıllarının veya onaylanmış örneklerinin ödeme belgesi ekine bağlanması esastır.

Harcama çeşidine göre ödeme belgesi ekine bağlanacak kanıtlayıcı gerçekleştirme ve yüklenme belgeleri Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirlenmiştir. Bu nedenle saymanlıklarca, ilgili mevzuatında aksine bir hüküm bulunmadığı sürece, bu Yönetmelikte ve bu Tebliğde belirtilenler dışında kanıtlayıcı belge istenmemesi gerekmektedir.

Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin uygulanması ile ilgili olarak aşağıdaki açıklamaların yapılması gerekli görülmüştür.


I- KANITLAYICI BELGELERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

A- TAAHHÜT DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN BELGELER

Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 6 ncı maddesinde belirtilen belgeler ile bu maddenin Muhasebat Genel Müdürlüğüne verdiği yetki çerçevesinde taahhüt dosyasında bulunması gereken belgeler aşağıda sayılmıştır.

Bu belgeleri içeren taahhüt dosyası biri asıl diğeri onaylı suret olmak üzere iki nüsha olarak ödemeden önce veya ilk hakedişle birlikte saymanlıklara verilecektir.

1- Onay belgesi,
2- Yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli,
3- İlanın yapıldığına ilişkin tutanak veya gazete nüshaları,
4- İhale komisyonu kararı veya piyasa fiyat araştırması tutanağı,
5- Sözleşme,
6- Teminata ilişkin alındının örneği,
7- Karara ait damga vergisinin yatırıldığına ilişkin alındının onaylı örneği veya tahsil edildiğine ilişkin tahakkuk birimince onaylı yazı,
8- Başbakanlığın veya Bakanların iznine tabi alımlarda izin yazısı,
9- Yapım işlerinde sözleşmede öngörülmeyen iş artışının zorunlu hale gelmesi ve bu artışın müteahhidine yaptırılması halinde buna ilişkin onay belgesi ve yaklaşık maliyet hesap cetveli ile ek kesin teminata ilişkin belge,
10- Sözleşmelerin devri halinde devir sözleşmesi,
11- Süre uzatımı verilmesi halinde, buna ilişkin karar ve onay,
12- Kesin kabul farklarının ödenmesinde kesin hesap belgeleri,
13- Sözleşmesine dayanılarak verilen müteahhit avanslarının hakedişlerden mahsubunda; avansın veriliş amacına uygun olarak kullanılacağına dair müteahhitten tip sözleşme hükümlerine göre taahhüt alınması gereken hallerde, avansın taahhütte öngörülen ve bildirilen yerlere sarf edildiğini gösterir fatura ve benzeri muteber gerçekleştirme belgeleri.

Ayrıca Bakanlığın vizesine ve/veya Sayıştay’ın tesciline tabi sözleşmelerde, vize ve/veya tescile ilişkin yazının tarih ve sayısı ödeme belgesi üzerinde belirtilecektir.

Uluslar arası anlaşmalar gereğince sağlanan dış finansman ile yaptırılacak olan ve finansman anlaşmasında farklı ihale usul ve esaslarının uygulanacağı belirtilen mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ilişkin giderlerin tahakkuk veya ödenmesinde, gider türleri itibarıyla Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgelerin ödeme belgesine bağlanması esastır.

Bu belgelerden yabancı dilde düzenlenmiş olanların tahakkuk dairelerince onaylı Türkçe tercümelerinin ayrıca ödeme belgesine bağlanması gerekmekte olup, belgelerin yabancı dildeki asılları ile taahhütlere ilişkin diğer belgeler tahakkuk dairelerinde muhafaza edilecektir.

Söz konusu giderlerle ilgili olarak saymanlıklara verilecek taahhüt dosyasında bulunması gereken belgeler aşağıda sayılmıştır.

- İta amiri onay belgesi,
- Şartnameler (Teknik şartname hariç),
- İlanın yapıldığına ilişkin tutanak,
- İhale komisyon kararı,
- Kredi antlaşmasında öngörülmüş ise kreditör onay belgesi,
- Sözleşme,
- Teminata ilişkin alındının onaylı örneği,
- Karara ilişkin damga vergisi alındısı.

Dış proje kredilerinden yapılacak harcamalara ilişkin belgeler konusunda ortaya çıkacak tereddütlerin giderilmesi için Bakanlığımıza (Muhasebat Genel Müdürlüğü) başvurulacaktır.

B- TEDAVİ GİDERLERİNDE ARANILACAK BELGELER

1- Yönetmeliğin 15 inci maddesinde eczanelere yapılacak ödemelerde, ilaç fiyat kupürlerinin ve barkot (çizgikod) diyagramının yapıştırılmış olduğu reçetenin ödeme belgesine bağlanması öngörülmüştür. İlaç kutuları üzerinde hem fiyat kupürü hem de barkot diyagramının bulunması halinde her ikisinin de; bunlardan sadece birisinin bulunması halinde ise, bulunan fiyat kupürü ya da barkot diyagramının reçeteye yapıştırılması yeterli olacaktır.

2- Tedavi giderlerinin ödenmesinde aranacak belgeler arasında sayılan “hasta sevk kağıtları”, ihtiyaca göre bir, iki ya da üç nüsha olarak düzenlenecektir. Zorunlu durumlarda Yönetmeliğin 4 üncü maddesinde öngörüldüğü şekilde onaylanmış fotokopileri de kabul edilecektir. Diğer taraftan, ödemelerde Bakanlığımızca bu konuda yayınlanan bütçe uygulama talimatlarında belirtilen hususların dikkate alınması gerekmektedir.



C- YOLLUK ÖDEMELERİNDE ARANILACAK BELGELER

Yönetmeliğin 27 nci maddesinde uçakla yapılan yolculuklarda uçak biletinin; bilette kayıtlı gidiş-dönüşten birisinin kullanılmaması nedeniyle biletin iadesi gerektiği takdirde, gerçekleşen seyahat ücretini gösteren belgenin ve yolculuğun uçakla yapılmasına ilişkin onayın aranması gereken hallerde söz konusu onayın ödeme belgesine bağlanması öngörülmüştür.

Yukarıda yer alan hükümlerden anlaşılacağı üzere ödeme belgesine asıl olarak uçak biletinin bağlanması gerekmektedir. Ancak, uçak biletinin kaybedilmesi durumunda ilgililerin zarara uğramalarını önlemek amacıyla aşağıdaki şartlarla bilet bedellerinin mahsubu ya da ilgililere ödenmesi uygun görülmüştür.

1- İlgilinin bağlı olduğu tahakkuk dairesi yol masraflarının Devlet tarafından karşılanacağını, söz konusu masrafların yerli ya da yabancı başka bir kurum tarafından ya da başka bir suretle karşılanmadığını gösteren bir belgeyi düzenleyerek ödeme belgesine ekleyecektir.

2- Kaybedilen biletin ilgili havayolu firmasında kalan nüshasının bir örneğine, havayolu firması tarafından seyahatin gerçekleştiğine dair şerh konulduktan sonra söz konusu onaylı bilet örneği ödeme belgesine bağlanacaktır.

3- Havayolu firmalarından kredili olarak sağlanan uçak biletlerine ilişkin olarak düzenlenen fatura bedellerinin hava yolu firmalarına ödenmesinde, görevlendirmeye ilişkin onay belgesinin bir örneği de fatura ile birlikte ödeme belgesi ekine bağlanacaktır.

4- 6245 sayılı Kanunun 33 üncü maddesinin (b) fıkrasında belirtilen denetim elemanlarının görevleri nedeniyle özel şahıslardan ev veya pansiyon kiralamaları halinde; ilk ödemede kira sözleşmesinin aslı, sonraki ödemelerde ise onaylı örneği ödeme belgesine bağlanacaktır. Kira bedelinin kiralayanın banka hesabına yatırılmak suretiyle ödenmiş olması durumunda, banka makbuzunun bir örneğinin de ayrıca ödeme belgesi ekine bağlanması zorunludur.

D- LOJMAN TAZMİNATI ÖDEMELERİNE İLİŞKİN BELGELER

Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 11 inci maddesinin birinci fıkrasının (8) numaralı bendinde, lojman tazminatı ödemelerinde, tazminattan yararlanacakları gösteren onaylı listenin personel birimince ödeme belgesi ekine bağlanması öngörülmektedir.

Ödeme belgesi ekine bağlanacak onaylı liste, aşağıdaki açıklamalara göre ve Ek:1 de gösterilen “Lojman Tazminatı Bilgi Formu”na dayanılarak düzenlenecektir.

1- Lojman tazminatı bilgi formu, lojman tazminatından yararlanma hakkına sahip personel tarafından düzenlenerek daire amirine onaylatıldıktan sonra ilgili personel birimine verilecektir.

2- Personel birimince, bu formlara dayanılarak lojman tazminatından yararlanacakların listesi düzenlenecek ve onaylandıktan sonra aylık bordroya bağlanmak üzere tahakkuk dairesine teslim edilecektir. Lojman tazminatı bilgi formları ödeme belgesine bağlanmayacak, bu formlar personel birimlerince saklanacaktır.
3- Tazminattan yararlanacakları gösteren liste her mali yılın başında düzenlenecek ve o yıla ait ilk ödeme belgesine bağlanacaktır. Tazminattan yararlanacak personelin durumunda değişiklik olması halinde, değişikliğe ait liste hazırlanarak o aya ait aylık bordroya bağlanmak üzere tahakkuk dairesine teslim edilecektir.

E- KAMULAŞTIRMA BEDELLERİNİN ÖDENMESİNDE DİKKAT
EDİLECEK HUSUSLAR VE ARANACAK BELGELER

4/11/1983 tarihli ve 2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu ve bu Kanunda değişiklik yapan 24/4/2001 tarihli ve 4650 sayılı Kanun hükümleri uyarınca, Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde 7/3/2003 tarihli ve 25041 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Yönetmelikle kamulaştırma bedellerinin ödenmesinde ödeme belgesine bağlanacak belgeler yeniden düzenlenmiş olup, uygulama birliği sağlanması bakımından aşağıdaki açıklamaların yapılması gerekli görülmüştür.

1- 2942 sayılı Kamulaştırma Kanununun değişik 19 uncu maddesi hükmü gereğince, kamulaştırılan yerin idare adına tesciline ilişkin karara Hazine tarafından itiraz edilmesi halinde, Mahkemenin taşınmaz malın idare adına tesciline karar verebilmesi için kamulaştırma bedelinin, ilerde hak sahipliğini ispat edecek kişiye ödenmek üzere, idarece ilanda belirtilen bankada açılacak üçer aylık vadeli hesaba yatırılması gerekmektedir.

İstikrar kazanmış Yargıtay içtihatları uyarınca tapuda kayıtlı taşınmazlar üzerindeki ipotek ve diğer ayni haklar, kamulaştırma işlemi ile birlikte bedele dönüşmektedir. Bu nedenle kamulaştırmayı yapan idarelerce bir taraftan taşınmazın malikine ve taşınmaz üzerinde hakkı bulunan kişilere gerekli duyurunun yapılması; diğer taraftan da alacaklıların haklarının muhafazası için, bankaya yatırılan kamulaştırma bedelinin alacaklılar adına bloke edilerek kamulaştırılan taşınmazın idare lehine tescilinin ilişiksiz olarak yapılmasından sonra alacaklılara ödenmesinin sağlanması gerekmektedir.

2- Tapuda kayıtlı olmayan veya mülkiyeti ihtilaflı olan ya da ipotek ve diğer ayni haklarla takyitli bulunan taşınmazların kamulaştırma bedellerinin ödenmesinde;

- Kamulaştırma kararı,
- Kıymet takdir komisyonu kararı ile uzlaşma komisyonu ve malik ya da vekili tarafından imzalanmış tutanak,
- Tapuda kayıtlı olmayan taşınmaz malların kamulaştırılmasında, zilyedliğin tespitine ilişkin mahkeme kararı,
- Bedelde anlaşılamaması halinde bedel tespitine, hak sahibinin tespit edilemediği durumlarda ise ilerde ortaya çıkacak hak sahibine ödenmek üzere paranın bankada bloke edilmesine ilişkin mahkeme kararı,

ödeme belgesine bağlanacaktır. Ayrıca, satın alma usulü ile yapılan kamulaştırmalarda taşınmazın idare adına ferağının verildiğine ilişkin resmi senedin onaylı örneği aranacaktır. Diğer taraftan, kamulaştırma bedellerinin mahkeme kararına uygun olarak alacaklılar adına ilanda belirtilen bankalara yatırılması halinde, diğer hak sahiplerinin haklarının korunması için ödemenin ancak mahkeme kararına dayanılarak ve kamulaştırmayı yapan idarenin bildireceği şartlar çerçevesinde yapılacağı, bankaya yazılı olarak bildirilecektir.

F- BELGE ÖRNEKLERİNİN ÖDEME BELGESİNE BAĞLANABİLECEĞİ
HALLER

Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 4 üncü maddesi hükmü gereğince, fatura ve ayniyat tesellüm makbuzunun asıllarının ödeme belgesine bağlanması esastır. Ancak, bazı tahakkuk dairelerine gönderilen faturalar çeşitli nedenlerle kaybolmakta ve ödemenin onaylı fatura örneklerine dayanılarak yapılması zorunluluk arzetmektedir. Ödemelerin onaylı fatura örnekleri ödeme belgesine bağlanmak suretiyle yapılabilmesi hususunda Bakanlığımıza yapılan başvurular ödemelerde gecikmelere neden olduğundan, kaybolan faturalarla ilgili olarak tahakkuk daireleri ve saymanlıklarca aşağıda açıklandığı şekilde işlem yapılması uygun görülmüştür.

1- a) Kamu kurumları tarafından düzenlenen ve kaybolduğu anlaşılan faturaların, bunları düzenleyen idarelerde bulunan dipkoçanından çıkarılan ve aslına uygunluğu ilgili kamu kurumları tarafından,

b) Özel kişiler tarafından düzenlenen faturaların kaybolması halinde ise dipkoçanından çıkarılan ve aslına uygunluğu ilgili tahakkuk memuru tarafından,

Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 4 üncü maddesinde öngörüldüğü şekilde onaylanan örneklerine dayanılarak, gider tahakkuk ettirilecektir.

2- Bu şekilde yapılacak gider tahakkuklarında, borcun zaman aşımına uğrayıp uğramadığı ve fatura bedelinin daha önce tahakkuk ettirilip ettirilmediği hususuna dikkat edilecektir.

3- Saymanlıklar, tahakkuk dairelerince (1) numaralı fıkrada açıklandığı şekilde tahakkuk ettirilen giderleri, onay işleminin usulüne uygun olarak yapıldığını gördükten ve 1050 sayılı Muhasebei Umumiye Kanununun 81 inci maddesi gereğince yapılacak inceleme işleminden sonra uygun bulunması halinde, mükerrer ödeme yapılmaması hususunda gerekli tedbirleri alarak ödeyeceklerdir.


II- ÖDEME YAPILACAK KİŞİLER

Devlet bütçesinden yapılacak bir gider asıl alacaklı adına tahakkuk ettirilir ve ödenir. Ödemelerin asıl alacaklı dışındaki kişilere hangi belgeler karşılığında yapılacağı Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 7 nci maddesinde ayrıntılı olarak düzenlenmiştir. Ancak uygulamada doğabilecek tereddütlerin giderilmesi bakımından aşağıdaki açıklamaların yapılması uygun görülmüştür.

1- Devlet memurlarının ilgili Yönetmelik ve bütçe uygulama talimatlarına uygun olarak serbest diş tabiplerine yaptırdıkları diş tedavilerine ilişkin Devletçe karşılanacak bedelin alacaklısı serbest diş tabibi olmayıp, memurun bizzat kendisidir. Bu nedenle alacağın memur adına tahakkuk ettirilmesi ve doğrudan memura ödenmesi gerekmektedir.

Diğer taraftan, memurun tedavisinde kullanılacak protezlerin, memur veya yakınları tarafından medikal firmalarından temininde de yukarıdaki fıkraya göre işlem yapılması gerekmektedir.
Ancak, memur adına tahakkuk ettirilen bu alacağın diş tabibine ödenebilmesi için, Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 7 nci maddesi hükmü gereğince memur tarafından verilmiş vekaletname aranacaktır.

2- Tüzel kişilerin alacaklarının kanuni temsilcilerine ödenmesinde, noterce onaylı imza sirküleri ile ilgilinin tahsile yetkili olduğunu gösteren belge, bunların tayin ettikleri vekile yapılacak ödemelerde ise sadece noterce düzenlenmiş vekaletname aranacaktır.

Uygulamada, noterlerce düzenlenen imza sirkülerinde aynı zamanda ilgili kişi veya kişilerin tüzel kişiliği “temsil ve ilzam”a yetkili oldukları belirtilmesine rağmen ayrıca yetki belgesi istenildiği, yetki belgesi istenilen kişinin noterde bir başkasına vekalet vererek alacağın vekile ödenmesinin sağlandığı Bakanlığımıza intikal eden bilgilerden anlaşılmaktadır.

6762 sayılı Türk Ticaret Kanunu hükümlerine göre şirket tüzel kişiliğini ortaklara ve üçüncü şahıslara karşı temsil selahiyet ve yetkisi anonim şirketlerde idare meclislerine, diğerlerinde ise şirket ana sözleşmesinde aksine bir hüküm olmadıkça ortakların ekseriyeti ile ortaklardan birine veya birkaçına verilebilmektedir. Şirketi temsile selahiyetli olan kimse, şirketin gayesine dahil olan her nevi iş ve hukuki muameleleri şirket namına yapmak ve şirket tüzel kişiliğinin unvanını kullanmak selahiyetini haizdir. Bu selahiyeti tahdit eden her şart, hüsnüniyetle hareket eden üçüncü şahıslara karşı hükümsüzdür.

Bu nedenle noterde düzenlenen imza sirkülerine ilişkin belgede ilgili kişi veya kişilerin, tüzel kişiliği birlikte veya münferiden “temsil ve ilzam”a yetkili olduklarının belirtilmiş olması halinde, bu kişi veya kişilere yapılacak ödemelerde ayrıca tahsile yetkili olduğuna dair belge istenilmesine gerek bulunmamaktadır.

3- Herhangi bir alacağı temellük eden kişilere yapılacak ödemelerde, noterce onaylanmış alacak temliknamesinin ödeme belgesine bağlanması gerekmektedir.

Alacağı temellük eden yeni alacaklı hakkında ilgili kuruluş ödeme planlarında asıl istihkak sahibi için öngörülen esaslar uygulanacaktır.

4- Yönetmeliğin 7 nci maddesinde Vekaletname Defterine kaydedileceği belirtilen vekaletname, imza sirküleri, nüfus cüzdanı sureti, mahkeme ilamı, veraset ilamı, kayyım tayinine ilişkin ilam gibi belgeler, ödeme belgelerine bağlanmayarak, saymanlıkta açılacak dosyalarda saklanacaktır. Vekalet veya temsilden azletme yazıları geldiğinde, Defterin “açıklama” sütununa bu husus kaydedilerek, vekaletnamenin üzerine kırmızı kalemle vekaletten azil yazısının tarih ve numarası yazılacaktır.

5- Döner sermaye saymanlıklarınca tedavi bedeli karşılığı hasta veya yakınlarından tahsil edilen paralardan herhangi bir nedenle iadesi gerekenlerin hasta veya vekiline ödenmesi esastır. Ancak, 7/3/2003 tarihli ve 25041 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Yönetmeliğin 2 nci maddesi ile Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 7 nci maddesine eklenen fıkra hükmü gereğince; söz konusu paraların çeşitli nedenlerle hastaya ödenememesi durumunda ödemenin, paranın tahsili sırasında düzenlenen alındıda hasta dışında kimliği belirtilen diğer kişilere yapılabilmesi mümkün bulunmaktadır. Bu durumda vekaletname aranmayacak ancak, ödeme yapılan kişinin kimliğinin onaylı örneği ödeme belgesine bağlanacaktır. Hasta sahiplerinin mağdur olmaması bakımından kimlik fotokopilerinin onay işlemi, Yönetmeliğin 4 üncü maddesi hükümleri de dikkate alınarak döner sermaye işletmesi müdürlüğü veya saymanlık müdürlüğünün yetkililerince kimlik belgelerinin asılları görülmek suretiyle yapılabilecektir.


III. YÜRÜRLÜK

14/1/2003 tarihli ve 24993 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 2 sıra no.lu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği ile ek ve değişiklikleri yürürlükten kaldırılmıştır.

Bu Tebliğ, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

Tebliğ olunur.

Ekler için tıklayınız.