MİLLİ KÜTÜPHANE BAŞKANLIĞI TEKNİK ÇALIŞMALAR YÖNERGESİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

Madde 1– (1)Bu Yönergenin amacı, materyallerin, derleme, satın alma, bağış alma, değişim, devir ve ileride benimsenecek benzeri yöntemlerle Milli Kütüphane Koleksiyonuna sağlanmasından arşivlenerek kullanıcıların hizmetine sunulmasına kadar geçen süreçte, Başkanlık ilgili birimlerince yürütülen teknik iş ve işlemlere ilişkin usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam

Madde 2- (1)Bu Yönerge, materyallerin, derleme, satın alma, bağış alma, değişim, devir ve ileride benimsenecek benzeri yöntemlerle Milli Kütüphane Koleksiyonuna sağlanmasından,  arşivlenerek kullanıcıların hizmetine sunulmasına kadar geçen süreçte Başkanlık ilgili birimlerince yürütülen teknik iş ve işlemleri kapsar.

Dayanak

Madde 3– (1)  Bu Yönerge, 23/3/1950 tarihli ve 5632 sayılı Milli Kütüphane Kuruluşu Hakkında Kanun’un 2 nci maddesi ile 16/4/2003 tarihli ve 4848 sayılı Kültür ve Turizm Bakanlığı Teşkilatı ve Görevleri Hakkında Kanun’un 15 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

Madde 4- (1) Bu Yönerge’de geçen;

a) Bağış Materyal Seçme ve Değerlendirme Komisyonu: Milli Kütüphane Başkanlığı Materyal Bağış Alma Yönergesi hükümlerine göre oluşturulan ve çalışmalarını yürüten Komisyonu,

b) Başkanlık: Milli Kütüphane Başkanlığını,

c) Bibliyografik denetim: AACR2 (Anglo Amerikan Kataloglama Kuralları 2 ), DOS 20 (Dewey Onlu Sınıflama Sistemi), RDA (Resource Description and Access), DOI (Digital Object Identifier) ve MARC21 kuralları doğrultusunda hazırlanmış bibliyografik kayıtların, yine bu kurallar doğrultusunda kontrolünün yapılarak doğrulanması işlemini,

ç) Birim:Bu Yönerge kapsamında kendi görev alanında bulunan iş ve işlemleri yürütmekle sorumlu, Milli Kütüphane Başkanlığı bünyesindeki idari birimi,

d) (Değ: 23/02/2018 – 111840 – BO) Defter: 18/1/2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliğinin 9 uncu maddesi gereği materyalin özelliğine göre tutulan defteri,

e) Güvenlik şeridi:Kitap ve süreli yayın türündeki materyallerin, Kütüphane içerisinde izin verilmiş kullanım alanları dışına çıkarılmasının önlenmesi ile güvenliklerini temin amacıyla belli sayfa aralarına ya da uygun bir yerlerine yerleştirilen ve materyallerin izin verilmiş kullanım alanları dışına çıkarılmaları halinde alarm sisteminin uyarı vermesini sağlayan şeridi,

f) IFLA (International Federation of Library Associations and Institutions): Uluslararası Kütüphane Dernekleri ve Kurumları Federasyonu

g) İzleme işlemi: Kütüphaneye gelen süreli yayınların, niteleme işlemlerinin tamamlanmasından sonra sayı takibinin yapılabilmesi ve bunları okuyucuların görebilmesi amacıyla yıl, cilt, sayı bilgilerinin belli kurallar içerisinde kütüphane otomasyon sisteminde ayrı bir alana kaydedilmesi işlemini,

ğ) (Değ: 23/02/2018 – 111840 – BO) Kaşe: Materyalin, dış ön kapak iç kısmına ya da uygun başka bir yerine basılan; üzerine sağlama, sistem,  takip (D.N.), Dewey ve yer numarası ile değeri ve sağlama şekli gibi erişim ve niteliğine ilişkin bilgilerin kaydedildiği kaşeyi (Ek-1, Şekil 1),

h) Kitap: Sayfaların bir araya getirilmesiyle oluşan, başı ve sonu olan, tamamlanmış, farklı konulardaki eserleri,

ı) Kitap dışı materyal: Fiziksel olarak kitap ve süreli yayınlardan farklı olan afiş, lobi afiş, davetiye, kartpostal, röprodüksiyon, takvim, dijital materyaller kartografik materyaller, optik materyaller, sanat orijinalleri, objeler, nota partikülleri, taş plak ve plastik plak vb. gibi çeşitli bilgiler içeren ve gerektiğinde bir araç yardımı ile kullanılabilen materyali (Ek-2),

i) Koleksiyon: Milli Kütüphane Başkanlığı bünyesinde arşivlenen her türlü belge ve bilgi ortamlarının tamamını,

j) Konservasyon işlemi: Materyallerin fiziksel, kimyasal veya biyolojik tahrip unsurlarına karşı korunması ve varlıklarının sürdürülmesi amacıyla yapılan çalışmaları,

k) Koruncak: Materyallerin zarar görmeden arşivlenip depolanmalarını sağlamak amacıyla içine yerleştirildikleri kılıf, kutu gibi koruma kabını,

l) Materyal: Her türlü bilgiyi içeren basılı, görsel-işitsel, el yazması ve elektronik kütüphane materyalini,

m) Materyal Seçme ve Değerlendirme Komisyonu: Milli Kütüphane Başkanlığı Materyal Seçme Yönergesi hükümlerine göre oluşturulan ve çalışmalarını yürüten Komisyonu,

n) Mühür:Milli Kütüphane Başkanlığı mührünü,

o) Niteleme işlemi: Standart niteleme kurallarına göre (Anglo Amerikan Kataloglama Kuralları (AACR) , RDA (Resource Description and Access), DOI (Digital Object Identifier), MARC ve Dewey Onlu Sınıflama Sistemine (DDC), 297 İslam Dini Sınıflama Cetveline göre) materyalin kaydını,

p) Sağlama numarası:Satın alma, bağış alma, değişim, devir ve ileride benimsenecek benzeri yöntemlerle sağlanan materyallere verilen, bu materyallerin sağlama şeklini, tarihini ve sırasını gösterir numarayı,

r) Sistem numarası:Kütüphane otomasyon sistemi tarafından, programa kaydı yapılan materyal için verilen numarayı,

s) Süreli yayın: Önceden belirlenmiş bir bitiş tarihi olmayan, birbirini izleyen bölümler halinde düzenli veya düzensiz aralıklarla yayınlanan, her bölümde birden çok kişinin değişik türlerde yazılarını içeren genellikle numerik ya da kronolojik (yıl, sayı gibi) ifadeler taşıyan yayınları,

ş) Taşınır Mal Yönetmeliği: 18/1/2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Taşınır Mal Yönetmeliği’ni, 

t) Yazma ve nadir eser: Elle yazılmış, tarihi, sanat veya içerik değeri olan kitap, mecmua, mektup, ferman, berat, levha, hat ve benzeri eserler ile 1/11/1928 tarihli ve 1353 sayılı Türk Harflerinin Kabul ve Tatbiki Hakkında Kanunun yürürlüğe girdiği 3/11/1928 tarihinden önce eski harfle basılmış eserleri,

u) Yer numarası:Materyalin depodaki yerini gösterir numarayı,

ü) (Ek: 23/02/2018 – 111840 – BO) Takip No (D.N.): Kullanıcı hizmetine sunulmak üzere koleksiyona sağlanan materyallere, türlerine göre ve birden başlayarak verilen numarayı,

ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Materyal Sağlama Türleri

Materyal sağlama

Madde 5- (1)Başkanlık, Kanunlarla kendisine verilen görev ve sorumlulukları yerine getirebilmek ve mevcut Koleksiyonunu sürekli zenginleştirmek amacıyla materyal sağlar.

(2)Materyal sağlama işlemleri, sağlama türüne göre ilgili Kanun ve mevzuat hükümlerine uyularak gerçekleştirilir.

(3) Koleksiyona materyal, öncelikle ve asıl olarak derleme yoluyla sağlanır.  Derleme yoluyla sağlanamamış, sağlanma olanağı bulunmayan veya güncel olarak takibi gerekli olan materyaller için satın alma, bağış alma, değişim, devir ve ileride benimsenecek benzeri yöntemlerle materyal sağlanabilir.

Derleme yoluyla sağlama

Madde 6– (1) Derleme yoluyla materyal sağlama, 22/2/2012 tarihli ve 6279 sayılı Çoğaltılmış Fikir ve Sanat Eserlerini Derleme Kanunu ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine göre gerçekleştirilir.

Satın alma yoluyla sağlama

Madde 7– (1) Koleksiyonda bulunmayan ve diğer sağlama yöntemleri ile Koleksiyona sağlanamamış Türkçe ve yabancı dil basılı yayın, kitap dışı materyal, yazma ve nadir eser ile elektronik yayın türündeki materyaller ile güncel takip edilmesi gereken ulusal gazete ve dergiler satın alma yoluyla sağlanabilir.

(2) Satın alınacak materyal, Milli Kütüphane Başkanlığı Materyal Seçme Yönergesi hükümlerine göre seçilir. Seçilen materyal, 4/1/2002 tarihli ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun materyal türüne uygun düşen hükümleri doğrultusunda satın alınarak Koleksiyona kazandırılır.

Bağış alma yoluyla sağlama

Madde 8- (1)Bağış yapmak isteyen gerçek veya tüzel kişilerin başvurusunun Bağış Materyal Seçme ve Değerlendirme Komisyonu tarafından uygun bulunması sonucunda Koleksiyona bağış alma yoluyla materyal sağlanır.

(2)Bağış alma yoluyla materyal sağlama işlemleri, Milli Kütüphane Başkanlığı Materyal Bağış Alma Yönergesi hükümlerine göre gerçekleştirilir.

(3)Bu şekilde sağlanan materyallerden, Koleksiyonda bulunmayanların teknik işlemleri ilgili birimlerde yapılır; Koleksiyonda bulunanlar ise teknik işlemi yapılmaksızın Bağış ve Mübadele Fazlası Kitapları Değerlendirme Yönergesi hükümleri kapsamında bağış fazlası olarak ayrılır ve talep halinde kurumlara gönderilmek üzere ilgili birimde muhafaza edilir.

Değişim yoluyla sağlama

Madde 9- (1)Diğer ülke kütüphanelerinden gönderilen değişim listelerinden seçilen materyaller, Koleksiyona değişim yoluyla kazandırılır.

(2)Değişim yoluyla materyal sağlama işlemleri, Milli Kütüphane Başkanlığı Materyal Seçme Yönergesi ile IFLA ve diğer ülkelerle yapılmış ikili anlaşmalardaki değişim hükümlerine göre gerçekleştirilir.

Devir yoluyla sağlama

Madde 10- (1) Devir yapmak isteyen kurum ya da kuruluşların başvurusu üzerine, Milli Kütüphane Başkanlığınca devri uygun görülen materyaller devir yoluyla sağlanır.

(2) Devreden kurum, Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri doğrultusunda materyallerin devrini gerçekleştirir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Sağlama ve Niteleme Teknik İşlemleri

Kitapların sağlama teknik işlemleri

Madde 11- (1) Derleme, satın alma, bağış alma, değişim, devir ve ileride benimsenecek benzeri yöntemlerle Koleksiyona sağlanan kitapların, öncelikle sağlama teknik işlemleri yapılır.

(2) Kitap türü yayınlara yönelik olarak aşağıdaki sağlama teknik işlemleri sırasıyla gerçekleştirilir:

a) Derleme yoluyla sağlanmış kitapların derleme onlineprogramından bilgilerinin doğruluğu kontrol edilerek derleme alım işlemi yapılır. Sağlama türüne bakılmaksızın tüm kitapların bilgisayar programına girişi yapılır. Derleme dışındaki yöntemlerle sağlanan kitaplar için programdan bir sağlama numarası alınır. Bu numara kaşe üzerinde “sağlama no” karşısına yazılır.

b) Kütüphane otomasyon sisteminin sağlama modülüne, kitabın türü, adı, yazarı, yayınlayanı, yılı, ISBN, fiziksel boyutu, sağlama türü, fiyat ve sağlama numarası kaydedilmek suretiyle ön kayıt işlemi gerçekleştirilir. Kitap için Fiyat Takdir Komisyonu tarafından fiyat takdiri yapılarak kaşe üzerinde “değeri” karşısına yazılır ve kitabın son sayfasına Fiyat Takdir kaşesi basılır.

c)Kitabın ilk sayfasına, 11’inci, 101’inci, 201’inci sayfalarına (ve her 100 sayfada bir) mühür basılır (Ek-1, Şekil 2).

ç) Derleme yoluyla sağlanmış kitapların son sayfasının alt kısmına “devlet nüshası” kaşesi basılır (Ek-1, Şekil 3).

d) Kitabın uygun bir sayfasına güvenlik şeridi yapıştırılır.

e)Satın alma, bağış alma, değişim, devir ve ileride benimsenecek benzeri yöntemlerle temin edilen kitabın sağlama türü, sağlama kaynağına ilişkin kod ve işaretler, temin edildiği gerçek veya tüzel kişi adı ile kitap yurt dışından sağlanmışsa ülke adı kaşe üzerinde “sağlama şekli” karşısına yazılır.

f) Boyut itibariyle, kodlama, mühürleme ve kaşeleme gibi teknik işlemler üzerinde gerçekleştirilemeyecek kadar küçük olan kitaplar, standart koruncağın içerisine konulur. Mühür ve kaşe, bu koruncağın dış kapak iç yüzüne vurulur.

(3)Sağlama teknik işlemleri, kitabın niteleme teknik işlemlerine hazır hale gelmesi ile tamamlanır.

Kitapların niteleme teknik işlemleri

Madde 12- (1)Sağlama teknik işlemleri tamamlanmış kitabın niteleme teknik işlemleri yapılır.

(2)Kitaplar için aşağıdaki niteleme teknik işlemleri sırasıyla gerçekleştirilir:

a)Kitaplar boyutuna göre gruplandırılır;

1) (Değ: 23/02/2018 – 111840 – BO)  Türkiye’de basılmışlardan boyu, 25 cm’e kadar (25 cm dahil) olanlar AD, 25 cm’den büyük olup 35 cm’e kadar (35 cm dahil) olanlar BD, 35 cm’den büyük olanlar ise CD boy grubuna ayrılır.

2) (Değ: 23/02/2018 – 111840 – BO)  Türkiye dışında basılmışlardan boyu, 25 cm’e kadar (25 cm dahil) olanlar A, 25 cm’den büyük olup 35 cm’e kadar (35 cm dahil) olanlar B, 35 cm’den büyük olanlar ise C boy grubuna ayrılır.

3) Türkiye dışında basılmış olmakla birlikte, Türkiye’de dağıtımı yapılan ve derleme yoluyla sağlanan kitaplar, Türkiye’de basılmışlar gibi boy grubuna ayrılır.

4) Kitaba sırasıyla, yıl, boy grubu kısaltması, sıra numarasıverilerek yer numarası oluşturulur.

5) (Ek: 23/02/2018 – 111840 – BO) Türkiye’de ya da yurt dışında basılmış kitapların eni 25 cm’den büyük ise bu tür kitaplar boylarına göre değil enlerine göre kodlanır.

b) Kitapların kütüphane otomasyon sistemi üzerinden niteleme teknik işlemleri yapılır.  Kütüphane otomasyon sistemi kitap için bir sistem numarası verir, bu numara kaşe üzerinde “sistem no” karşısına yazılır.

c) (İlga: 23/02/2018 – 111840 – BO)

ç) (Değ: 23/02/2018 – 111840 – BO) Kitaplar için oluşturulmuş olan yer ve takip numaraları (D.N) hem kütüphane otomasyon sistemine kaydedilir hem de kaşe üzerinde “yer no” ve “takip no (D.N.)” karşısına yazılır. Yer numarası ayrıca etikete de aktarılarak kitabın dış kapak sırt üst kısmına yapıştırılır, bu kısma yapıştırılamaması halinde ise dış kapak ön üst sol kısma yapıştırılır (Ek-1, Şekil 4).

d) (Değ: 23/02/2018 – 111840 – BO) Kitabın kütüphane otomasyon sistemine kaydı tamamlanınca, program tarafından kitaba bir barkod numarası verilir. Bu numara etikete aktarılır, kitabın arka kapak dış yüzünün alt tarafına yapıştırılır (Ek-1, Şekil 5). Başkanlığın uygun bulması halinde, barkod etiketi uygulaması yerine yahut bu uygulama ile birlikte, teknolojik gelişmelerin getirdiği yeni uygulamalara gidilmesi de mümkündür.

e) Niteleme teknik işlemleri tamamlanan materyaller, ilgili birimlerce uygun boyutlarda arşivlenir.

Süreli yayınların sağlama teknik işlemleri

Madde 13- (1)Derleme, satın alma, bağış alma, değişim, devir ve ileride benimsenecek benzeri yöntemlerden biriyle Koleksiyona sağlanan süreli yayınların sağlama teknik işlemleri yapılır.

(2) Derleme yoluyla sağlanmış materyalin, derleme programından bilgilerinin doğruluğu kontrol edilerek derleme alım işlemi yapılır. Eksik gelen materyallerin sayıları derleme programında belirtilir. Daha sonra bu yayınların gelmesi halinde programdan “eksik” ibaresi kaldırılır.        

(3) Sağlama teknik işlemleri, materyalin niteleme teknik işlemlerine hazır hale gelmesi ile tamamlanır.

Süreli yayınların niteleme teknik işlemleri

Madde 14– (1)Sağlama teknik işlemleri tamamlanmış süreli yayınların niteleme teknik işlemleri yapılır.

(2)Süreli yayınlar için aşağıdaki niteleme teknik işlemleri sırasıyla gerçekleştirilir:

a) Materyaller, adlarına göre alfabetik olarak gruplara ayrılır, aynı dergi ya da gazete bir arada olacak şekilde düzenlenir.

b) Gruplara ayrılmış materyalin, kütüphane otomasyon sisteminden kontrolü yapılarak, programda kaydının bulunup bulunmadığı tespit edilir.

c) Kütüphane otomasyon sisteminde kaydının olmadığı ve Koleksiyona ilk defa geldiği tespit edilen materyal, boyutuna göre gruplandırılır: Türkiye’de basılmışlardan, 25 cm’e kadar olan SA, 26 cm’den 35 cm’e kadar olan SB, 36 cm’den 45 cm’e kadar olan SC, 46 cm ve üzerinde olan ise SÇ boy grubuna ayrılır. Materyale sırasıyla, geldiği yıl, boy grubu kısaltması, geldiği yıldaki kayıt sırası verilerek yer numarası oluşturulur. Türkiye dışında basılmış materyallere ise sırasıyla, bulunduğu depo numarası, yabancı dilde yayın olduğunu belirtir YD kısaltması ve eser adının ilk harfi büyük harfle verilerek yer numarası oluşturulur (Ek-1, Şekil 6).Ancak yabancı dillerdeki yayınların sayısının artması durumunda depo numarası yerine yıl, YD kısaltması ve o yıla ait yayın giriş sırası sayı ile verilebilir.

(ç)Kütüphane otomasyon sisteminde kaydının olmadığı ve Koleksiyona ilk defa geldiği tespit edilen materyalin kütüphane otomasyon sistemi üzerinden niteleme teknik işlemleri yapılır ve izleme süreci başlatılır.

(d)Kütüphane otomasyon sisteminde kaydının olduğu, Koleksiyona daha önce en az bir sayısının geldiği ve niteleme teknik işleminin yapılmış olduğu tespit edilen materyale ait yıl, cilt, sayı, sayfa sayısı ve fiyat bilgileri, kütüphane otomasyon sisteminin izleme modülüne kaydedilir; böylece materyal, devam etmekte olan izleme sürecine dâhil edilir.

(e)İzleme sürecinde, cilt bütünlüğünün sağlandığı anlaşılan materyal grubu, ciltleme işlemi yapılmak üzere hazırlanır ve “ciltli” olduğuna ilişkin bilgi, kütüphane otomasyon sistemine kaydedilir.

(3) Ciltlemeye hazır hale gelen materyal grubu; yer numarası, adı, cildi, cilt içerisindeki sayı numaraları, yılı, fiyatı, boyutu, sayfa sayısı, cilde gönderenin adı-soyadı, gönderme tarihinin yazılı olduğu cilt fişi ( Ek-1, Şekil 7) ekinde, ciltlemesi yapılmak üzere bir tutanak ve ekli liste ile ciltleme yapacak birime teslim edilir.

Süreli yayınların ciltleme işlemleri

Madde 15– (1)Ciltleme işlemine hazır haldeki gazete ve dergilerin ayrı ayrı cilt listesi hazırlanır. Cilt listesinde yayına ait eser adı, yer numarası, yıl, cilt, sayı, fiyat bilgileri yer alır.

(2)Ciltleme işlemi sırasında, birleştirilmiş materyal grubunun dış kapağının içinde kalacak şekilde sırt kısmına güvenlik şeridi yerleştirilir.

(3)Ciltlenmiş materyal grubunun dış sırt üst kısmına yer numarası, orta kısmına ise soldan sağa - aşağıdan yukarıya doğru olacak şekilde yayın adı, alt kısmına ise yılı, cildi ve sayıları yazılır (Ek-1, Şekil 6).

(4)Ciltleme işlemleri tamamlanan materyal grubu, bilgileri cilt listesinden kontrol edilerek tutanak karşılığı arşivlenmek ve kullanıcı hizmetine sunulmak üzere teslim alınır.

Kitap dışı materyallerin sağlama teknik işlemleri

Madde 16– (1) Koleksiyona sağlanan kitap dışı materyallerin sağlama teknik işlemleri yapılır.

(2) Materyaller için aşağıdaki sağlama teknik işlemleri sırasıyla gerçekleştirilir:

a) Derleme yoluyla sağlanmış ve derleme numarası yazılı olarak gelen materyalin, derleme programından bilgilerinin doğruluğu kontrol edilerek derleme alım işlemi yapılır. Sağlama türüne bakılmaksızın tüm materyalin bilgisayar programına girişi yapılır. Derleme dışındaki yöntemlerle sağlanan materyaller için programdan bir sağlama numarası alınır. Bu numara materyalin uygun bir yerine “sağlama numarası” olarak yazılır.

b) Kütüphane otomasyon sisteminin sağlama modülüne, materyalin türü, adı, varsa eser sahibi, yayınlayanı, yılı, ISBN, fiziksel boyutu, sağlama türü, fiyat ve sağlama numarası kaydedilmek suretiyle ön kayıt işlemi gerçekleştirilir. Materyal için Fiyat Takdir Komisyonu tarafından fiyat takdiri yapılarak materyalin uygun yerine yazılır.

c) Materyalin zarar görmeyeceği şekilde uygun bir yerine mühür basılır. Ancak materyal fiziksel olarak uygun değilse mühürleme işlemi yapılmaz.

ç) Satın alma, bağış alma, değişim, devir ve ileride benimsenecek benzeri yöntemlerden biriyle sağlanan materyalin, sağlama türü, sağlandığı gerçek veya tüzel kişi adı ile materyal yurt dışından sağlanmışsa ülke adı kaşe üzerinde “sağlama şekli” karşısına yazılır.

(3) Sağlama teknik işlemleri, materyalin niteleme teknik işlemlerine hazır hale gelmesi ile tamamlanır.

Kitap dışı materyallerin niteleme teknik işlemleri

Madde 17- (1) Sağlama teknik işlemleri tamamlanmış materyalin niteleme teknik işlemleri yapılır.

(2)Materyal için aşağıdaki niteleme teknik işlemleri sırasıyla gerçekleştirilir:

a) Materyaller türlerine göre gruplandırılır.         

b) (Değ: 23/02/2018 – 111840 – BO)  Materyale bir yer ve takip numarası (D.N)  verilir. Verilen bu numaralar, kütüphane otomasyon sistemine kaydedilir; yer numarası, etikete aktarılarak materyalin uygun bir yerine yapıştırılır.

c)Materyalin, kütüphane otomasyon sistemine kaydı yapılır. 

ç) Materyalin, kütüphane otomasyon sistemine kaydı tamamlanınca, program tarafından materyale bir barkod numarası verilir. Bu numara etikete aktarılır, materyalin uygun bir yerine yapıştırılır. Başkanlığın uygun bulması halinde, barkod etiketi uygulaması yerine yahut bu uygulama ile birlikte, teknolojik gelişmelerin getirdiği yeni uygulamalara gidilmesi de mümkündür.

(3)Niteleme teknik işlemleri tamamlanan materyal, fiziksel yapısına uygun düşen bir koruncağa yerleştirilerek arşivlenip depolamaya hazır hale getirilir.

Yazma ve nadir eserlerin sağlama teknik işlemleri

Madde 18- (1)Koleksiyona sağlanan yazma ve nadir eserlerin sağlama teknik işlemleri yapılır.

(2) Yazma ve nadir eserler üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin, bu tür eserlerin zarar görmeyeceği şekilde yürütülmesi esastır. Yazma ve nadir eserlerin fiziksel yapısına uygun düşmeyen, yazma ve nadir eserlere zarar vereceği öngörülen işlemler, bu eser türleri için yapılmaz. Yazma ve nadir eserler üzerine yapılacak kayıtlar, kurşun kalem kullanılarak gerçekleştirilir.

(3)Yazma ve nadir eserler için aşağıdaki sağlama teknik işlemleri sırasıyla gerçekleştirilir:

a) Yazma ve nadir eserin ilk (1a) ve son (hatime) sayfasında uygun bir yerine mühür basılır. Yazma ve nadir eserin hatime sayfasının bulunmaması halinde mühür, mevcut son sayfada uygun bir yere basılır (Ek-1, Şekil 8).

b) Yazma ve nadir eserin fiziksel özellikleri göz önünde bulundurularak, ön kapak iç kısımda, burası uygun değilse zahriye kısmında, burası da uygun değilse son sayfada, son sayfanın da uygun olmaması halinde arka kapak iç kısımda uygun bir yere kaşeleme yapılır. Ancak yazma ve nadir eserin üzerinde, belirtilen bu şekillerde kaşeleme yapılması uygun değilse veya bu şekilde yazma ve nadir eser zarar görecekse, kaşede bulunan bilgiler, yazma ve nadir eserin içeriğini kapatmayacak şekilde uygun bir sayfasına elle yazılır.

c)Yazma ve nadir eserin sağlama türüne göre, bilgisayar programına girişi yapılır ve programdan materyal için bir sağlama numarası alınır. Bu numara, kaşe üzerinde “sağlama no” karşısına yazılır.

ç) Yazma ve nadir eserin sağlama türüne göre, sağlama şekli ve sağlandığı gerçek veya tüzel kişi adı, kaşe üzerinde “sağlama şekli” karşısına yazılır.   

(4)Sağlama teknik işlemleri, yazma ve nadir eserlerin niteleme teknik işlemlerine hazır hale gelmesi ile tamamlanır.

Yazma ve nadir eserlerin niteleme teknik işlemleri

Madde 19- (1)Sağlama teknik işlemleri tamamlanmış yazma ve nadir eserlerin niteleme teknik işlemleri yapılır.

(2)Yazma ve nadir eserler için aşağıdaki niteleme teknik işlemleri sırasıyla gerçekleştirilir:

a)Yazma ve nadir eserler boyutlarına göre gruplandırılır; 29 cm’ye kadar olanlar A, 29 cm’den 39 cm’ye kadar olanlar B ve 39 cm’nin üzerinde olanlar ise C boy grubuna ayrılır.

b) (Değ: 23/02/2018 – 111840 – BO) Defterler, en son yazma ve nadir eserlerin sağlama işlemine ilişkin liste ve depo rafları kontrol edilerek yazma ve nadir eserlere yer numarası verilir. Bu numara, kaşe üzerinde “yer numarası” karşısına yazılır; ancak yazma ve nadir eserlere kaşeleme işlemi yapılamamışsa, etikete aktarılarak cilt kapağının sağ üst köşesine yapıştırılır (Ek-1, Şekil 9), ardından yazma ve nadir eserlerin ilk ve son sayfasına yer numarası yazılarak, depoya gönderilir.

c) (Değ: 23/02/2018 – 111840 – BO) Depoya yerleştirilen yazma ve nadir eserler takip (D.N.) sırasına göre künyeleri çıkarılmak üzere ilgili depo görevlisi tarafından niteleme işlemini yapacak kişiye tutanakla teslim edilir.

ç)Tutanakla teslim alınan yazma ve nadir eserler için öncelikle “Milli Kütüphane Veri Giriş Formu (Yazma ve Nadir Eserler)” doldurulur ve bu formdaki bilgiler doğrultusunda niteleme teknik işlemleri tamamlanır.

d) (Değ: 23/02/2018 – 111840 – BO)  Niteleme teknik işlemi tamamlanan yazma ve nadir eserlerin, “Milli Kütüphane Veri Giriş Formu” ndaki bilgileri doğrultusunda, kütüphane otomasyon sistemine ve ilgilidefterine kayıtları yapılır.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Materyal Koruma Teknik İşlemleri

Konservasyon işlemleri

Madde 20- (1) Milli Kütüphane koleksiyonunun korunması ve kullanım ömrünün uzatılması amacıyla, tüm materyaller için uzman konservatörler tarafından konservasyon işlemleri yapılır.

(2) Materyalin kendine özgü durumu göz önünde bulundurulmak suretiyle, her bir materyal için gerek görülen işlem türü uygulanır.

(3) Yapılan işlemin türüne göre konservasyon işlemleri; aktif ve pasif (önleyici) koruma işlemleri olarak ikiye ayrılır.

Aktif koruma işlemleri

Madde 21- (1) Materyal üzerinde, doğrudan müdahaleler yoluyla gerçekleştirilen koruma faaliyetleri aktif koruma işlemleridir. Bu kapsamda sırasıyla materyalin;

a) Mevcut durumuna ve konservasyon kriterlerine göre seçimi yapılır,

b) Konservasyonunu yapacak ilgili birime teslimine ilişkin işlemler yapılarak, teslim tutanağı hazırlanır,

c) Konservasyon öncesi durumunu tespit etmek için belgeleme işlemi yapılır,

ç) Türü ve niteliğine uygun tanı ve tedavi reçetesi hazırlanır,

d) Reçetesinde belirtilen (temizleme, leke çıkarma, yırtık yapıştırma, asitten arındırma, şiraze örme ve buna benzer) uygulamalar, belirlenecek sıra ve sürelerde yapılır,

e) Konservasyonu tamamlandıktan sonra, kontrolü ve onama işlemi gerçekleştirilerek alındığı birime teslimine ilişkin işlemler yapılır ve teslim tutanağı hazırlanır.

(2) Materyaller için gerek duyulduğunda kitlesel koruma işlemleri de yapılabilir. Bu kapsamda materyallerin;

a) Tahribatına neden olan ve gözle görülen kirletici unsurları temizlenir,

b) Depo içi koşullarının iyileştirilmesine yönelik (konservasyon amaçlı kutulama, spot test sonuçlarına göre tasnifleme, raf sistemi çalışmaları vb.) işlemler yapılır,

c) Tahribatına neden olan ve gözle görülmeyen (mantar, bakteri vb.) unsurlar temizlenir,

ç) Asit miktarının yükselmesine (Ph değerinin düşmesi) bağlı ortaya çıkan sorunlar ortadan kaldırılır (PH değerinin uygun değere getirilmesi, vb.).

Pasif (önleyici) koruma işlemleri

Madde 22- (1) İleride ortaya çıkabilecek ve materyallerin zarar görmesine, tahrip olmasına neden olabilecek her türlü risk faktörünü, önceden tespit ve bertaraf etmek amacıyla gerçekleştirilen koruma faaliyetleri, pasif (önleyici) koruma işlemleridir. Bu kapsamda,

a) Materyallerin bulunduğu depoların güvenliği ve uygun muhafaza koşulları sağlanır, gerekli iklimlendirmeler (sıcaklık, nem, hava içeriği vb.) yapılır; teknik, bilimsel, alt yapı vb. konularda her türlü önlem alınır,

b) Materyallerin depolandığı ortam koşullarının, koruma kriterlerine uygunluğu ve devamlılığına yönelik kayıtların belli aralıklarla incelenmesi ve izlenmesi yapılır.

Ciltleme işlemleri

Madde 23- (1) Başkanlıkça uygun görülen materyallerin, hem korunmaları hem de kullanıcı hizmetine sunumlarını kolaylaştırmak amacıyla ciltleme işlemleri yapılır.

Dijitalleştirme işlemleri

Madde 24- (1)Başkanlıkça dijital ortama aktarılması uygun görülen materyaller için dijitalleştirme işlemleri yapılır.Dijitalleştirme sonucu ortaya çıkan optik ve manyetik ortamlarda kayıtlı kopyalar ise tutanak ve ekli listeleriyle birlikte dijital kopyaları kullanıcıya sunan ilgili birime teslim edilir.

Arşivleme işlemleri

Madde 25- (1) Her materyal, teknik işlemleri tamamlandıktan sonra, türüne göre kendi deposunda arşivlenir.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Teknik işlemler sırasında gözetilecek hususlar

Madde 26- (1)Bu Yönerge kapsamında materyaller için yapılan her türlü teknik işlem, materyallerin zarar görmeyeceği, tahrip olmayacağı ve kullanıcıların materyallerden yararlanmasını engellemeyecek şekilde gerçekleştirilir.

(2) Teknik işlemleri gerçekleştirmekle sorumlu birim ve personel, bu hususta özenli davranmakla ve gerekli tedbirleri almakla yükümlüdür.

(3) Teknik işlemler, sorumlu birim ve personel tarafından, Ek-1’de belirtilen şekillere uygun olarak gerçekleştirilir.

(4) (Ek: 23/02/2018 – 111840 – BO) Satın alma, bağış alma, değişim ve devir yöntemleriyle sağlanan materyallerin bu Yönerge kapsamındaki teknik işlemleri, Milli Kütüphane Koleksiyonuna sağlanmalarından itibaren en geç iki yıl içerisinde tamamlanır ve bu materyaller kullanıcı hizmetine sunulmaya hazır hale getirilirler.

Teslimat işlemlerinde usul

Madde 27- (1)Bu Yönerge kapsamında Başkanlık bünyesinde yürütülen işlemler sırasında, materyalin bir birimden başka bir birime teslim edilmesi gerekirse teslimat işlemi, iki nüsha tutanak düzenlenmek ve her iki nüsha da teslim alan ve teslim eden birim ilgili personeli tarafından imzalanmak suretiyle gerçekleştirilir. Düzenlenen nüshalardan biri teslim eden birimde, diğeri ise teslim alan birimde saklanır.

(2) Materyali teslim etme ve teslim alma ile sorumlu birim ve/veya personel, tutanakta belirtilen materyal ile teslim alınan materyal uyumunu gözetmekle, ayrıca birden fazla materyal teslimi yapılmakta ise sayarak almakla yükümlüdür.

Materyal türünün tespit edilememesi hali

Madde 28– (1)Türünün kesin olarak tespit edilememesi sebebiyle, gerçekleştirilecek teknik işlemler ile arşivleneceği birim belirlenemeyen materyaller için, materyal türü tespitini yapmak üzere, her yıl Başkanlık Makamının onayı ile beş kişiden oluşan bir Komisyon kurulur. Komisyon, Kataloglama ve Sınıflama birim yöneticisinin başkanlığında, Süreli Yayınlar birim yöneticisi, Kitap Dışı Materyaller birim yöneticisi ve Okuyucu Hizmetleri birim yöneticisi ile Yazma ve Nadir Eserler birim yöneticisinden oluşur, üyelerin tümünün katılımı ile her ay toplanır ve oy çokluğu ile karar alır.

Ayniyat işlemleri

Madde 29– (1)Derleme, satın alma, bağış alma, değişim, devir ileride benimsenecek benzeri yöntemlerle sağlanan materyallerin ayniyat işlemleri, 10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Taşınır Mal Yönetmeliği ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak gerçekleştirilir.

(2) Koleksiyonda yer alan materyallerden yazma ve nadir eserler ile sanat orijinalleri Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ekinde yer alan Taşınır Kod Listesi’nin 255 grubu altına, sirkülasyonda olan ve ödünç verilen materyaller ise Taşınır Mal Yönetmeliği’nin ekinde yer alan Taşınır Kod Listesi’nin 150 grubuna kaydedilir. Ancak, 150 grubuna kaydedilen materyallerin her türlü takibi ayrı bir depoda yapılır ve tüketim çıkışları yapılmaz. Bunlardan olağan kullanımdan kaynaklı yıpranmalar (sayfaların yırtılması, hava şartları nedeniyle kuruyup kırılma, ıslanma, bozulma veya diğer fiziki ve kimyasal tepkime vb. ) nedeniyle kullanılamaz hale gelenler için Taşınır Mal Yönetmeliği 27. madde hükmü uygulanır.

Yürürlük

MADDE 30– (1)Bu Yönerge Bakanlık Makamınca onaylandığı tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 31 – (1)Bu Yönerge hükümlerini Kültür ve Turizm Bakanı yürütür.