Genelge 2003-2 (Sayım ve Düşüm İşlemleri) 2010/3 sayılı Genelge ile yürürlükten kaldırılmıştır.

(Bu mevzuat sayfaları Kültür ve Turizm Bakanlığı Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından derlenmekte ve güncellenmektedir.)

GENELGE NO:2003 / 2

İLGİ: a) 24.06.1994 gün, 400/3067 sayı ve 1994 / 14 no’lu genelge.

b) 29/01/1993 gün, 607/445 sayı ve 1993/6 nolu genelge.

Bakanlığımıza bağlı olarak hizmet vermekte olan halk kütüphanelerinde kitap sayım işlemleri, yıpranmış veya güncelliğini yitirmiş kitaplar ile devir-teslim işlemlerinin nasıl yapılması gerektiği ilgi genelgeler ile tüm kütüphanelere bildirilmişti.

Ancak, bazı kütüphanelerde genelge esaslarına uyulmadığı, düşümü yapılmış olan kitapların, Ayniyat Talimatnamesi hükümlerine göre yok edilmediği belirlenmiştir.

Ayrıca, güncelliğini yitirmiş olan kitapların belirli aralıklarla ayıklanmaması nedeniyle yer darlığı yaşandığı, ayıklanan kitapların ise depolarda bekletildiği Bakanlığımıza gelen yazılardan anlaşılmaktadır.

Bu nedenle; kütüphanelerde sayım, devir-teslim, kayıttan silme ve güncelliğini yitirmiş yayınların ayıklanması konusundaki ilgi (a) ve (b) genelgeler yürürlükten kaldırılmış, konu ile ilgili işlemler yeniden düzenlenmiştir.

Buna göre;

a) Kütüphane Materyallerinin Sayım ve Düşüm İşlemlerinde;

Kütüphanelerde yıpranmış, kaybolmuş ve güncelliğini yitirmiş kütüphane materyallerinin (kitap, süreli yayın, kitap dışı materyallerin) tespit edilebilmesi için, sayım, fiyat takdiri ve düşüm işlemlerini yürütmek üzere İta Amirinin onayı ile her yıl başında bir komisyon oluşturulması,

Görevden ayrılmalarda yapılması gereken devir-teslim işlemleri için, İta Amirinin onayı ile, devreden ve devralan kişilerin de içinde bulunduğu, bir komisyon oluşturulması,

Ayniyat Talimatnamesi’nin 11. ve 12. maddelerine göre her yıl yapılması gereken sayımların, kullanıcı yoğunluğunun düşük olduğu yaz aylarında hizmetin aksatılmadan yapılması, sayım ve düşümlerle ilgili belgelerin yıl sonunda düzenlenmesi,

Yapılan sayım sonucunda;

• Kaybolan, yıpranan veya güncelliğini yitirdiği için ayıklanan kütüphane

Materyalleri ile ilgili düşüm ve devir işlemlerinin Ayniyat Talimatnamesi’nin 8., 10. ve 11. maddelerine göre yapılması,

• Miktarı, Maliye Bakanlığınca (Muhasebat Genel Müdürlüğü) her yıl yeniden belirlenerek Resmi Gazete'de yayınlanan "terkin, satma veya devir işlemleri birim fiyatı"nın altındaki değerde olan kütüphane materyalinin düşüm işlemlerinin mahallinden yapılması, daha yüksek olanlar için ise Bakan Onayı alınması,

• Sayım işlemleri tamamlandıktan sonra, Ayniyat Talimatnamesi’nin 11. ve 12. Maddeleri uyarınca işlem yapılarak, Bakanlığımız İdari Mali İşler Dairesi Başkanlığının 10.06.1998 tarih 3381 sayı ve 1998/3 nolu genelgesinin B-Taşra Teşkilatı Ayniyat İşlemleri bölümünün 4. maddesinde belirtilen tutanak ve cetvellerin eksiksiz olarak İl Kültür Müdürlüğü bünyesinde kurulmuş olan İl Merkez Ayniyat Saymanlığı'na gönderilmesi,

• Sayım sonucunda kaybolmuş, yıpranmış veya güncelliğini yitirdiği için kayıttan
düşümü yapılmış veya devredilen kütüphane materyallerinin, ayrı ayrı listelerinin çıkarılması, listelerde materyallerin; demirbaş numarası, eser adı, yazar adı, basım tarihi fiyatı ve kullanılmaya başlandığı tarihin belirtilmesi,

• Bu işlemler sonucu düzenlenmiş olan tutanak ve cetveller esas alınarak ekte gönderilen "Yıllık Kütüphane Materyali Sayım Sonuç Raporu" nun (Ek 1) düzenlenmesi, Genel Müdürlüğe yalnız bu rapor ile yukarıda belirtilen materyal listelerinin gönderilmesi, sayımla ilgili tutanak ve cetvellerin ise İl Merkez Ayniyat Saymanlığına gönderilmesi,

• Kütüphanelerimizin temel hizmet aracı olan kitap, süreli yayın ve kitap dışı materyallerin, masa, sandalye gibi demirbaş eşyalarla bir tutularak yok edilmesi, bir emek sonucu üretilmiş olan bir eseri ve bilgiyi yok etmek olacaktır. Bu nedenle, öncelikle okul, üniversite, kurum vb. kütüphaneleri ile iletişim kurulması ve gelen talepler doğrultusunda, güncelliğini yitirdiği için ayıklanmış olan materyallerin " Demirbaş Eşya ve Mefruşat İçin Terkini Kayıt Müzekkeresi" ( Numune 2 ) tutanağı düzenlenerek, bu kütüphanelere veya okullara devrinin yapılması,

• Aşırı derecede yıpranmış ve kullanılmayan kitapların düşümleri yapıldıktan sonra geri dönüşümünü sağlamak için SEKA'ya tutanak veya makbuz karşılığı verilerek, belgelerin kütüphanede saklanması, düşümü yapılmış olan kitapların SEKA dışındaki kişi ve kurumlara verilmemesi veya satılmaması, 

• Yazma ve eski harfli basma eserlerin sayımlarının sayfa sayfa incelenerek
yapılması,

b) Güncelliğini yitirmiş kütüphane materyallerinin ayıklanması işlemlerinde;

Bilim ve teknolojinin hızla geliştiği çağımızda, kütüphane koleksiyonlarında yer alan bazı eserlerin teknik, bilimsel ve fiziksel yönden güncelliğini yitirmiş olduğu bilinmektedir. Örneğin: Basım tarihi 1939 olan " Türkiye'de tarım" adlı kitabın içeriği, o tarihteki teknolojiye uygun olmasına rağmen, bugünün tarım teknolojisinin çok gerisinde kalmaktadır. Kullanıcıların ilgi alanları dışında kalan, güncelliğini yitirmiş, kullanılmadığı halde yer işgal eden kitapların belirli sürelerle ayıklanması koleksiyona işlerlik kazandırılması bakımından uygun olacaktır.Kütüphane materyallerinin ayıklanması işlemlerini gerçekleştirmek üzere, en az üç kişiden oluşan bir komisyon kurularak, İta Amiri Onayı'nın alınması, Oluşturulacak komisyonda öncelikle, Kütüphane Müdürü, Müdür Yardımcısı, Kütüphaneci ve Şef 'in görev almaları,Müdürlük statüsünde olmayan kütüphanelerdeki ayıklama işlemlerinin bağlı bulundukları Kütüphane Müdürlükleri tarafından yapılması,

Ayıklama işleminde öncelikle;

• Günümüz teknolojisinin gerisinde kalmış konulardaki kitapların,

• Birden fazla nüshası bulunduğu halde az kullanılan eserlerin fazla nüshalarının,

• Güncelliğini yitirmiş olan istatistiklerin,

• Cilt bütünlüğü sağlanmamış eski tarihli süreli yayınların,

• Yürürlükten kaldırılmış olan kanun, tüzük ve yönetmeliklerin,

• Kütüphaneye yeni basımları sağlanmış olan bilimsel eserlerin çok eski

basımlarının koleksiyondan çıkarılması,

• Ayıklanan materyaller için devir ve düşüm belgelerinin eksiksiz olarak

düzenlenmesi ve bu materyallerin listelerinin "Yıllık Kütüphane Materyali Sayım Sonuç Raporu" ile birlikte Genel Müdürlüğe gönderilmesi,

• Yazma ve Arap harfli basma eserlerin ayıklama işleminin dışında tutulması,

c) Kütüphane demirbaş eşyası ve materyalleri Devir – Teslim işlemlerinde;

Görevden ayrılmalarda Devir – teslim işlemlerini gerçekleştirmek üzere, en az üç kişiden oluşan bir komisyon kurularak, İta Amiri Onayı'nın alınması,

• Kütüphanelerde yapılacak olan devir-teslim işlemlerinde, 3.12.1974 tarih ve 15081

sayılı Resmi Gazetede yayınlanmış olan " Devlet Memurlarının Çekilmelerinde Devir ve Teslim Süreleri Hakkında Yönetmelik" hükümlerinin uygulanması,

• Kütüphane demirbaş eşyaları ve materyallerini devredecek ve devralacak kişilerin kurulacak komisyonda yer alması,

• Görevden ayrılan personelin yerine yeni görevlendirme yapılamadığı durumlarda, demirbaş eşya ve materyallerin, daha sonra görevlendirilecek kişiye devir - teslim yapılmak üzere, kurulmuş olan komisyon tarafından devralınması,

• Geçici işçi ve hizmetlilere devir – teslim yapılmaması,

• Devir – teslim yapıldıktan sonra, demirbaş eşya (Ek 2) ve kütüphane materyalleri

(Ek 3 ) için ayrı ayrı Devir-Teslim tutanakları düzenlenerek birer örneklerinin Genel Müdürlüğe gönderilmesi,

• Düzenlenecek olan devir –teslim tutanaklarında, demirbaş kayıt defterlerinin ilk ve
son numaralarının belirtilmesi,
• Daha önceki yıllarda kayıttan silinen demirbaş eşya ve materyallerin miktarlarının belirtilmesi,

• Devir-Teslim Tutanaklarının devreden, devralan ve komisyon üyelerince  imzalanması,

• Devir – teslim sırasında, kaybolduğu belirlenen demirbaş eşya ve materyaller için Ayniyat Talimatnamesi' nin 10. maddesi ile " Devlete ve Kişilere Memurlarca Verilen Zararların Nevi ve Miktarlarının Tesbiti, Takibi, Amirlerin Sorumlulukları, Yapılacak Diğer İşlemler Hakkında Yönetmelik" hükümlerinin uygulanması,

Aşırı derecede yıpranmış olan Demirbaş Kitap Kayıt Defterlerinin yenilenmesi için Genel Müdürlük Onayının alınması, eski Demirbaş Defterlerinin kütüphanede muhafaza edilmesi,gerekmektedir.

Bilgilerinizi, ve genelgenin uygulanmasında özen gösterilmesi konusunda gereğini rica ederim.

Doç. Dr. Hüseyin ÇELİK

Bakan

2003-2 Nolu Genelge Ekleri  İçin Tıklayınız

EKLER:

EK-1 Yıllık Kütüphane Materyali Sayım Sonuç Raporu

EK-2 Demirbaş Eşya Devir-Teslim Tutanağı

EK-3 Kütüphane Materyali Devir-Teslim Tutanağı