Kültür Bakanlığı Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğü Halk Kültürü Arşiv Yönetmeliği

(Bu mevzuat sayfaları Kültür ve Turizm Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından derlenmekte ve güncellenmektedir.)

BİRİNCİ BÖLÜM
Genel Hükümler
Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar

Amaç
Madde 1- Bu Yönetmelik Kültür Bakanlığı Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğü merkez ve taşra Halk Kültürü Arşivlerine araştırma – derleme bağış ve satın alma yoluyla temin edilen folklorik malzemelere yapılacak işlemlerin ve arşivden yararlanmada uygulanacak esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam
Madde 2- Bu Yönetmelik Kültür Bakanlığı Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğü Merkez ve Taşra Halk Kültürü Arşivlerinde uygulanır.

Hukuki Dayanak
Madde 3- Bu Yönetmelik, 354 sayılı Kültür Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 468 sayılı kanun hükmünde kararname ile değişik 12. maddesinin (b) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar
Madde 4- Bu yönetmelikte geçen,
Bakanlık: Kültür Bakanlığını,
Bakan: Kültürü Bakanını,
Genel Müdürlük: (HAGEM): Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğünü,
Genel Müdür: Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürünü,
Merkez :Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğünü,
Taşra: Kültür Bakanlığı Taşra Teşkilatını,
Araştırmacı: Halk Kültürlerini Araştırma ve Geliştirme Genel Müdürlüğünde ve taşrada görevli folklor araştırmacıları ile halk kültürü konusunda bilimsel çalışmalar yürüten diğer araştırmacıları,
Folklor: Bir ülke yada belirli bir bölge halkına ilişkin maddi ve manevi ürünleri, sınıflandıran , çözümleyen yayımlayan ve son aşamada da bir birleşime vardırmayı amaçlayan bir bilimi,
Halk Kültürü: Bir ülke ya da belirli bir bölge halkına ilişkin maddi ve manevi alanındaki kültürel ürünleri,
Halk Kültürü Arşivi: Halk Kültürü ile ilgili derleme, araştırma , değerlendirme vb. belgelerin sistematik bir düzen içinde saklandığı , korunduğu bilim alemine aktarılmak üzere hizmete sunulduğu yeri,
Kümeleme: Yığın halinde ve karmaşık olan bilgiler içinden benzer olanlarını, bilgilerinin daha anlaşılır olmasının sağlanması bakımından bir başlık altında toplamayı,
HAGEM Halk Kültürü Arşivi Kümeleme Kılavuzu: Türk Folkloru ile ilgili derlenen malzemenin , konularını belirleyerek arşivlenmesinde ve tasniflenmesinde kullanılmak üzere, her konu için kümeleme kılavuzunu,
Belgeler: Halk Kültürüyle ilgili her türlü yazılı belge, nadir eser, fotoğraf (negatif, pozitif) ses bandı, slayt, belgesel film, mikrofilm, etnografik eşya, nota, plak, belgesel video bant, CD., DVD, disket ve benzeri belgeleri,
Belge Kabul Formu: Arşive girecek belge ile gerekli bilgilerin yer aldığı formu,
Arşiv Demirbaş Kayıt Defteri: Arşive giren belgelerin kaybolmalarını engellemek amacıyla Ayniyat Talimatnamesi uyarınca kaydedildiği defteri ,
Arşiv Başvuru Formu: Arşivden yararlanmak üzere başvuruda bulunan kişinin yararlanılacak belge, yararlanma amacı, konusu vb. bilgilerin yer aldığı formu,
ifade eder .

İKİNCİ BÖLÜM
Esas Hükümler
Değerlendirme Komisyonları, Değerlendirme Ölçüleri, Kaydetme

Değerlendirme Komisyonları
Madde 5- (Değişik 6.09.2002 - 24868) Değerlendirme Komisyonları alt ve üst değerlendirme komisyonları olarak kurulur
a) Değerlendirme Komisyonunun Oluşumu, Görevi ve Sorumluluğu

1) (Değişik. 28.06.2002 - 24799) Oluşumu: Arşive alınacak belge konusu ile ilgili Şube Müdürünün başkanlığında Şubede görevli folklor araştırmacılarından oluşur.

2) (Değişik. 28.06.2002 - 24799) Görevleri: Araştırma ve bağış sonucu elde edilen fotoğraf, slayt, ses bandı , video bant, yazılı belge vb. belgelerin görüntü , netlik, ses düzeni, yazıların okunaklılığı ve teknik özellikleri komisyonca incelenir, arşive girebilecek duruma getirildikten sonra üst değerlendirme komisyonunca değerlendirilmek üzere arşive teslim edilir .

3) (Değişik. 28.06.2002 - 24799) Sorumluluğu: Yapılan araştırma sonucu elde edilen belgelerin araştırma bitim tarihinden itibaren 30 gün içerisinde arşive tesliminden ilgili şube müdürü ( alt komisyon başkanı) sorumludur .

b) Üst Değerlendirme komisyonu Oluşumu, Görevleri ve sorumluluğu:
1) Oluşumu:Üst Değerlendirme Komisyonu Arşiv ve Dokümantasyon Şube Müdürlüğünün bağlı olduğu veya vekalet eden Genel Müdür Yardımcısı Başkanlığında, ilgili Daire Başkanları,Arşiv ve Dokümantasyon, Gelenek Görenek ve İnançlar, Halk Müziği ve Oyunları , Halk Edebiyatı , El Sanatları , Türk Dünyası Araştırma Şube Müdürlerinden oluşur. Folklor Araştırmacıları Üst Değerlendirme komisyonunun yedek üyeleridir.Gerektiğinde yedek üyeler komisyona katılır.

2) Görevleri: Komisyon en az yedi katılımı ile toplanır ve oy çokluğu ile karar alır. Üst değerlendirme komisyonu, 30 günde bir toplanır . Arşive alınacak belgelerle ilgili başvuruları değerlendirir ve belgelerin arşive alınıp alınmamasına karar verir.

3) Sorumluluğu Arşive girişi teklif edilen tüm belgeler ile arşivde kayıtlı olup arşivlik özelliklerini yitiren belgelere ilişkin değerlendirmeleri yapmaktan sorumludur .

Değerlendirme Ölçüleri
Madde 6-Belge değerlendirilmesinde aşağıdaki ölçüler kullanılır:
a) Yazılı belge ve nadir eserlerde :
1)Halk Kültürü ile ilgili bilgiler yer almalı, kümeleme kılavuzundan numara verile bilmelidir .
2 ) Bilgilerin derleme yeri , kaynak kişi künyesi, derleyici künyesi , derleme tarihi olmalı, bilimsel değeri bulunmalıdır.

b)Fotoğraf ve slaytlarda :
1)Halk Kültürü ile ilgili görüntüler belgelenmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir .
2) Görüntüler teknik bakımdan net, anlaşılır, basıma uygun olmalıdır.
3) Görüntü bilgilerini açıklayacak çekim çizelgesi ekli olarak verilmelidir . Bu bilgilerde çekim yeri, tarihi, çekimi yapan, çekim konusu yer almalıdır .

c) Makara bandı, kaset, CD,DVD, ve disketlerde:
1)Halk Kültürü ile ilgi bilgiler kaydedilmiş olmalı, kümeleme kılavuzundan numara verile bilmelidir .
2) Derleme yeri,kaynak kişi künyesi,derleyici künyesi, derleme tarihi kaydedilmiş olmalı veya bu bilgiler yazılı olarak verilmelidir.
3) Bandın kaydedildiği kayıt cihazı , hızı. Toplam A-B Yüzünde ayrı ayrı metrajı başında ve sonunda anonsunun yapılmış olması gereklidir.
4) Kayıt net anlaşılır olmalı, bant kopuk ve eklemeli olmamalıdır .
5) Ses bantları öncelikle arşiv yer numarası almalı, deşifre edildikten sonra deşifre metinleri ile birlikte teslim edilmelidir.
6) Dijital malzemelerde program, şifre ve bu gibi gerekli teknik bilgiler yazılı olarak verilmelidir.

ç) Belgesel filmlerde :
1)Halk Kültürü ile konular belgelenmiş olmalı , kümeleme kılavuzundan numara verilebilmelidir.
2) Görüntüler teknik bakımdan net ve anlaşılır olmalı, sesli görüntüler de ses- görüntü
senkronu tutmalıdır.
3) Filmin çekimini yapan , çekim yeri tarihi, konusu , süresi , mastır bant olup olmadığı ve kameranın teknik özellikleri belirtilmelidir.

d) Belgesel video bantlarda:
1) Halk Kültürü ile ilgili konular belgelenmiş olmalı , kümeleme kılavuzundan numara verile bilmelidir.
2) Görüntüler teknik bakımdan anlaşılır ve net olmalı, ses ve görüntü senkronu tutmalıdır .
3) Jeneriği yapılmış olmalıdır. Jenerikte , konu , belgesel video bant kayıt numarası hazırlayan, çekimi yapan , çekim, yeri tarihi konusu, süresi, kamera ve bant ile ilgili teknik bilgiler yer almalıdır .

e) Plaklarda:
1)Halk Kültürü konulu ve kümeleme kılavuzundan numara alabilecek nitelikte olmalıdır.
2) Ses anlaşılır olmalıdır. Kırık çatlak olmamalıdır.
3) Devri ait, yer, tarih , plağı cinsi, söyleyen ile bilgiler plakla birlikte verilmiş olmalıdır.

f) Mikrofilmlerde :
1) Halk Kültürü konulu ve kümeleme kılavuzuna göre değerlendirilebilir nitelikte olmalıdır.
2) Filmi alınan kitabın, yazarı, alfabesi, filmin markası, çekimin yapıldığı yer ve tarihi hakkında bilgi verilmiş olmalıdır.
3) Net ve okuna bilir olmalıdır.

g) Etnoğrafik eşyalar:
1) Etnoğrafik nitelikli olması, kümeleme kılavuzuna göre değerlendirile bilmesi gerekmektedir .
2) Yapımcısı, ait olduğu ter ve tarihi , kullanılan hammadde araç- gereç özellikleri ve
3) Benzeri tanıtıcı bilgiler verilmelidir.

h) Notalar: Kültür Bakanlığı Türk Halk Müziği Repertuar inceleme ve Danışma kurulu Yönetmeliği doğrultusunda ilgili kurul tarafından değerlendirme yapılacaktır .

Kaydetme
Madde : 7- (Değişik 28.06.2002 - 24799). Üst değerlendirme komisyonunca belgenin arşive girmesi uygun görüldüğü takdirde , arşive giriş işlemleri aşağıdaki şekilde yapılır .
a) Satın alınan ve araştırma sonrası elde edilen belgeler ve malzemeler en geç 30 gün içerisinde ilgili Şube Müdürlüğü tarafından alt değerlendirmesi yapılarak arşive giriş için hazır hale getirilip evrak giriş tarih, sayısı alındıktan sonra arşive teslim edilir.
b) Bağış yolu ile gelen belgeler, yazılı müracaat ( dilekçe) ile Genel Müdürlük evrak giriş numarası alır. İlgili Şubelere alt değerlendirme komisyon raporu hazırlanmak üzere verilir. İnceleme sonunda arşive alınmaya değer görülen malzeme, raporu ile birlikte incelemeyi yapan şube tarafından arşive teslim edilir.
c) Kültür Bakanlığı Folklor Ürünlerini Derleme ve Değerlendirme Kurulunca satın alınan belgeler için düzenlenecek “ Belge Kabul Formu” satışı yapan kişi veya kurum tarafından doldurulur.
Gerektiğinde bu formlar ilgili araştırma şubesince doldurularak arşive teslim edilir. Bu formun bir kopyası ilgiliye verilir.
ç) Satın alma yoluyla arşive giren belgenin “ Satın Alma Komisyonu Tutanağı” ile “ Ayniyat Tesellüm Makbuzu”nun tarih ve sayısı belge alım formunun düşünceler hanesine yazılır.
d) Belge Kabul Formları belgenin giriş tarih ve sayısına göre sıralanır.
e) Üst değerlendirme komisyonu tarafından arşive alınmasına karar verilen veya satın alınan belge ve malzemeler belge kabul formu doldurulduktan sonra demirbaş defterine ve bilgisayara kaydedilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çalışma Esasları
Arşiv Görevlisinin Görev ve Sorumlulukları

Görev ve Sorumluluklar
Madde 8 – Arşiv görevlilerinin görev ve sorumlulukları şunlardır:
a) Giriş işlemleriyle ilgili olarak;

1) Arşivle ilgili belge ve malzemeleri teslim almak.
2) Üst değerlendirme komisyon karar sonucu arşive girecek veya çıkacak tüm belge ve malzemeler ile ilgili iş ve işlemleri yapmak, demirbaş defterine ve bilgisayara kaydetmek.

b) Yararlanma işlemleri ile ilgili:

1) (Değişik. 28.06.2002 - 24799) “Arşiv Başvuru Formu” nun arşive başvuran kişilerle birlikte doldurularak ilgili Şef, Şube Müdürü, Daire Başkanına imzalatılmasını sağlamak.
2) Başvuran kişiye yararlanma konusunda bilgi vermek, yer numaraları verilerek istenilen belgeleri bulup kısa zamanda hizmete sunmak.
3) Yararlanan kişinin belgeleri tahrip etmemesini sağlamak, gerektiğinde uyarmak, aksine hareket edenleri birim amirine bildirmek.
4) Arşiv demirbaşına kaydedilmeyen hiçbir belgeyi yararlanmaya sunmamak.
5) (Değişik. 28.06.2002 - 24799) Kamu kuruluşları ve halk kültürü sahasında çalışan bilim adamlarının uygun istekleri halinde arşiv belgelerinin kopyalarının, merkezde Genel Müdürün, taşrada İl Kültür Müdürü’nün onayı ile, tutanak karşılığında vermek ve bu malzemelerin zamanında arşive teslimini sağlamak, getirilmemesi halinde amirlerine bilgi vermek.
6) Arşiv belgelerinin asıllarını arşiv dışına çıkarmamak.

c) Demirbaş defterlerini düzenli olarak tutmak.

ç) Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü haşaratın tahriplerine gerekli tedbirleri almak.

d) Arşiv belgelerini uygun koşullarda muhafaza etmek, bakımlarını yapmak veya yaptırmak.

e) Arşivin yazışma ve dosyalama işleri ve istatistik bilgilerinin düzenli olmasını sağlamak.

f) Arşiv çalışmalarının yasa, tüzük, yönetmelik, genelge ve yazılı emirler gereğince yürütülmesini sağlamak.

g) Belgeleri yararlanacak kişilere verirken ve alırken kontrol etmek.

h) Arşivle ilgili diğer iş ve işlemleri yapmak,

ı) Kayıttan düşme işlemleri ile ilgili olarak, üst değerlendirme komisyonu karar ile arşivlik olma değerini kaybeden belgeler ile ilgili “Ayniyat Yönetmeliği”nin 8 inci maddesi gereğince işlem yapılmasını sağlamak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Yararlanma Esasları

Yararlanma
Madde 9 – Yararlanabilecek kişiler ve yararlanma koşulları aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.

a) Yararlanabilecek kişiler;
1) Tüm enstitü, fakülte, akademi, yüksek okulların öğretim elemanları, öğrencileri ve halk kültürü ile ilgili diğer araştırmacılardır.
2)Yabancı uyruklu araştırmacıların arşivden yararlanması Dışişleri Bakanlığının araştırma yapabilecekleri konusunda verilen olumlu görüş ve izninden sonra HAGEM Genel Müdürü’nün onayına bağlıdır.

b) Yararlanma koşulları;
1) Yararlanacak kişi arşive başvurduğunda ilk olarak Halk Kültürü Arşiv Başvuru Formunu doldurur. Arşiv görevlisi bu formu, taşrada ilgili birim amirinin, Genel Müdürlükte ilgili Şef, Şube Müdürü ve Daire Başkanının paraflarını aldıktan sonra taşrada Kültür Müdürünün, merkezde ilgili Genel Müdür Yardımcısının onayını alır.
2) Arşiv belgelerinden arşiv salonlarında yararlanılabilir. Belgeler arşiv dışına çıkarılmaz.
3) Kamu kuruluşları ve hak kültürü sahasında çalışan bilim adamlarına verilen belgeler zarara uğradıkları takdirde konularına uygun olarak aynı belgenin temin edilip arşive verilmesini sağlamak. Aynı belgeden temin edilememesi halinde 12/4/1982 tarihli ve 17662 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Kültür Bakanlığı Folklor Ürünlerini Derleme ve Değerlendirme Yönetmeliği” ile 5/5/1994 tarihli ve 21925 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Ayniyat Yönetmeliği”nin ilgili hükümleri uygulanır. Böyle durumlarda bu kuruluş veya şahısların ikinci kez arşivden yararlanmalarına izin verilmez.
4) Arşiv belgelerinin asılları kullanıma verilmez.
5) Slayt, fotoğraf, video bant, CD, disket ve benzeri belgelerin kopyalarından yararlanılır. Ses bantlarının telif oluşturacak kopyası verilmez, deşifresi yapılan bantların deşifreleri yazılı belge olarak hizmete sunulur.
6) (Değişik. 28.06.2002 - 24799) HAGEM ve taşra araştırmacıları tarafından yapılan saha araştırma bantları, yazılı belgeler ve notalar arşive teslim tarihinden itibaren üç yıllık bekleme süresi sonunda dış hizmete açılır.
7) El yazmaları ve nadir eserler arasında tek veya sanat değeri fazla olan eserler Genel Müdürlük izni ile hizmete sunulur. Bu tip eserlerin mikrofilm, fotokopi ve fotoğraflarını çekmek, özel kullanım talimatına göre yapılır.
8) (Değişik. 28.06.2002 - 24799) Arşivde araştırmaya açık üretilen mal ve hizmetlerden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması ücrete tabidir. Arşiv malzemelerinden örnek alınması, yararlanılması ve hükümlülükler hususundaki tüm iş ve işlemlerde Genel Müdürlükçe tespit edilen hükümler uygulanır.
9) (Değişik. 28.06.2002 - 24799) Basılmamış arşiv malzeme örnekleri, yayım bütünlüğünde satışa sunulamaz ve üçüncü şahıslar tarafından yayına dönüştürülemez. Taleplerde belge örneklerinin verilmesi oranı Genel Müdürlük takdirindedir.

BEŞİNCİ BÖLÜM
Taşra Arşivi

Taşra Arşivinin Oluşumu ve İşleyişi
Madde 10 – Taşra arşivinin oluşumu ve işleyişi aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.

a) Oluşumu: Taşra teşkilatında kurulmuş ve kurulacak olan arşivler yapılan araştırmalardan, bağış veya satın alma ve benzeri ollardan elde edilen belgelerden oluşur.

b) İşleyişi:
1) Değerlendirme: İlde görevli folklor araştırmacılarının yaptıkları tüm araştırma sonuçlarının asılları Genel Müdürlük üst değerlendirme komisyonunca değerlendirilir. Değerlendirme sonucu söz konusu belgelerin asılları merkez arşivine alınır, birer örnekleri taşra arşivine gönderilir.
2) Kaydetme: Kaydetme ile ilgili olarak bu Yönetmeliğin 7 nci maddesi hükmü uygulanır.
3) Çalışma esasları: Çalışma esaslarına ilişkin olarak bu Yönetmeliğin 8 inci maddesi hükmü uygulanır.
4) Yararlanma: Yararlanma esaslarına ilişkin olarak bu Yönetmeliğin 9 uncu maddesi hükmü uygulanır.

ALTINCI BÖLÜM
Yürürlük, Yürütme

Yürürlük
Madde 11 – Bu Yönetmelik yayamı tarihinde yürürlüğe girer.

Yürütme
Madde 12 – Bu Yönetmelik hükümlerini Kültür Bakanı yürütür.